Optimalkan CV Anda untuk Sistem ATS

Apa itu ATS?

ATS adalah singkatan dari Applicant Tracking System atau dalam bahasa Indonesia dapat disebut Sistem Pelacakan Pelamar. ATS merupakan software atau sistem yang digunakan oleh perusahaan dan organisasi untuk mengotomatisasi dan menyederhanakan proses manajemen pelamar dan seleksi karyawan. 

ATS membantu perusahaan dalam mengelola flow lamaran pekerjaan, mengidentifikasi kandidat yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan, dan melacak perkembangan pelamar selama proses rekrutmen.

Mengutip HiringThing, ATS ini telah digunakan oleh lebih dari 98% perusahaan Fortune 500. Dan 75% perekrut menggunakan ATS untuk menyaring kandidat dengan kualitas yang lebih baik secara lebih cepat.

Fungsi utama ATS meliputi:

• Menyimpan informasi kandidat atau pelamar seperti CV, surat lamaran, referensi, dan data lainnya.
• Melacak kandidat atau pelamar dan status lamaran mereka di seluruh proses perekrutan.
• Otomatisasi tugas-tugas yang memakan waktu seperti menyaring pelamar secara manual, membaca CV, menjadwalkan wawancara, dan mengirimkan pemberitahuan

Bagaimana Cara Kerja ATS?

Sistem Pelacakan Pelamar atau ATS bekerja dengan menggunakan algoritma dan peraturan yang telah ditetapkan untuk mengotomatisasi proses manajemen pelamar dan seleksi karyawan. Berikut adalah cara kerja ATS:

1. Penerimaan Lamaran: Pelamar mengirimkan lamaran pekerjaan mereka melalui sistem ATS yang telah disediakan oleh perusahaan. Lamaran ini biasanya berbentuk formulir online atau unggahan dokumen seperti CV dan surat lamaran kerja.
2. Penyaringan Awal: ATS melakukan penyaringan awal terhadap lamaran yang masuk. Ini mencakup ekstraksi informasi penting dari dokumen, seperti keyword yang relevan, pengalaman kerja, pendidikan, dan kriteria lain yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
3. Penilaian Lamaran: ATS dapat memberikan peringkat atau menilai lamaran berdasarkan tingkat kesesuaian dengan posisi yang tersedia. Cara kerjanya adalah membandingkan keyword dan informasi yang ditemukan dalam lamaran dengan kriteria yang telah ditetapkan.
4. Penyimpanan Data: Data pelamar disimpan dalam basis data yang dapat diakses oleh rekruter dan perusahaan. Semua informasi yang dikirimkan oleh pelamar, seperti CV, surat pengantar, dan informasi kontak, tersedia dalam basis data ini.
5. Pencarian Pelamar: Rekruter dapat menggunakan fitur pencarian ATS untuk mencari pelamar berdasarkan berbagai kriteria seperti nama, keyword, pengalaman kerja, atau kualifikasi lainnya. Hal ini memudahkan rekruter dalam menemukan pelamar yang sesuai dengan posisi yang sedang dibuka.
6. Manajemen Komunikasi: ATS memungkinkan rekruter untuk mengirimkan email atau pesan otomatis kepada pelamar. Ini mencakup email konfirmasi penerimaan lamaran, undangan wawancara, pemberitahuan penolakan, dan informasi lainnya.
7. Pelacakan Proses Seleksi: ATS membantu rekruter dalam melacak tahapan proses seleksi untuk setiap pelamar. Ini mencakup tahapan seperti wawancara, tes, atau pemeriksaan referensi.
8. Pengukuran Kinerja: ATS menyediakan analisis dan laporan terkait dengan proses seleksi. Ini membantu rekruter dan perusahaan dalam mengukur kinerja kampanye rekrutmen, memahami tingkat keberhasilan, dan membuat perubahan yang diperlukan.

