Jak stworzyć CV optymalne dla ATS?
Procesy rekrutacyjne w niemałym stopniu polegają na wykorzystaniu specjalnego oprogramowania. To właśnie to oprogramowanie – ATS, czyli Applicant Tracking System – decyduje o tym, czy otrzymasz zaproszenie na rozmowę, czy tylko automatyczną zwrotkę z podziękowaniem za udział.
Dziś tłumaczymy zasady działania systemów ATS i pokazujemy, jak zoptymalizować życiorys tak, by program znalazł w nim jak najwięcej wartościowych informacji.
W tym artykule omawiamy:
- Czym są systemy ATS?
- Jak realistycznie przebiegają rekrutacje przy jego użyciu?
- Co możesz zrobić, by system rekrutacji ATS przepuścił Twoje CV dalej?
System ATS: co to jest i dlaczego musisz znać zasady jego działania?
ATS – skrócona wersja nazwy Applicant Tracking System – to system automatycznego zarządzania procesem rekrutacji i bazą kandydatów online. Często określa się go również jako zewnętrzny system rekrutacyjny. ATS pozwala skanować otrzymane życiorysy pod kątem określonych wcześniej słów kluczowych, tworzyć bazę danych kandydatów i odpowiednio klasyfikować uzyskane informacje.
Niektóre z dostępnych systemów posiadają stałe, odgórnie ustalone funkcje, podczas gdy inne mogą być dostosowane do indywidualnych potrzeb każdej używającej ich firmy.
ATS a rekrutacja pracowników – jak to działa?
Zasada działania ATS w rekrutacji składa się z wielu elementów, bo program ten za zadanie ma odciążać rekrutera i zdejmować z jego barków monotonne, czasochłonne i powtarzalne procesy, jednocześnie ułatwiając przeglądanie danych o kandydatach. Kompleksowe wsparcie działów HR skutkuje tym, że dziś firmy praktycznie nie funkcjonują bez ATS-ów.
Ale do rzeczy. Specjaliści HR korzystają z ATS-ów do:
- Zarządzania kandydatami z poziomu jednej aplikacji: nieoceniona pomoc, gdy na jedno ogłoszenie spływają dziesiątki lub setki CV.
- Sortowania przychodzących profili kandydatów wedle stopnia dopasowania do wymagań stanowiskowych.
- Wstępnej selekcji przed rozesłaniem decyzji z zaproszeniami na rozmowę o pracę.
- Dokumentacji wewnętrznej, która może obejmować komentarze przed i po rozmowie kwalifikacyjnej, a także oceny z przeprowadzonych testów umiejętności i zadań rekrutacyjnych czy ewaluacje portfolio kandydatów.
- Upraszczania śledzenia terminów poprzez integrację z kalendarzem oraz innymi aplikacjami organizacyjnymi.
- Komunikacji z kandydatem oraz monitorowania jej przebiegu.
Jednak bezkonkurencyjnie najistotniejszym aspektem (przynajmniej z punktu widzenia kandydata) jest możliwość ustalenia konkretnych słów kluczowych powiązanych z daną rekrutacją. Następnie, według tychże, system skanuje i filtruje napływające życiorysy i rozpoznaje każdą literę, znak i cyfrę, jakie się w nich znajdują. To dlatego tak ważne jest, aby udoskonalić formatowanie Twojego CV w sposób optymalny do rekrutacji przez ATS. Pozornie drobne potknięcia mogą poskutkować przypadkowym lub zgodnym z kryteriami i filtrami odrzuceniem kandydatury. W podobny sposób filtrowane są Twoje doświadczenie zawodowe i umiejętności.
Gdy na przykład dana firma chce zatrudnić inżyniera telekomunikacji, system ATS będzie szukał dokładnie tych słów w Twoim życiorysie. Jeśli ich nie znajdzie, curriculum vitae zostanie nisko ocenione. Brzmi dość bezwzględnie, ale nie przejmuj się – są to, całe szczęście, łatwe do ominięcia przeszkody. Jak to zrobić – tłumaczę poniżej.
Co mówią liczby?
Według raportu Jobseeker, opartego na badaniu ponad 1000 specjalistów HR, optymalizacja techniczna to nie wybór, a konieczność:
- 30 sekund – tyle średnio trwa wstępna ocena Twojego CV przez człowieka, o ile wcześniej nie odrzuci go algorytm.
- 55,2% rekruterów uważa słowa kluczowe za niezbędny element aplikacji.
- 96,6% ekspertów potwierdza, że formatowanie dokumentu ma realny wpływ na ich decyzję.
Jak dopasować CV do systemu ATS: 7 kroków
Przejdźmy więc do planu działania opartego na konkretach. Wykorzystaj poniższe wskazówki, aby mieć pewność, że Twój życiorys pomyślnie przejdzie pierwszą rundę skanów i trafi do rąk rekrutera:
1. Zacznij od przyjaznego szablonu
Mogłoby się zdawać, że programy komputerowe nie mają poczucia estetyki, wobec czego szata graficzna życiorysu nie ma większego znaczenia. Niestety, nic bardziej mylnego, choć oczywiście nie chodzi tu o wewnętrzny zmysł artystyczny nieożywionego komputera, a o jego zdolność do przeskanowania Twojego CV.
