Lebenslauf Beispiel Sekretärin

Die Tätigkeit als Sekretär oder Sekretärin setzt effiziente zeitliche Planung, starke teamorientierte Zusammenarbeit oder umfassende MS-Office voraus – Fähigkeiten, auf die Personalverantwortliche bei der Durchsicht von Lebensläufenbesonders achten. Finde heraus, was du beachten musst, um eine überzeugende Bewerbung und einen ATS-optimierten Lebenslauf zu erstellen, mit dem du dich von deinen Mitbewerbern abheben kannst. Lies weiter, um wissenswerte Informationen und praktische Tipps zu erfahren, mit denen du dich bei der Bewerbung als Sekretär als Top-Kandidat in Stellung bringst!

Lebenslauf als Sekretär – erforderliche Abschnitte

Finde anhand des Beispiels unten heraus, welche Abschnitte in einen gelungenen Lebenslauf als Sekretär gehören. Wenn du dich als Kandidat ohne berufliche Erfahrung auf eine Stelle als Sekretär bewirbst, solltest du wichtige Informationen zu schulischen Projekten, akademischen Erfolgen oder relevanten Praktika in den Vordergrund stellen. Du kannst aber auch den funktionalen Lebenslauf als Alternative zum tabellarischen Format wählen.

Während Layout und Design des Lebenslaufs frei wählbar sind, solltest du sicherstellen, dass die folgenden Angaben nicht fehlen:

Lebenslauf – Kopfzeile mit Kontaktdaten

Die Kopfzeile beziehungsweise der Kopfbereich deines Lebenslaufs enthält in erster Linie deine persönlichen Daten – dazu zählen Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer. Eine aussagekräftige Überschrift und ein Bewerbungsfoto können diesen Abschnitt zusätzlich abrunden – beides ist jedoch freiwillig. Achte darauf, eine seriöse E-Mail-Adresse zu nutzen, deine Anschrift und Telefonnummer auf mögliche Fehler zu prüfen und weder Selfies noch Schnappschüsse als Bewerbungsfoto zu verwenden, um einen guten ersten Eindruck zu machen.

Optional kannst du im Lebenslauf als Sekretär noch weitere Angaben machen und auch einen Link zu deinem Xing- oder LinkedIn-Profil hinzufügen, um deine Professionalität zu unterstreichen.

Kurzprofil

Das Kurzprofil folgt auf die persönlichen Daten und kann deinem Lebenslauf als Sekretär das gewisse Etwas verleihen. Es vermittelt in wenigen Sätzen eine kompakte Zusammenfassung deiner beruflichen Qualifikationen, Erfahrungen und Stärken und hilft dabei, Personalverantwortliche von deiner Eignung als Sekretär direkt zu überzeugen.

Stattdessen kannst du hier aber auch deine Beweggründe für die Bewerbung sowie deine berufliche Zielsetzung darlegen, um deine Eignung für die Position zu unterstreichen.

Ein gelungenes Kurzprofil orientiert sich an der ausgeschriebenen Position, enthält relevante Kompetenzen sowie charakteristische Soft Skills und vermeidet allgemeine Formulierungen. Durch eine klare und zielgerichtete Sprache unterstreichst du deinen individuellen Mehrwert. Im folgenden Abschnitt findest du ein Beispiel dafür, wie ein gut formuliertes und auf den Punkt gebrachtes Kurzprofil aussieht.

Im Abschnitt oben siehst du ein Beispiel für ein schlecht formuliertes Kurzprofil. Verzichte auf Standardformulierungen und Informationen, die weder belegbar noch von Belang sind.

Berufserfahrung

In diesem Absatz listest du deinen beruflichen Werdegang auf, beginnend bei der aktuellen bzw. letzten Anstellung. Gib Zeitraum, Arbeitgeber und deine Jobbeschreibung bzw. deinen Jobtitel an. Jede Stelle sollte eine stichwortartige Auflistung deiner Tätigkeiten als Sekretär umfassen, die bestenfalls möglichst deckungsgleich mit den Anforderungen der angestrebten Rolle sind.

Die bisherigen Erfahrungen sollten möglichst lückenlos aufgelistet werden. Versuche zudem, jene Stationen im Bereich Bürowesen, die für eine Position als Sekretär besonders relevant sind, in den Vordergrund zu stellen.