Peran utama ATS adalah mengotomatisasi tugas-tugas administratif dalam manajemen pelamar sehingga rekruter dapat fokus pada proses seleksi yang lebih strategis. ATS membantu perusahaan menghemat waktu, mengurangi biaya rekrutmen, dan meningkatkan efisiensi dalam mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Bagi pelamar, memahami cara kerja ATS dan mempersiapkan lamaran pekerjaan yang sesuai dengan sistem ini adalah penting untuk memaksimalkan peluang dalam proses seleksi pekerjaan.

Kelebihan Penggunaan ATS untuk Rekrutmen

Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) memiliki kelebihan bagi rekruter dan pelamar kerja.

Kelebihan bagi Rekruter

• Efisiensi Skrining Kandidat: ATS membantu rekruter mengotomatisasi dan mempercepat proses penerimaan pelamar. Hal ini memungkinkan mereka untuk mengelola masuknya surat lamaran kerja dalam jumlah yang besar dengan lebih efisien.
• Penyaringan Lamaran Otomatis: ATS dapat menyaring lamaran berdasarkan kriteria tertentu, seperti kata kunci, pengalaman kerja, atau pendidikan. Hal ini membantu rekruter untuk menemukan pelamar yang paling sesuai dengan posisi yang tersedia.
• Penilaian Kualifikasi: ATS dapat memberikan peringkat atau menilai lamaran berdasarkan kesesuaian dengan posisi yang sedang dibuka. Ini mempermudah identifikasi pelamar yang paling sesuai.
• Pelacakan Proses Seleksi: ATS membantu rekruter melacak tahapan proses seleksi untuk setiap pelamar, memastikan bahwa tidak ada yang terlewat. 
• Manajemen Komunikasi: Rekruter dapat mengirim pesan otomatis kepada pelamar, seperti email konfirmasi penerimaan lamaran, undangan wawancara, atau pemberitahuan tentang penolakan kandidat.
• Pelaporan dan Analisis: ATS dapat menghasilkan laporan dan analisis terkait dengan proses seleksi, memungkinkan rekruter untuk mengukur kinerja kampanye rekrutmen dan meningkatkan efektivitasnya.

Kelebihan bagi Pelamar Kerja

• Kemudahan Pengiriman Lamaran: ATS memungkinkan pelamar untuk mengirimkan lamaran secara online, yang jauh lebih mudah daripada mengirimkan dokumen fisik.
• Pemberitahuan dan Konfirmasi: Pelamar biasanya menerima pemberitahuan otomatis saat lamaran mereka diterima dan juga konfirmasi undangan wawancara atau penolakan.
• Keterbukaan dalam Proses: ATS membantu menciptakan transparansi dalam proses seleksi dengan melacak tahapan proses, memungkinkan pelamar untuk mengetahui status lamaran mereka.
• Akses yang Lebih Mudah: ATS sering terhubung dengan portal karir perusahaan atau website perusahaan, sehingga memungkinkan pelamar untuk dengan mudah mencari dan melamar posisi yang sesuai.
• Pembaruan Data: Jika pelamar telah mengirimkan lamaran sebelumnya, ATS seringkali memungkinkan mereka untuk memperbarui data mereka dengan cepat, yang berguna saat melamar untuk posisi lain di perusahaan yang sama.
• Menyimpan Lamaran: Pelamar dapat dengan mudah menyimpan data lamaran mereka di dalam ATS, yang bisa berguna jika mereka melamar untuk posisi lain di masa depan.

Sementara ATS dapat membantu rekruter mengelola lamaran dengan lebih efisien, penting bagi pelamar untuk memahami cara membuat CV yang ATS-friendly untuk memaksimalkan peluang dalam melewati penyaringan awal yang dilakukan oleh sistem ini. Hal ini termasuk penggunaan kata kunci yang relevan, format yang sesuai, dan informasi yang lengkap dan akurat.

Kekurangan Penggunaan ATS untuk Rekrutmen

Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) memiliki beberapa kekurangan yang perlu dipertimbangkan baik oleh rekruter maupun pelamar kerja.