Sęk w tym, że jeśli zdecydujesz się na zbyt wyszukane lub krzykliwe rozwiązania, takie jak nietypowa czcionka, chaotyczny układ informacji lub nieczytelnie rozdzielone sekcje, program może nie wyłapać kluczowych informacji. Wówczas Twoje CV może zostać uznane za wybrakowane, a kandydatura odrzucona.
Ten problem najlepiej zdusić w zarodku, dlatego najbezpieczniej będzie wybrać wzór CV dostępny w ramach dedykowanych narzędzi, takich jak Jobseeker. Nasze szablony opracowaliśmy we współpracy z wykwalifikowanymi specjalistami HR, którzy znają się na rzeczy od podszewki, bo sami korzystają z ATS i dobrze wiedzą, jak powinno wyglądać prawidłowe ATS CV, a jakich błędów unikać.
Potrzebujesz więcej porad?
By pokonać ATS CV nie wystarczy – musisz dostarczyć też list motywacyjny, by przekonać samego pracodawcę. Sprawdź nasze przykłady i zobacz, jak efektywnie mówić o swoich osiągnięciach!
2. Dopasuj treść i właściwe słowa kluczowe
Bez dwóch zdań, najistotniejszą kwestią, której musisz poświęcić najwięcej czasu, przygotowując swoje CV pod ATS w rekrutacji, jest wnikliwa analiza samego ogłoszenia o pracę, a konkretnie słownictwa, jakie tam zastosowano. Wymogi i oczekiwania firmy wobec kandydatów są tam opisane bowiem w określony i bynajmniej nie przypadkowy sposób.
Najczęściej bywa tak, że słowa kluczowe wstawione do filtrów w programie ATS pokrywają się właśnie ze słownictwem z ogłoszenia. Oznacza to, że by zoptymalizować CV pod ATS, musisz zawrzeć w profilu zawodowym oraz w swoim doświadczeniu i wykształceniu właśnie te słowa. Przeczytaj zatem wymagania stanowiska od deski do deski i zwróć uwagę, jakie umiejętności będą najcenniejsze.
Przykładowo, jeśli w Twoim dotychczasowym życiorysie widnieje „umiejętność obsługi arkuszy kalkulacyjnych”, a w wymaganiach stanowiska pojawia się „zaawansowana znajomość MS Excel”, użyj tej drugiej frazy, aby algorytm poprawnie przypisał Ci tę kompetencję.
Zasada ta rozciąga się również na tytuły zawodowe. W ogłoszeniu napisano, że poszukują „Office managera”, a Ty masz doświadczenie na stanowisku „Administratora biura?” Dostosuj swoje nazewnictwo; to może zadecydować o tym, czy system zakwalifikuje Cię do kolejnego etapu rekrutacji.
Uwaga
Z dostosowywaniem słownictwa nie należy przesadzać. Jeśli naszpikujesz swoje CV słowo w słowo identycznymi sformułowaniami, rekruter z pewnością uzna to za podejrzane. W podobnym tonie absolutnie nie próbuj ograć systemu ATS i nie uciekaj się do kłamstwa w CV tylko po to, by zwiększyć swoje szanse. Takie machlojki prędzej czy później i tak wyjdą na jaw i są zwyczajnym marnotrawstwem czasu.
3. Nie przekraczaj rekomendowanej długości
Im dłuższe CV, tym większe szanse, że ATS wyłapie w nim wartościowe słowa. Nie oznacza to jednak, że musisz na siłę wpisać wszystko to, co wydaje Ci się użyteczne. We wszystkim należy zachować równowagę, a miejsce w CV jest ograniczone: standardowo nie powinno być dłuższe niż 2 strony A4. Staraj się więc trzymać tego limitu. Gdy brak miejsca zaczyna Ci bardzo doskwierać, pamiętaj o tym, że CV ma funkcjonować raczej jako dokument poglądowy, a nie jako encyklopedia Twojej kariery. Dodatkowy kontekst możesz zawsze umieścić w liście motywacyjnym. W życiorysie wystarczą twarde dane i najistotniejsze przykłady.
4. Dopilnuj kwestię ortografii
System ATS jest bezlitosny, jeśli chodzi o błędy ortograficzne i literówki. Jeśli któreś ze słów kluczowych będzie napisane niepoprawnie, komputer je pominie podczas skanowania Twojego życiorysu.
Zanim wyślesz CV, koniecznie sprawdź tekst pod względem ortografii. W Internecie możesz znaleźć do tego rozmaite narzędzia. Edytor tekstu Word w wersji polskiej również posiada wbudowaną funkcję sprawdzania ortografii i gramatyki.
5. Zadbaj o odpowiednią wielkość liter i czytelność tekstu
Pamiętaj, że ATS skanuje Twój życiorys jak zdjęcie. Upewnij się, że korzystasz z czytelnej czcionki w odpowiednim rozmiarze (rozmiar od 10 do 12 z nieco większymi nagłówkami). Ważny jest również jej kolor: musi on odpowiednio kontrastować z tłem wybranego przez Ciebie szablonu.
