Lebenslauf für ATS optimieren

Lebenslauf für ATS optimieren

Die eigenen Bewerbungsunterlagen per Post einzureichen, gehört mittlerweile in vielen Fällen der Vergangenheit an und ein Großteil des Bewerbungsprozesses findet heute über digitale Kanäle statt. Aus diesem Grund setzen immer mehr Unternehmen auf sogenannte ATS – kurz für Applicant-Tracking-Systeme. In diesem Artikel zeigen wir, was du über diese digitalen Rekrutierungssysteme wissen solltest und wie du deinen Lebenslauf ATS-freundlich gestalten kannst.

Was bedeutet ATS eigentlich?

ATS steht für die englische Bezeichnung „Applicant Tracking System“, was auf Deutsch als Bewerbermanagementsystem übersetzt werden kann. Es handelt sich dabei um spezialisierte Software, die von HR-Abteilungen größerer Unternehmen sowie Headhuntern und Personalvermittlern genutzt werden.

Diese setzen ATS ein, um Bewerbungen automatisiert verwalten zu können; dies beinhaltet:

  • das automatische Scannen von Lebensläufen und Übertragen von Informationen ins System
  • das Speichern von Bewerberdaten, um jederzeit bequemen, digitalen Zugriff darauf zu haben
  • Suchoptionen, um anhand von Kriterien Bewerber zu filtern oder spezifische Bewerber ausfindig zu machen
  • automatisiertes Versenden von Antworten an Bewerber

Ein modernes ATS ist also weit mehr als nur eine Datenbank und häufig auch Bestandteil eines komplexen und Feature-reichen Customer-Relationship-Management-Systems (CRM).

ATS sind heute weit verbreitet

Waren ATS vor ein paar Jahren noch eine Seltenheit und wurden nur von innovativen und frühzeitig digitalisierten Firmen eingeführt, so haben Applicant-Tracking-Systeme mit zunehmender Digitalisierung stark an Bedeutung gewonnen und werden heute von praktisch allen größeren Personalbüros eingesetzt. Schließlich führen ATS zu mehr Effizienz und schnelleren Bewerbungsprozessen.

Die Schattenseiten von ATS

Es gibt gute Gründe, warum viele Unternehmen lange auf die Einführung von ATS verzichtet haben. Denn gerade zu Beginn waren die angebotenen Softwarelösungen noch eher unzuverlässig und führten zwar zu mehr Effizienz, gleichzeitig aber auch zu Problemen wie:

  • Mangelhafte Texterkennung, wodurch Inhalte verloren gehen.
  • ATS konnten, respektive können häufig nur mit gewissen Lebenslauf-Formaten umgehen – in der Regel Standard-Lebensläufe in tabellarischer Form. Kreative oder ausgeschriebene Lebensläufe werden hingegen häufig nur unzureichend verarbeitet.
  • Auch Bilder und grafische Darstellungen können von ATS häufig nur schlecht verarbeitet werden. Das Gleiche gilt für Abkürzungen.
  • ATS orientieren sich stark an Schlagworten und Schlüsselbegriffen. Synonyme und ähnliche Inhalte werden oft nicht erkannt und somit ignoriert.

All diese Probleme führen dazu, dass potenziell qualifizierte Bewerber frühzeitig aussortiert und „Standard-Bewerbungen“ bevorzugt behandelt werden – was nicht im Interesse von Unternehmen liegt. Als Bewerber sollte man um diese Schwachstellen von ATS wissen und darauf reagieren, in dem man seinen Lebenslauf ATS-freundlich gestaltet – doch mehr dazu gleich.

Wie man seinen Lebenslauf ATS-freundlich gestaltet

Dass es nicht einfach ist, einen überzeugenden, individuellen Lebenslauf zu erstellen, dürfte gerade Berufseinsteigern bekannt sein: Es braucht viel Zeit und Fleiß, einen überzeugenden Lebenslauf von Grund auf zu gestalten – besonders, wenn man dabei nicht die Hilfe von Vorlagen oder eines Lebenslauf-Generators in Anspruch nimmt.

Hier kommt aber die positive Nachricht: Hat man einen Lebenslauf einmal erstellt, ist es nicht mehr so schwierig, diesen für ATS zu optimieren. Folgende Tipps solltest du dabei beachten:

1. Standard-Layout und Schriftarten verwenden

Auch wenn du mit deinem Lebenslauf bezüglich Individualität und Kreativität überzeugen möchtest, so solltest du doch im Hinterkopf behalten, dass ein ATS vielleicht Mühe mit einem unkonventionellen Design haben und deinen Lebenslauf nur schlecht auswerten könnte.