Kekurangan Bagi Rekruter

• Keterbatasan dalam Penilaian Kualitas Kandidat: ATS memang dapat secara otomatis menyaring lamaran berdasarkan kriteria tertentu, seperti kata kunci. Namun, sistem ini mungkin tidak dapat mengukur kualitas atau potensi seorang pelamar dengan baik. Tak jarang, beberapa pelamar yang berkualitas bisa saja terabaikan karena penggunaan ATS ini.
• Ketergantungan pada Kata Kunci: Penggunaan ATS bisa dibilang sangat tergantung pada kata kunci. Hal ini dapat mengarah pada hasil yang tidak akurat jika pelamar tidak menggunakan kata kunci yang sesuai atau jika kata kunci yang relevan kurang tercantum dalam CV mereka.
• Biaya Implementasi yang Tidak Sedikit: Implementasi ATS tentu saja akan memerlukan investasi awal dalam software dan pelatihan. Bagi perusahaan besar dengan bujet yang mumpuni, tentu saja bukan masalah. Hal berbeda untuk perusahaan kecil, bisa jadi penggunaan ATS ini bisa terbilang mahal atau investasi yang besar.
• Tolok Ukur Terbatas: Kekurangan penggunaaan ATS lainnya adalah bahwa ATS tidak dapat mengukur kepribadian, kreativitas, atau kemampuan berkomunikasi pelamar dengan baik. Kualitas ini seringkali tidak terlihat melalui lamaran tertulis. Selain itu, bila pun dapat terdeteksi secara tertulis, tetapi dengan standar CV yang ATS friendly tentu saja membatasi kreativitas baik dalam desain maupun kontennya. 
• Kebutuhan Pemeliharaan: Seperti halnya software lainnya, ATS juga memerlukan pemeliharaan dan pembaruan secara teratur. Software ini juga perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan yang berkembang, yang tentu saja bisa menghabiskan waktu dan biaya.

Kekurangan bagi Pelamar Kerja

• Kemungkinan Kesalahan: Meskipun ATS dirancang untuk menghindari kesalahan manusia, kesalahan dalam penggunaan, konfigurasi, atau interpretasi oleh rekruter dapat memengaruhi pemilihan pelamar.
• Kemungkinan Prosesnya Dimanipulasi: Proses perekrutan dengan ATS bisa dimanfaatkan dengan baik oleh kandidat yang mengetahui dan memahami teknologi ATS. Artinya, bisa saja pelamar tersebut bukan kandidat yang paling memenuhi syarat, hanya saja dia tahu bagaimana mengisi CV dengan kata kunci yang tepat.
• Kurangnya Kontak Manusia: Proses seleksi yang sepenuhnya diotomatisasi dapat membuat pelamar merasa kurangnya kontak dengan manusia yang artinya kesempatan untuk menjelaskan aspek yang unik dari diri mereka juga menjadi kurang.

Kesimpulannya, ATS dapat membantu mengotomatisasi dan menyederhanakan proses penerimaan, namun demikian, memiliki keterbatasan dalam mengevaluasi kualitas dan karakteristik pribadi pelamar. Sehingga penting untuk menemukan keseimbangan antara penggunaan ATS dan proses seleksi yang lebih holistik yang mempertimbangkan lebih banyak faktor kualifikasi dan kualitas pelamar secara keseluruhan.

"ATS telah digunakan oleh lebih dari 98% perusahaan Fortune 500. Dan 75% perekrut menggunakan ATS untuk menyaring kandidat dengan kualitas yang lebih baik secara lebih cepat."

Membuat CV ATS-Friendly

Agar CV Anda dapat dibaca dengan baik oleh Sistem Pelacakan Pelamar (ATS), ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan. Di bawah ini adalah beberapa panduan tentang apa yang boleh dan tidak boleh dilakukan:

Do’s

Gunakan Keyword - Identifikasi kata kunci yang relevan untuk pekerjaan yang Anda lamar, dan pastikan untuk mencantumkan mereka dalam CV Anda. Ini termasuk istilah teknis, keterampilan, dan pengalaman yang mungkin dicari oleh pemberi kerja.