Ein aussagekräftiger Abschnitt zur Berufserfahrung macht deine wichtigsten Leistungen in den jeweiligen Positionen deutlich. Achte darauf, dass jede Station gezielt auf die in der Stellenausschreibung genannten Anforderungen abgestimmt ist – am besten mit konkreten Erfolgen, die messbar sind. So kannst du dich von anderen Kandidaten abheben und stellst sicher, dass du einen seriösen und ernstzunehmenden Eindruck hinterlässt. Das folgende Beispiel veranschaulicht, wie sich die Berufserfahrung im Lebenslauf als Sekretär überzeugend präsentieren lässt.

Sieh dir anhand des Beispiels oben einige der Fallstricke an, die du im Abschnitt Berufserfahrung vermeiden solltest. Schlecht dargestellte Berufserfahrung konzentrieret sich oft zu stark auf alltägliche Aufgaben, statt Erfolge und wichtige Erfahrungen hervorzuheben. Wenn du deine bisherigen Tätigkeiten als Sekretär nur vage beschreibst und deine Leistungen nicht mit konkreten Nachweisen belegst, wirst du keinen bleibenden Eindruck beim Leser hinterlassen.

Hard und Soft Skills

Bei den sogenannten Skills im Lebenslauf unterscheidet man zwischen Hard und Soft Skills – erlernten Fähigkeiten und persönlichen Kompetenzen oder Eigenschaften. Eine Kombination von Hard Skills wie umfassende MS-Office und Soft Skills wie starke teamorientierte Zusammenarbeit ist ideal, um deine Eignung als Sekretär zu unterstreichen.

Praktische Fertigkeiten

Hard Skills bezeichnen erlernbare, messbare Fähigkeiten, die du im Beruf als Sekretär gewinnbringend einsetzen kannst. Statt gängige Skills zu nennen, solltest du dich auf Kenntnisse fokussieren, die seltener sind und dich als qualifizierten Sekretär auszeichnen. Achte darauf, diese maßgeschneidert darzustellen und Personalverantwortliche zum Beispiel mit deiner Expertise im Bereich strukturierte Terminkoordination zu überzeugen. Wenn du in deiner beruflichen Laufbahn weiterkommen möchtest, solltest du immer darauf achten, dass deine Hard Skills dem jeweiligen Anforderungsprofil entsprechen – je größer die Deckungsgleichheit, desto besser deine Chancen.

Wirklich relevante Hard Skills zeichnen sich dadurch aus, dass sie nicht nur gefragt, sondern auch nicht alltäglich sind. So steigerst du deine Erfolgsaussichten im Bewerbungsverfahren auf eine Stelle als Sekretär.

Unten stehend findest du eine Auswahl an fachlichen Fähigkeiten, die in Bewerbungen für eine Stelle als Sekretär besonders gefragt sind.

Persönliche Stärken und Kompetenzen

Soft Skills sind individuelle Eigenschaften und soziale Fähigkeiten, die in vielen Berufsfeldern und unabhängig von der Branche eine zentrale Rolle spielen. Da sie für viele Arbeitgeber einen zunehmend hohen Stellenwert einnehmen, sind Kompetenzen n wie ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und starke mündliche Kommunikation für eine Bewerbung als Sekretär ein absoluter Pluspunkt.

Vor allem Stärken, die vielseitig einsetzbar sind und den Anforderungen eines sich wandelnden Arbeitsumfelds gerecht werden, können für eine erfolgreiche Bewerbung als Sekretär entscheidend sein. Du solltest also darauf achten, dass du solche Kompetenzen angibst, die in deiner Branche gefragt sind und ein gewisses Alleinstellungsmerkmal darstellen. Mit dem Lebenslauf-Generator von Jobseeker findest du u. a. eine Liste von Skills, die zu deiner angestrebten Stelle passen – ideal, wenn du nicht weißt, welche deiner Eigenschaften du wählen solltest.

Die folgende Liste enthält Eigenschaften und Soft Skills, die für deinen Lebenslauf als Sekretär besonders relevant sein können.

Ausbildung

Gib hier deine abgeschlossenen Ausbildungen sowie Studiengänge an, die für die angestrebte Stelle als Sekretär von Bedeutung sind.

