Optimera CV för ATS

Ditt CV och ditt personliga brev kan vara hur välskrivet som helst – men om rätt sökord och nyckelord saknas kan din ansökan ändå komma att sorteras bort tidigt i urvalsprocessen. Detta på grund av att allt fler rekryterare väljer att använda sig av ett ATS-program där första genomläsningen av CV sker elektroniskt och scannar passande nyckelord. Syftet med mjukvaran är att underlätta rekryteringsprocessen och snabba upp bortfiltreringen av okvalificerade kandidater. Så för att öka din synlighet för rekryterarna kan det vara en god idé att sökordsoptimera ditt CV för ATS. Och för att göra det på rätt sätt är det bra att veta hur denna typ av programvara fungerar.

För att optimera ditt CV för ATS – skräddarsy ditt cv för varje enskild ansökan.

Vad är ATS?

Ett applicant tracking system är ett effektivt mjukvaruprogram som scannar, sorterar och rankar inkommande CV:s och jobbansökningar. Det finns ett stort antal ATS-programvaror på marknaden som vänder sig till rekryterare. Alla är naturligtvis inte utformade på exakt samma sätt men har samma syfte: att underlätta för rekryterare i rekryteringsprocessen från ansökan till anställning. Ett ATS-system ger rekryteraren möjlighet att söka i en databas efter kandidater med hjälp av nyckelord och filter.

Hur fungerar ATS?

Du skickar in ditt CV och ATS-systemet går igenom informationen och sparar ner det i en sökbar databas. Ur denna ges rekryteraren möjlighet att söka bland alla CV:s med valda nyckelord för en specifik tjänst. Det finns också ofta filter som hjälper till att söka efter lämpliga kandidater. Med hjälp av nyckelord och filter kan en rekryterare med ATS söka i databasen efter kandidater som uppfyller vissa krav och bestämda villkor. Därefter rangordnas alla CV:s i databasen efter hur de svarar upp mot nyckeltermerna. ATS-verktyget plockar fram matchande ansökningar i ett sökresultat som visar de mest relevanta kandidaterna.

ATS lagrar, söker igenom & rangordnar CV:s för att plocka ut kandidater med relevans.

Fördelar med ATS

Det är ett tidskrävande jobb att en och en plöja igenom hundratals eller tusentals ansökningsbrev samt CV:s.! Fördelarna med automatisering vid rekrytering är därför många. Rekryterare och HR-avdelningar använder ATS för att de sparar tid och pengar. Rekryteraren kan lägga mindre tid (och pengar) på att hitta sökanden som passar för de lediga tjänsterna. Rekryteringen blir mer kostnadseffektiv med ett delvis automatiserat urval av kandidater för rekryterare och arbetsgivare.

Nackdelar med ATS

Det finns också nackdelar med ATS. Eftersom en rekryterare med ATS filtrerar fram relevanta kandidater genom att skriva in ett eller flera nyckelord så minskar din relevans om dessa sökord saknas i ditt CV. Bara de CV som rankas bäst hamnar i högen som kommer att läsas av beslutsfattare. Det betyder att även om du är lämplig för en position så kommer du inte att synas om ditt CV inte är sökordsoptimerat för ATS. Om rekryteraren filtrerar ”grafisk formgivare med mer än fem års erfarenhet och som nämner programmet InDesign i sitt CV” så gäller det att du i ditt CV matchar dessa nyckelord. Kallar du dig istället för ”grafisk artist som skapar i vektorritningar och layouts i moderna dataprogram” så är risken stor att du faller bort. Ytterligare en nackdel är att kandidater med arbetslivserfarenhet som avviker från standard men som ändå skulle passa utmärkt för en viss tjänst kan missgynnas. Där ett mänskligt öga skulle kunnat inse relevansen sållar ett ATS-system förmodligen bort ett avvikande CV. Detta kan i sin tur minska mångfalden bland de kandidater som väljs ut av ett system.