Penulisan yang Jelas - Tulis dengan jelas dan rinci. Gunakan bahasa yang sederhana dan kalimat yang mudah dimengerti oleh mesin ATS.

Penggunakan Header dan Sub-Header - Gunakan header dan sub-header untuk memisahkan dan menandai bagian-bagian penting dalam CV Anda, seperti "Pendidikan," "Pengalaman Kerja," dan "Keterampilan."

Format yang Konsisten - Pastikan format dan tata letak CV Anda konsisten. Gunakan format yang sama untuk judul pekerjaan, tanggal, dan tempat kerja dalam seluruh dokumen.

Don’ts

Terlalu Banyak Keyword - Meskipun keyword penting, jangan berlebihan dalam penggunaannya. Hindari menumpuk keyword tanpa alasan, karena ini dapat membuat CV terlihat tidak alami.

Format yang Rumit - Hindari format yang rumit, seperti tabel, grafik, atau kolom ganda, karena mesin ATS mungkin kesulitan dalam membacanya.

Font yang Tidak Biasa - Gunakan jenis font yang standar dan mudah dibaca oleh mesin ATS. Hindari jenis font eksentrik atau dekoratif.

Mengabaikan Tautan dan Lampiran - Jika ATS meminta informasi tambahan atau tautan ke portofolio, pastikan Anda mematuhi permintaan tersebut.

Gunakan keyword

Keyword ATS pada CV sangat penting karena sistem ini cepat dalam memindai ratusan CV, dan kemudian mengurutkan kandidat berdasarkan keyword yang dipilih oleh perusahaan untuk posisi yang tersedia. Ini berarti CV Anda harus berhasil melewati ATS sebelum sampai ke tangan rekruter untuk dipertimbangkan.

Mengoptimalkan keyword ATS dapat membantu meningkatkan peluang rekruter untuk melihat CV Anda dan berlanjut mengundang Anda untuk wawancara. ​​Identifikasi keyword yang relevan untuk pekerjaan yang Anda lamar, dan pastikan untuk mencantumkan mereka dalam CV Anda. Ini termasuk istilah teknis, keterampilan, dan pengalaman yang mungkin dicari oleh pemberi kerja.

Ikuti langkah-langkah berikut untuk memastikan keyword CV Anda optimal agar lolos ATS:

1. Baca deskripsi pekerjaan dengan cermat.
2. Cantumkan keyword yang spesifik untuk posisi tersebut.
3. Sertakan keyword industri.
4. Tempatkan keyword CV dengan tepat.
5. Gunakan ejaan, angka, dan singkatan dengan benar.
6. Tulislah CV Anda untuk ATS dan rekruter.

Singkatan dan Sinonim

Singkatan dan sinonim cenderung tidak dipahami dengan baik oleh Sistem Pelacakan Pelamar (ATS) dan sebaiknya dihindari saat Anda membuat ATS-friendly CV. Berikut adalah penjelasannya:

Kemampuan Skrining yang Terbatas

ATS biasanya dirancang untuk mengidentifikasi keyword yang diterapkan dalam bentuk aslinya. Jika Anda menggunakan singkatan atau sinonim, mesin mungkin kesulitan dalam mengenali keyword yang sebenarnya dicari oleh perusahaan.

Kehilangan Kesempatan

Menggunakan singkatan atau sinonim dapat berisiko mengakibatkan CV Anda terlewatkan dalam proses seleksi. Mesin ATS mungkin tidak dapat mengenali bahwa singkatan atau sinonim yang Anda gunakan sebenarnya merujuk pada keyword yang diperlukan.