Auch wenn ein Abschluss für eine erfolgreiche Bewerbung als Sekretär nicht zwingend erforderlich ist, empfiehlt es sich, absolvierte Kurse und Zertifikate hervorzuheben, die deine Fähigkeiten belegen, wie etwa geprüfte Office-Managerin IHK oder Fachwirt Sekretariat IHK.

Füge für jeden Eintrag folgende Informationen hinzu: Qualifikation, Bildungseinrichtung, Ort der Einrichtung und Zeitraum deiner Ausbildung. Führe alle Kenntnisse auf, die dich als Sekretär qualifizieren – dazu gehören Auszeichnungen, Projekte oder praktische Erfahrungen aus der Ausbildung. So entsteht ein Lebenslauf, der dein Profil schärft, Neugier weckt und dich als ideale Besetzung für die angestrebte Stelle präsentiert.

Solltest du während deiner Ausbildung ehrenamtlich tätig gewesen sein oder in einem Verein mitgewirkt und dabei wertvolle Fähigkeiten erworben haben, kannst du auch diese unter „Ausbildung“ aufführen.

Zertifizierungen und Kurse

Relevante Zertifikate und Schulungen sind ein starkes Plus – sie belegen deine Qualifikation als Sekretär und schaffen zusätzliches Vertrauen. Du zeigst nicht nur, dass du auf dem aktuellen Stand bleibst, sondern stellst damit auch deine Lernbereitschaft unter Beweis. Wie bei allen Informationen im Lebenslauf solltest du jedoch unbedingt darauf achten, dass deine Angaben aktuell sind – veraltete Kenntnisse kannst du getrost weglassen.

In der folgenden Liste findest du Beispiele dafür, wie Zertifizierungen richtig dargestellt werden sollten, um bei der Bewerbung als Sekretär den entscheidenden Vorteil zu bringen.

Fremdsprachen

Fremdsprachenkenntnisse sind in fast jeder Branche ein wichtiges Asset. Bei einer Bewerbung können sie den entscheidenden Vorteil gegenüber anderen Kandidaten bringen. Nutze im Lebenslauf als Sekretär am besten anerkannte Referenzrahmen, um dein tatsächliches Sprachniveau präzise darzustellen.

Möchtest du deine Sprachbeherrschung möglichst nachvollziehbar darstellen, dann solltest du auf Begriffe wie „Grundlagen“ oder „fortgeschritten“ verzichten. Orientiere dich lieber an einem Standard wie dem Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmen für Sprachen, der die Sprachkompetenz nachvollziehbar in sechs Niveaustufen unterteilt. Diese sehen wie folgt aus:

• A1 – Anfänger
• A2 – Grundlegende Kenntnisse
• B1 – Fortgeschrittene Sprachverwendung
• B2 – Selbstständige Sprachverwendung
• C1 – Fachkundige Sprachverwendung
• C2 – Nahezu muttersprachliche Kenntnisse

Optionale Abschnitte

Um deine Eignung für eine Position als Sekretär weiter zu unterstreichen, kannst du optional zusätzliche Abschnitte zu deinem Lebenslauf hinzufügen. Wähle nur solche Inhalte aus, die für deine Bewerbung relevant sind und deine Qualifikation überzeugend abrunden.

Hobbys und Freizeitbeschäftigungen

Angaben zu Hobbys und Interessen können deine Fähigkeiten und Eigenschaften unterstreichen. Diese Informationen sind vor allem dann ideal, wenn du noch keine echte Berufserfahrung vorweisen kannst, die als Sekretär relevant ist. Erwäge, Hobbys und Interessen in deinen Lebenslauf als Sekretär aufzunehmen, die dir helfen, deine Persönlichkeit zu zeigen und Aspekte hervorzuheben, die in anderen Bereichen deiner Bewerbung nicht zur Geltung kommen.

Ehrenamtliche und soziale Engagements

Auch durch freiwilliges Engagement lässt sich wertvolle Erfahrung sammeln – gib daher entsprechende Tätigkeiten an, um deine Eignung als Sekretär zu unterstreichen. Auch bei ehrenamtlichen Tätigkeiten gilt: Gib Position, Organisation, Zeitraum und relevante Tätigkeiten an – am besten im Stil deiner Berufserfahrungen.

Referenzen

Füge Referenzen nur zum Lebenslauf als Sekretär hinzu, wenn sie ausdrücklich verlangt werden – am besten prüfst du die Stellenanzeige dahingehend. Sollte es gewünscht sein, füge zwei bis drei berufliche Referenzpersonen samt Kontaktdaten hinzu, nachdem du deren Einverständnis eingeholt hast.