Risken med ett CV som inte är sökordsoptimerat för ATS är att du inte anses som relevant för tjänsten.

ATS-optimera ditt CV – 6 enkla steg

Om du vet hur ATS fungerar så kan du ganska enkelt svara upp mot den, det vill säga optimera ditt CV för ATS. Hur gör du det? Här listar vi några konkreta åtgärder hur du anpassar ditt CV för rekryteringsprogram och hur du formaterar CV så robotar kan läsa det.

1. Använd nyckelord som är relevanta för tjänsten du söker
2. Använd standarddokument med standardteckensnitt i ditt CV
3. Inkludera en tydlig del med dina kompetenser (egenskaper)
4. Mycket text är till din fördel
5. Använd punktlistor
6. Bilder och tabeller fungerar inte alls för ATS

Använd nyckelord som är relevanta för positionen

Vill du öka chansen att bli kallad till intervju är det viktigt att du fyller ditt CV relevanta nyckelord. Säkra att du har med alla viktiga nyckelord från jobbannonsen i ditt CV.

Exempel:

Tänk på vilka egenskaper som är viktiga för tjänsten och se till att du listar dessa i din CV. För en tjänst på ett callcenter är det exempelvis viktigt att du kan hantera kunderna på ett bra sätt och att du bidrar till företagets kundnöjdhet. Relevanta fraser kan då vara: ”kundkontakt”, ”kundorienterad “ kundnöjdhet ”. På så sätt ser du till att ditt CV matchar vissa sökkriterier hos rekryterare och/eller arbetsgivare.

Tänk på att företag inte alltid använder samma jobbtitel för ett liknande yrke. Ett företag kanske letar efter en copywriter medan ett annat företag letar efter en webbredaktör eller skribent. Då kan du behöva nämna fler alternativa tjänstebeteckningar. För inspiration, kika på relevanta personer LinkedIn-profilen och se hur de benämner sig.

UNDVIK ÖVEROPTIMERING

Se upp för så kallad överoptimering, också kallat ”nyckelordstoppning” där samma ord och begrepp upprepas alltför frekvent. Detta ger en text som inte upplevs som läsbar utan tvärtom tjatig. Se till att ditt CV är bra och trevligt att läsa!

Använd ett standarddokument med standardteckensnitt

ATS-rekryteringssystem kan vanligtvis inte läsa alla filtyper. Därför rekommenderar vi att du använder ett standarddokumentformat som PDF eller Word. Det är också viktigt att använda ett vanligt teckensnitt för ditt CV. Exempelvis Arial, Verdana, Calibri eller Georgia.

Inkludera en tydlig del med dina kompetenser

Ditt CV kommer att värderas högre om du lyfter fram dina kompetenser eller personliga egenskaper i ditt CV. Exempelvis stresstålighet, målinriktad, analysförmåga, ledaregenskaper etc. Dessutom är det viktigt att dessa kompetenser är relevanta för den position du söker. Bra kompetenslistor kan du googla fram; välj sedan de ord som känns mest relevanta.

Mycket text är till din fördel

Följande gäller för ATS: ju mer text på ditt CV desto bättre. Med mer text ges utrymme för dig att namedroppa relevanta nyckelord och begrepp som systemet letar efter och värderar. Överdriv inte dock. Ett CV på två A4-sidor är tillräckligt långt.

Använd punktlistor

De flesta rekryteringssystem kan vanligtvis inte läsa rubriker. Däremot fungerar punktlistor så länge du använder dig av standardformat! Det är därför lämpligt att bygga ditt CV med hjälp av tydliga listningar. Punktlistor gör att ditt CV anses som tydligt.

Bilder och tabeller fungerar inte alls för ATS

Undvik att inkludera foton, bilder eller tabeller i ditt CV. De flesta rekryteringssystem kan inte tolka dessa. Många rekryteringsföretag erbjuder möjligheten att skicka in profilbild separat alternativ ladda upp den direkt till sitt system.