Potensi Perbedaan Makna

Beberapa singkatan atau sinonim bisa memiliki makna yang berbeda tergantung pada konteksnya. Ini dapat menimbulkan kebingungan dalam skrining ATS.

Konsistensi Format

Format CV yang konsisten adalah kunci dalam memastikan bahwa ATS mengidentifikasi informasi yang dicari dengan baik. Menggunakan singkatan atau sinonim dapat memecah konsistensi saat penyaringan.

Sebagai gantinya, sebaiknya gunakan keyword yang sesuai dengan istilah yang sebenarnya digunakan dalam deskripsi pekerjaan yang Anda lamar. Jika Anda merasa perlu menggunakan singkatan tertentu dalam CV Anda, pastikan untuk mencantumkan singkatan tersebut bersama dengan istilah lengkap dalam dokumen. Dengan cara ini, Anda dapat memenuhi kriteria ATS dan memastikan bahwa CV Anda mencerminkan kualifikasi Anda dengan baik.

Format CV ATS-Friendly

Format CV ATS adalah format yang sederhana, mudah dibaca, dan mudah diakses oleh mesin. Berikut adalah beberapa panduan format CV ATS yang efektif:

• Format Dokumen: Format ATS-friendly CV yang paling umum digunakan dan disarankan adalah format PDF atau Microsoft Word (.doc atau .docx) karena lebih mudah diakses dan diinterpretasi oleh sistem. Hindari menggunakan format lain, seperti JPG, PNG, GIF, atau TXT, karena format tersebut mungkin tidak kompatibel atau tidak dapat dibaca oleh ATS. Namun pastikan Anda periksa deskripsi pekerjaan atau situs perusahaan untuk mengetahui instruksi atau preferensi khusus tentang format file sebelum mengirimkannya. 
• Gunakan Teks Biasa: Hindari menggunakan format teks khusus, tabel, kolom ganda, atau grafik yang kompleks. ATS lebih baik dalam mengenali dan membaca teks biasa.
• Ukuran Font: Gunakan ukuran font yang standar, seperti 11 atau 12 poin. Ini memastikan bahwa teks mudah dibaca oleh manusia dan software ATS.
• Jenis Font: Gunakan jenis font yang umum digunakan, seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman. Hindari jenis font eksentrik atau dekoratif yang mungkin tidak dikenali oleh ATS.
• Judul yang Jelas: Gunakan judul yang jelas untuk setiap bagian dalam CV Anda, seperti "Ringkasan Profil," "Pengalaman Kerja," "Pendidikan," dan "Keterampilan." Hal ini akan membantu ATS dan rekruter untuk mengidentifikasi bagian-bagian utama dengan mudah.
• Konsistensi Format Data: Pastikan bahwa format tanggal, nomor telepon, alamat, dan informasi lainnya konsisten dalam seluruh CV Anda. Ini membantu mesin ATS dalam mengidentifikasi data dengan benar.
• Struktur yang Sederhana: Pertimbangkan untuk menyederhanakan struktur CV Anda. ATS lebih suka struktur CV yang linear daripada tata letak yang rumit.
• Gunakan Keyword dengan Benar: Pastikan untuk mencantumkan keyword yang relevan dengan pekerjaan yang Anda lamar dalam berbagai bagian CV Anda. Namun jangan sampai penggunaan keyword ini berlebihan ya, atau bisa disebut sebagai keyword stuffing. 
• Konten yang Relevan: Selalu pastikan bahwa konten yang Anda sertakan dalam CV Anda relevan dengan posisi yang Anda lamar. Jangan mencantumkan informasi yang tidak relevan.

Dengan mengikuti pedoman ini, Anda dapat meningkatkan kemungkinan CV Anda melewati penyaringan awal ATS dan mencapai tahapan seleksi selanjutnya. Pastikan juga bahwa CV Anda mencerminkan pengalaman, keterampilan, dan kualifikasi Anda dengan baik sesuai dengan persyaratan posisi yang Anda lamar.