Wir empfehlen deshalb bei Bewerbungen – gerade bei größeren Firmen oder Jobvermittlern – bei Layout und Design mit häufig verwendeten und bewährten Lebenslauf-Layouts zu arbeiten. Dabei handelt es sich in den meisten Fällen um einen klassischen tabellarischen Lebenslauf.

Natürlich hast du beim Erstellen deines Layouts immer noch gestalterischen Spielraum – am Sichersten fährst du jedoch, wenn du mit Vorlagen oder einem Lebenslauf-Generator arbeitest. So kannst du sicher sein, dass dein Lebenslauf gängigen Standards entspricht und auch von ATS gut ausgewertet werden kann.

2. Wichtige Schlüsselbegriffe verwenden

ATS arbeiten häufig mit automatisierten Suchfiltern und Algorithmen. Und auch wenn diese Systeme mittlerweile technisch immer besser und dank maschinellem Lernen intelligenter geworden sind, so haben „Maschinen“ doch nach wie vor Mühe, „zwischen den Zeilen zu lesen“.

Was es also unbedingt zu beachten gilt, um seinen Lebenslauf ATS-freundlich zu gestalten, ist folgendes: Wichtige Schlagworte und Schlüsselbegriffe, die in der Stellenausschreibung erwähnt werden, solltest du in deinem Lebenslauf verwenden. Das können wichtige Fähigkeiten, eine spezifische Ausbildung oder andere Anforderungen sein, die in der Jobanzeige gefordert werden.

Dadurch steigerst du die Chancen, dass dein Lebenslauf beim Filtern nach gewissen Anforderungen eine Runde weiterkommt und nicht frühzeitig aussortiert wird.

Aber Achtung: Allzu offensichtlich solltest du nicht nach dem Schema „Copy Paste“ arbeiten, denn auch wenn du dadurch vielleicht ein ATS austricksen kannst, so kann dies spätestens dann negativ auffallen, wenn ein Personaler deinen Lebenslauf liest.

Es gilt also eine gute Balance zwischen natürlichem Erwähnen von Schlagworten und dem Verwenden von Synonymen und alternativen Formulierungen zu finden.

3. Bilder und Grafiken nur spärlich einsetzen

Generell ist es so, dass die meisten ATS nur Text auswerten können. Das heißt, alle deine wichtigen Informationen sollten in Textform im Lebenslauf enthalten sein. Falls du dennoch eine Grafik oder Tabelle (z. B. mit deinen Fähigkeiten oder Sprachkenntnissen) einbauen möchtest, dann solltest du diese Angaben auch – zumindest in verkürzter Form – zusätzlich als Text angeben.

4. ATS mögen Listen und Aufzählungen sowie klare Abschnitte

ATS sind zwar ziemlich intelligent, sie haben aber häufig Mühe, Fließtexte und unstrukturierte Inhalte auszuwerten. Das bedeutet, dass du deinen Lebenslauf möglichst strukturiert aufbauen solltest und Abschnitte klar unterteilen sowie mit Überschriften versehen solltest.

Längere Textpassagen solltest du vermeiden und lieber mehr auf Stichpunkte und Auflistungen setzen. Diese können von ATS wesentlich leichter verarbeitet werden.

5. PDF oder Word?

Es gibt durchaus noch ältere Applicant-Tracking-Systeme, die nach wie vor nicht mit Lebensläufen im PDF-Format zurechtkommen und lediglich Word-Dokumente verarbeiten können. Ist dies der Fall, dann wirst du meist in der Stellenanzeige direkt aufgefordert, deinen CV im Word-Format einzureichen.

In allen anderen Fällen ist aber das PDF-Format meist vorzuziehen, da es professioneller daherkommt und im Gegensatz zu Word-Dokumenten nachträglich nicht mehr bearbeitet werden kann. Moderne ATS sollten nämlich auch mit PDFs zurechtkommen.

Fazit: Ein ATS-freundlicher Lebenslauf sollte ein paar Grundregeln befolgen

Alles in allem ist es keine Hexerei einen Lebenslauf ATS-konform zu gestalten, solange man eine klare und geläufige Struktur verwendet sowie auf wichtige Schlüsselbegriffe achtet. Letztlich solltest du deinen Lebenslauf sowieso nicht allzu stark für ein ATS optimieren, sondern immer den Personaler im Hinterkopf zu haben, der letztlich (hoffentlich) deinen Lebenslauf in Händen halten wird.

Verschaffe dir einen Vorteil

Sorge dafür, dass deine Bewerbungen aus der Masse herausstechen.