Co do czcionki, postaw na sprawdzone i eleganckie wybory. Nietypowy font może przysporzyć problemów. Garamond, Verdana, Calibri, Arial, Cambria, Helvetica, Roboto – to bardzo pewne typy.
6. Usuń zbędne elementy graficzne
Staraj się ograniczyć liczbę elementów graficznych. Są one bowiem dla systemu ATS nieczytelne. Na przykład, jeśli opisujesz swoje umiejętności językowe, zamiast flag państw napisz słowami nazwę języka, a zamiast logo Twoich byłych pracodawców podaj po prostu ich nazwę. Wyjątkiem od tej reguły może być sytuacja, gdy tworzysz graficzne i kreatywne CV, które wymaga nieco więcej inwencji twórczej. Mile widziane są natomiast listy punktowane, które sprawdzają się lepiej niż odrębne akapity.
7. Wybierz właściwy format dokumentu
System ATS najłatwiej radzi sobie z odczytaniem plików tekstowych. Doskonale sprawdzi się format .docx lub .pdf. Jednak jak już wielokrotnie wspominaliśmy w różnych innych materiałach na naszej stronie, z tych dwóch opcji to ta ostatnia uchodzi za współczesnego faworyta. Ma to związek z tym, że Word potrafi „wykrzaczać” dokumenty i niszczyć wcześniej wycyzelowane formatowanie z byle przyczyny, tym samym nie tylko niwelując Twoją pracę, ale też powodując problemy z odczytem przy skanowaniu CV w ATS.
Dla porównania, korzystając z kreatora Jobseeker, możesz mieć pewność, że plik zostanie wygenerowany i odczytany dokładnie w taki sposób, w jaki go przygotujesz. Poniżej pokażemy Ci przykład CV stworzonego w naszym narzędziu:
Zalety i wady rekrutacji ATS
Automatyzacja rekrutacji to dla firm ogromne ułatwienie, ale dla kandydatów stanowi spore wyzwanie techniczne. Zrozumienie, jak te systemy ważą Twoje szanse, pozwoli Ci lepiej przygotować dokumenty, które nie polegną na pierwszym etapie selekcji.
Zalety ATS
- Oszczędność czasu: błyskawiczna selekcja kandydatów spełniających kluczowe wymagania.
- Pełna obiektywność: algorytm nie ocenia zdjęcia ani aparycji, skupiając się wyłącznie na merytoryce.
- Większa efektywność: eliminacja ludzkich błędów, takich jak przeoczenia czy pomyłki w nazwiskach.
- Sprawna komunikacja: automatyczne potwierdzenia i przypomnienia o terminach rozmów.
- Doświadczenie kandydata: płynny proces rekrutacyjny buduje profesjonalny wizerunek firmy (KPI).
Wady ATS
- Sztywność kryteriów: brak konkretnego słowa kluczowego oznacza odrzucenie, nawet przy wysokich kompetencjach.
- Bariery graficzne: systemy często nie widzą treści umieszczonych w tabelach, obrazach czy stopkach.
- Problemy z formatowaniem: niestandardowe układy lub formaty plików mogą sprawić, że CV stanie się nieczytelne dla skanera.
- Brak ludzkiego oka: maszyna nie rozumie niuansów, synonimów ani unikalnego potencjału ukrytego między wierszami.
- Ryzyko techniczne: błędy w kodowaniu dokumentu mogą doprowadzić do odrzucenia aplikacji bez winy kandydata.
Prosty sposób na stworzenie CV przyjaznego ATS
Walka z systemem ATS wcale nie musi być nierówna, o ile znasz reguły gry i wiesz, na co algorytm zwraca największą uwagę. Oto zestawienie kluczowych zasad, które pomogą Twojej aplikacji przejść przez cyfrowe sito:
- Słowa kluczowe: najważniejsza jest analiza ogłoszenia i użycie w CV dokładnie tych samych sformułowań, których użył pracodawca.
- Prostota szablonu: unikaj nadmiaru elementów graficznych, logo i nietypowych czcionek, których systemy mogą nie rozpoznać. Używaj standardowych nagłówków i list punktowanych, które są znacznie łatwiejsze do przetworzenia przez algorytm niż bloki tekstu.
- Bezpieczny format: stawiaj na pliki .pdf lub .docx, które najlepiej radzą sobie z zachowaniem struktury podczas skanowania.
Nie pozwól, by Twoje doświadczenie zawodowe zostało przeoczone przez błędy w formatowaniu. Nasz kreator CV automatycznie dba o techniczne aspekty optymalizacji pod kątem ATS. Wybierając jeden z naszych szablonów, zyskujesz pewność, że Twoje kompetencje zostaną poprawnie zinterpretowane przez każdy system rekrutacyjny. Koniecznie sprawdź też nasze wzory listów motywacyjnych, by stworzyć pasujący komplet dokumentów!
Zaimponuj pracodawcom swoim CV
Pomoc w tworzeniu profesjonalnego CV krok po kroku.