Anda bisa menggunakan Jobseeker, platform CV maker yang menyediakan beragam template CV untuk membuat CV ATS gratis serta surat lamaran kerja. 

Pertanyaan yang Sering Diajukan tentang ATS

Apakah semua perusahaan atau rekruter menggunakan ATS?

Tidak, tidak semua perusahaan menggunakan ATS. Penggunaan ATS bervariasi dari perusahaan ke perusahaan. Faktor-faktor yang mempengaruhi apakah sebuah perusahaan menggunakan ATS meliputi ukuran perusahaan, jenis industri, kebutuhan rekrutmen, sumber daya dan bujet, kebijakan perusahaan, prioritas seleksi serta kemudahan akses. 

Penting untuk diingat bahwa penggunaan ATS terus berkembang, dan banyak perusahaan yang awalnya tidak menggunakan ATS mungkin mulai mengadopsinya saat mereka menghadapi peningkatan dalam jumlah pelamar atau berupaya meningkatkan efisiensi rekrutmen mereka. Sebagai pelamar, penting untuk mempersiapkan CV ATS-friendly dan juga dengan CV konvensional agar bisa memenuhi berbagai preferensi perusahaan.

Bagaimana caranya cek ATS untuk CV saya?

Anda dapat melakukan pemeriksaan ATS untuk CV Anda dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Cari tahu informasi apakah perusahaan yang Anda lamar menggunakan ATS
2. Identifikasi keyword yang sering muncul dan penting untuk pekerjaan tersebut.
3. Sesuaikan CV dengan keyword tersebut dan cantumkan secara alami dalam berbagai bagian CV Anda, termasuk ringkasan profil, pengalaman kerja, pendidikan, dan keterampilan.
4. Buatlah garis besar yang jelas pada CV Anda dengan header dan sub-header yang sesuai.
5. Gunakan format teks biasa dan mudah dibaca. Hindari format yang rumit seperti tabel, kolom ganda, atau grafik yang dapat membuat ATS kesulitan dalam membaca teks. 
6. Unggah dan cek CV dengan alat penguji ATS yang tersedia secara online yang akan memberikan gambaran tentang sejauh mana CV Anda sesuai dengan kriteria ATS.
7. Periksa dan koreksi jika ada masalah sebelum mengirimkannya.
8. Sesuaikan CV untuk setiap lamaran dengan mempertimbangkan keyword yang terkait dengan pekerjaan yang Anda lamar.
9. Minta pendapat dari teman, keluarga, atau profesional rekruter yang berpengalaman tentang sejauh mana CV Anda sesuai dengan ATS.

Dengan langkah-langkah ini, Anda dapat meningkatkan peluang CV Anda untuk melewati penyaringan ATS dan mencapai tahapan seleksi selanjutnya. Selalu pastikan bahwa CV Anda mencerminkan pengalaman dan keterampilan Anda dengan baik dan tetap terfokus pada kriteria yang dicari oleh perusahaan.

Manakah yang lebih baik untuk ATS: format PDF atau Word?

Jawabannya adalah lebih baik dalam format PDF, meskipun ATS juga bisa menerima dalam format Word. 

Ada beberapa hal yang membuat format PDF lebih baik dibandingkan format Word. 

• CV dengan format PDF tidak dapat diubah sehingga format CV Anda tetap konsisten.
• Format PDF aman, bebas virus, dan kompatibel di semua platform.
• Mengirimkan CV dalam PDF memastikan bahwa rekruter menerima format CV Anda persis seperti yang dilihat di layar dan tidak berubah.

Dan sangat disarankan untuk menggunakan format PDF yang sederhana dan tanpa grafis untuk memastikan konten Anda dapat ditafsirkan secara akurat.

Kecuali bila perusahaan atau rekruter menjelaskan secara khusus bahwa ATS dalam sistem mereka hanya menerima CV dalam format Word, maka mau tidak mau Anda harus menyesuaikan dengan permintaan tersebut.