Optymalizacja CV pod kątem systemu ATS

System, w którym rekruter ręcznie sprawdza wszystkie otrzymane dokumenty aplikacyjne, wpisując najważniejsze dane do tabeli Excel, wciąż stosowany jest 1w małych i średnich firmach ze względu na stosunkowo niewielką ilość otrzymywanych CV.

Niemniej jednak, w przypadku dużych firm i międzynarodowych korporacji, a także agencji rekrutacyjnych i headhuntingowych, które stale prowadzą procesy rekrutacyjne i są zasypywane tysiącami życiorysów rocznie, tego rodzaju selekcja jest zbyt czasochłonna i niewydajna.

Nie dziwi więc, że wraz z postępem technologicznym wiele firm chętnie zamienia prosty arkusz Excela na nowoczesne oprogramowanie, dzięki któremu wstępny proces selekcji jest wykonywany znacznie szybciej i wygodniej.

Należy jednak pamiętać, że oprócz niewątpliwych zalet system ATS w procesie rekrutacji posiada również kilka ważnych do wymienienia wad.

Co to jest system ATS?

ATS to system automatycznego zarządzania procesem rekrutacji i bazą kandydatów online. Często określa się go również jako zewnętrzny system rekrutacyjny. ATS pozwala na skanowanie otrzymanych życiorysów pod kątem określonych wcześniej słów kluczowych, tworzyć bazę danych kandydatów i odpowiednio klasyfikować uzyskane informacje.

Wśród najpopularniejszych systemów ATS na rynku polskim można wymienić:

e-Recruiter,
HRlink,
Traffit,
Element,
Workable,
Recruitee,
Lever.

Niektóre z dostępnych systemów posiadają stałe, odgórnie ustalone funkcje, podczas gdy inne mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb każdej używającej ich firmy.

Funkcje ATS

Pierwsze systemy ATS pojawiły się w latach dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku i ich podstawową – jeśli nie jedyną – funkcją było gromadzenie danych z życiorysów i ich przechowywanie. Wykorzystywana do tego celu technologia nazywa się OCR (ang. optical character recognition), czyli optyczne rozpoznawanie znaków.

Od tego czasu dużo się zmieniło. Nowoczesne oprogramowanie ATS posiada wiele dodatkowych funkcji i firmy mogą oprzeć na nim cały swój proces rekrutacyjny. Poniżej przedstawiamy kilka przykładów zadań, jakie mogą być obsługiwane przez ATS:

sporządzenie ogłoszenia o pracę i jego publikacja w internecie,
automatyczna komunikacja z kandydatami, wysyłanie przypomnień o spotkaniu,
kalendarz spotkań z wybranymi kandydatami,
udostępnianie danych o kandydatach potencjalnym zwierzchnikom,
procesowanie klauzuli RODO,
monitorowanie powodów odrzucenia kandydatów,
analiza kosztu pozyskania kandydata,
pomiar poziomu satysfakcji aplikantów z procesu rekrutacyjnego (tzw. candidate experience).

Biorąc pod uwagę, że korzystanie z systemu ATS bardzo „ułatwia życie” kadrowcom, przewiduje się, że jego popularność będzie stale wzrastała.

ATS a rekrutacja pracowników – jak to działa?

Zastanawiasz się, jak działa ATS i w jaki sposób dokonuje selekcji kandydatów? Tłumacząc to w prosty sposób, pozwala on firmom wprowadzić słowa kluczowe, według których filtrowane są życiorysy. System skanuje CV jak zdjęcie i rozpoznaje każdą literę, jaka się w nim znajduje.

Gdy na przykład dana firma chce zatrudnić inżyniera telekomunikacji, system ATS będzie szukał tych słów w twoim życiorysie. Jeśli ich nie znajdzie, curriculum vitae zostanie nisko ocenione.

W podobny sposób filtrowane jest twoje doświadczenie zawodowe i umiejętności. Na koniec tworzona jest baza danych kandydatów, których profil mieści się w kryteriach wyboru założonych przez pracodawcę. Ich życiorysy są układane według trafności i ważności, a te najlepsze trafiają do rekrutera.

System ATS a klauzula RODO

Mimo że w innych krajach system ATS jest często wykorzystywany do automatycznego odrzucania kandydatów, którzy nie spełniają określonych wymogów, w Polsce ta funkcja nie jest raczej stosowana.

Dzieje się tak ze względu na to, że klauzula RODO wymaga dodatkowej zgody na profilowanie i wiąże się tym samym z ryzykiem otrzymania mniejszej ilości aplikacji.

Wymagania RODO związane są ponadto z przymusem ustalenia okresu retencji dokumentów, automatyczną anonimizacją kandydatów, zapisem czynności przetwarzania, czy też obowiązkiem informacyjnym.

System ATS a formularz aplikacyjny

Aby ułatwić zadanie ATS, firmy korzystające z tego systemu często wymagają od aplikantów wypełnienia formularza online. Pozwala to szybko zebrać najważniejsze informacje o kandydatach i stworzyć ich profil.

Zalety systemu ATS w procesie rekrutacji

Biorąc pod uwagę wymienione wcześniej funkcjonalności dostępne w programach ATS, łatwo stwierdzić, że korzystanie z niego przynosi firmie wiele różnych korzyści. Do najważniejszych zalet związanych z automatyzacją procesu rekrutacyjnego należą:

Oszczędność czasu – wybór kandydatów odpowiadających oczekiwaniom pracodawcy odbywa się dużo szybciej, a jak wiesz „czas to pieniądz”.
Większa efektywność działań – ATS wykona szereg czynności, nad którymi musiałby czasem pracować cały zespół. Pozwoli również nie martwić się o wystąpienie tzw. ludzkich błędów (przeoczeń, przekręcenia liter, nazw).
Gwarancja obiektywności – oprogramowanie nie rozpozna zdjęcia kandydata, nikt więc nie zostanie wybrany tylko dlatego, że ma miłą aparycję.
Łatwiejszy kontakt z kandydatami – system automatycznie wysyła do nich potwierdzenie odbioru dokumentów i przypomina o wyznaczonej dacie spotkania.
Wyższy poziom zadowolenia aplikantów z przebiegu procesu rekrutacyjnego – dla firm jest to jeden z kluczowych wskaźników efektywności (KPI).

