ATS: Como otimizar o seu curriculum vitae

O que é o ATS?

Um ATS, também conhecido como programa de recrutamento e seleção ou software de recrutamento, é uma aplicação que permite gerir os dados dos candidatos, e que possibilita que os empregadores ou recrutadores procurem candidatos e lhes respondam. A sigla ATS vem da expressão inglesa Applicant Tracking System.

Um programa informático deste género possui uma base de dados com informações do curriculum vitae dos candidatos, bem como um mecanismo de busca nessa mesma base de dados para que seja possível encontrar os candidatos mais adequados para determinados cargos. Este tipo de programa pode ser uma solução independente ou fazer parte de um sistema de Gestão de Relacionamento com o Cliente (CRM).

Como funciona um software de recrutamento?

Para saber como otimizar o seu curriculum vitae para ATS, deve saber primeiro como funcionam estes programas.

Quando uma empresa necessita de contratar alguém, coloca anúncios no seu website, portais de emprego, plataformas de recrutamento, etc. Em seguida, começa a receber curriculums em resposta aos anúncios e é aqui que começa o trabalho do ATS: o programa analisa os curriculums e divide-os nas diferentes secções como experiência profissional, educação, competências, conhecimentos de línguas estrangeiras, etc. Em seguida, estas informações são guardadas numa base de dados.

Com as informações na base de dados, é possível pesquisar por palavras-chave e qualificações específicas para verificar quais os candidatos que são adequados para o trabalho em questão. Por exemplo: um profissional de recursos humanos pode pesquisar por pessoas que estudaram Design Gráfico, têm mais de cinco anos de experiência e mencionaram o programa InDesign no seu curriculum vitae.

Vantagens dos ATS

Este sistema é utilizado por praticamente todas as empresas de recrutamento em Portugal, o que dá uma ideia da sua importância na área dos recursos humanos. A utilização de um programa de recrutamento e seleção oferece as seguintes vantagens às empresas:

• Rapidez e eficiência: Ler centenas ou milhares de curriculums é uma tarefa morosa e pode ser entediante para um profissional de recursos humanos. Imagine como seria complicado para as empresas de recrutamento e seleção e para as grandes empresas, que recebem muitíssimas candidaturas todos os dias. Ao usar um ATS, é possível obter uma pré-seleção de candidatos, o que evitará a leitura desnecessária de curriculums, poupando imenso tempo e recursos.
• Facilita um ambiente colaborativo: As soluções de ATS mais modernas possuem ferramentas colaborativas que permite que uma equipa RH possa, por exemplo, partilhar notas sobre candidatos. Ao permitir utilizar a emergência desta inteligência coletiva, possibilita uma melhor tomada de decisões.
• Evita enviesamentos inconscientes: Ao ler um CV, um recrutador pode ter preferência por um candidato ainda que este não apresente as qualidades mais indicadas para um emprego. Utilizar uma máquina para pré-selecionar os curriculums evitará este tipo de situações.

Desvantagens dos ATS

Apesar de ter vantagens, utilizar um ATS também apresenta problemas para as empresas, tais como:

• Limitações na leitura de dados: O sistema nem sempre é capaz de processar e armazenar todos os dados corretamente. As imagens e tabelas incluídas no curriculum vitae muitas vezes não podem ser lidas pelo sistema. Além disso, os nomes das secções, os dados dos rodapés e as abreviaturas nem sempre são reconhecidos.
• Incapacidade de entender sinónimos: Um candidato que use palavras-chave diferentes das pesquisadas pelo recrutador não será tido em conta, ainda que pudesse ser um excelente candidato.

Como otimizar o seu CV para os softwares de recrutamento

Face à grande utilização destes programas de recrutamento, é importante otimizar o seu curriculum vitae para que seja bem lido e indexado pelos mesmos. Deixamos-lhe um conjunto de dicas para o fazer abaixo.

Use palavras-chave relevantes para o trabalho em questão

Para aumentar as suas hipóteses de ser chamado a uma entrevista, é importante que utilize palavras-chave relevantes no seu curriculum vitae. Para as identificar, pode:

• Procurar palavras-chave que constem da oferta de emprego, do site da empresa ou das suas redes sociais, uma vez que diferentes empresas podem utilizar palavras diferentes ou procurar pessoas com competências e valores distintos;
• Pensar em palavras-chave que se adaptam bem ao trabalho que procura. Num trabalho como representante de apoio ao cliente, por exemplo, poderá incluir expressões relevantes como "capacidade de comunicação", "foco no cliente" ou "satisfação do cliente".

Use um formato de documento convencional

A maioria dos ATS não consegue ler todos os tipos de ficheiros. Por conseguinte, recomendamos a utilização de um formato convencional, tal como PDF ou Word. É também importante utilizar um tipo de letra comum no CV, como Arial, Verdana ou Calibri.

Inclua uma secção com as suas competências

O seu curriculum vitae será mais valioso se mencionar as suas competências pessoais e técnicas. É importante que estas sejam relevantes para o cargo a que se está a candidatar ou para o emprego a que aspira.

As competências são características ou qualidades que podem ser inatas ou aprendidas/desenvolvidas. São exemplos de competências: resistência ao stress, capacidade de planeamento e organização, orientação para resultados, capacidade de análise, espírito de liderança, conhecimentos em edição de imagem ou o domínio de uma linguagem de programação.

Escreva bastante texto

Para um ATS a regra é: quanto mais texto no seu curriculum vitae, melhor. Isto acontece porque quanto mais texto colocar, mais hipóteses o seu CV terá de ser encontrado pela utilização de certas palavras. No entanto, não exagere. Um curriculum vitae de duas páginas A4 é suficientemente longo.

Use pontos

Alguns ATS têm dificuldade em ler texto escrito em parágrafos. Por este motivo é aconselhável construir o seu curriculum vitae ao utilizar pontos ou marcas. Além de serrem mais fáceis de ler para o software de recrutamento, as listas de pontos também asseguram que o seu curriculum vitae está bem organizado.

Contudo, os pontos menos convencionais como estrelas, diamantes, e caixas de verificação nem sempre são analisados corretamente. Desta forma, a melhor solução é utilizar os pontos tradicionais.

Erros comuns

Quando criamos um curriculum vitae tendo em mente a otimização da sua leitura por um programa de recrutamento e seleção, devemos evitar alguns erros que podem comprometer a qualidade da leitura, tais como:

• Colocar fotografias, imagens e tabelas: A maioria dos programas de recrutamento e seleção não consegue lidar com estes elementos. Muitas empresas de recrutamento e seleção oferecem a opção de enviar a sua foto de perfil separadamente online ou de carregá-la diretamente no seu sistema de recrutamento de pessoas.
• Usar um layout complexo: Quanto mais complexo for um layout, maior a probabilidade que os algoritmos do ATS não consigam ler o conteúdo corretamente.
• Enviar sempre o mesmo documento: Um CV otimizado para ATS deve ser um curriculum vitae personalizado, ou seja, adaptado a cada oferta de trabalho específica para que contenha as palavras-chave adequadas.
• Enviar um curriculum vitae funcional: Um curriculum vitae funcional coloca em evidência as suas qualidades e competências e tem uma estrutura diferente de um CV comum. Por este motivo, a probabilidade de não ser lido corretamente é bastante alta, pelo que deve ser evitado.

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