Wady systemu ATS

Czy ATS to system idealny? Niestety nie. Jak pewnie możesz sobie wyobrazić, aplikacja komputerowa jest poniekąd „ślepa” w swoim wyborze, trzyma się ściśle wcześniej określonych kryteriów i nigdy nie zastąpi rekrutera z krwi i kości. Brak trafności, jeśli chodzi o słowa kluczowe, zawsze kończy się odrzuceniem twojego CV, niezależnie od tego, że być może wyraziłeś to samo pojęcie w inny sposób. Oprogramowanie nie jest w stanie wyłapać takich niuansów.

Co więcej, ATS nie rozpoznaje pewnych elementów graficznych (takich jak tabele czy zdjęcia), co sprawia, że wszelkie umieszczone na nich treści będą dla systemu niewidoczne. Podobnie dzieje się ze skrótami i informacjami znajdującymi się w stopce.

Może się również zdarzyć, że system odrzuci twoje CV ze względu na problemy techniczne związane z odczytaniem jego formatu.

Niemniej jednak istnieją sposoby, które pomogą ci doszlifować życiorys i sprawią, że pomyślnie przejdzie ono przez skrupulatny skaner ATS.

Jak dopasować CV do systemu ATS?

Biorąc pod uwagę sposób działania systemu ATS i jego niedoskonałości, warto, abyś pomyślał nad zoptymalizowaniem swojego życiorysu na wypadek, gdyby miał on być poddany automatycznej selekcji.

Weź pod uwagę następujące wskazówki:

Odpowiednia treść i właściwe słowa kluczowe

Nie wiesz, jakie słowa będą ważne dla pracodawcy? Przyjrzyj się dokładnie ogłoszeniu o pracę. Wymogi i oczekiwania firmy wobec kandydatów są tam jasno określone. Sprawdź, jak dużo z tych wymogów spełniasz i koniecznie dodaj je do swojego życiorysu w tej samej formie.

Zastanów się również, jakie dodatkowe słowa i wyrażenia odpowiednio współgrają ze stanowiskiem, o które się starasz. Dla informatyka na pewno będą to „języki programowania”, „technologie”, „samodyscyplina”, „zdolność do szybkiej nauki”.

Ważne jest, aby twoje CV „mówiło” językiem pracodawcy. Zwróć uwagę, w jaki sposób zdefiniował on stanowisko, na które aplikujesz i użyj tego samego sformułowania. Dopasowanie życiorysu pod konkretną ofertę jest kluczowym elementem sukcesu.

Długość

Im dłuższe będzie twoje CV, tym większe szanse, że ATS wyłapie w nim wartościowe słowa. Nie oznacza to jednak, że musisz „na siłę” wpisać wszystko to, co wydaje ci się użyteczne. Nadmiar słów kluczowych nie zostanie być może wykryty przez komputer, ale jeśli twój życiorys przejdzie do rąk rekrutera, ten na pewno zauważy cały „spam”.

Weź również pod uwagę, że standardowo CV nie powinno być dłuższe niż 2 strony A4, staraj się więc trzymać tego limitu.

Ortografia

System ATS jest bezlitosny, jeśli chodzi o błędy ortograficzne i literówki. Jeśli któreś ze słów kluczowych będzie napisane niepoprawnie, komputer je pominie podczas skanowania twojego życiorysu.

Zanim wyślesz CV, koniecznie sprawdź tekst pod względem ortografii. W internecie możesz znaleźć do tego rozmaite narzędzia. Edytor tekstu Word w wersji polskiej również posiada wbudowaną funkcję sprawdzania ortografii i gramatyki.

Wielkość liter i czytelność tekstu

Pamiętaj, że ATS skanuje twój życiorys jak zdjęcie. Upewnij się, że czcionka, jaką używasz, będzie czytelna i o odpowiedniej wielkości (zwykle doradza się rozmiar od 10 do 12). Ważny jest również jej kolor. Im lepiej będzie się odróżniała od białego papieru, tym większe szanse, że komputer poprawnie odczyta twoje CV.

Elementy graficzne

Staraj się ograniczyć ilość elementów graficznych. Są one bowiem dla systemu ATS nieczytelne. Na przykład, jeśli opisujesz swoje umiejętności językowe, zamiast flag państw napisz słowami nazwę języka, a zamiast logo twoich byłych pracodawców podaj po prostu ich nazwę.

Mile widziane są natomiast listy punktowane, które sprawdzają się lepiej niż odrębne akapity.

Format dokumentu

System ATS najłatwiej radzi sobie z odczytaniem plików tekstowych. Doskonale sprawdzi się format .doc lub .pdf. Jeśli chodzi o rodzaj czcionki, wybierz którąś z tych klasycznych: Arial, Verdana, Giorgia czy Calibri.

Zakończenie

Przed technologią nie uda się nam uciec. Firmy na pewno będą coraz częściej używały takich narzędzi jak ATS. Warto więc założyć, że pierwszym weryfikatorem twojego CV będzie komputer i zoptymalizować dokument do jego wymagań i możliwości.