Die besten aktiven Verben für den Lebenslauf als Sekretär

Beschreibe deine als Sekretär relevante Berufserfahrung am besten mit aktiven Verben und einer proaktiven Wortwahl im Lebenslauf. Verzichte auf die Möglichkeitsform, um deine Erfolge und Leistungen überzeugend und selbstbewusst zu kommunizieren. Formuliere deine Erfolge im Bereich Bürowesen mit dynamischen Verben und streiche den Passiv ebenso wie leere Phrasen. So zeigst du klar und selbstsicher, welchen Unterschied du konkret in deinen Rollen bewirkt hast.

So geht's: Beispiel für einen Lebenslauf als Sekretär

Nachdem wir nun die wichtigsten Abschnitte behandelt haben, die in deinem Lebenslauf als Sekretär enthalten sein sollten, sehen wir uns an, wie alles zusammenkommt. Im folgenden Beispiel siehst du, wie die oben diskutierten Informationen in eine fertige Vorlage eingeflossen sind – das Endergebnis sieht so aus.

Du bist dir nicht sicher, wie deine Angaben auf eine Seite komprimiert aussehen? Unsere Lebenslauf-Beispiele zeigen dir, wie du trotzdem überzeugend bleibst.

Was ist ein ATS-freundlicher Lebenslauf?

Sogenannte Applicant Tracking Systems (ATS) erleichtern Personalverantwortlichen die Verwaltung und Vorauswahl von Bewerbungen. Sie übernehmen zeitaufwändige und ressourcenintensive Aufgaben – besonders praktisch bei heiß begehrten Stellen, denn diese Programme können Unterlagen schnell und zuverlässig scannen, um sie anhand vordefinierter Schlüsselwörter auf ihre Eignung zu prüfen.

Es gibt verschiedene Dinge, die du berücksichtigen solltest, wenn du einen ATS-optimierten Lebenslauf als Sekretär erstellen möchtest, der deine Erfolgschancen im Bewerbungsprozess verbessert. Die besten Tipps findest du hier:

• Ein klar gegliederter Lebenslauf in gängigem Format stellt sicher, dass ATS-Systeme deine Angaben richtig einordnen – funktionale oder antichronologische Layouts sind dafür besonders geeignet.
• Achte auf die strategische Verwendung von Schlüsselbegriffen im gesamten Lebenslauf. Sie helfen der ATS-Software, deine Bewerbung mit der Stellenbeschreibung bzw. dem Tätigkeitsprofil als Sekretär abzugleichen. Je höher die Übereinstimmung, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass deine Unterlagen von einem Menschen weiter geprüft werden.
• Strukturiere deinen Lebenslauf als Sekretär mit klaren, prägnanten Überschriften, die dem klassischen Aufbau folgen und eine schnelle und logische Orientierung ermöglichen.
• Verwende ein klares, übersichtliches Lebenslauf-Design, das die Lesbarkeit der Inhalte unterstützt. Setze auf einfache Schriftarten sowie dezente Farb- und Designelemente, die nicht vom Text ablenken.
• Verzichte im Lebenslauf als Sekretär auf komplexe Formulierungen und setze auf eine klare, direkte Sprache, die sowohl von Menschen als auch von digitalen Programmen schnell und einfach erfasst werden kann.

Nutze die Lebenslauf-Vorlagen von Jobseeker, um bei deiner Bewerbung als Sekretär nichts dem Zufall zu überlassen – sie sind klar gegliedert, inhaltlich fundiert, von HR-Exerpten geprüft und für ATS-Systeme optimiert.

Fazit: Das Wichtigste rund um den Lebenslauf als Sekretär auf einen Blick

Alles in allem kommt es bei der Bewerbung – wie auch sonst im Leben – auf einen überzeugenden ersten Eindruck an. Das Erscheinungsbild spielt daher neben dem eigentlichen Inhalt eine entscheidende Rolle – und zwar für den Lebenslauf als Sekretär ebenso wie für das Bewerbungsschreiben.

Wenn du Wert auf Professionalität und ATS-Tauglichkeit legst, dann nutze unser Karriereportal für praxisnahe Tipps und erstelle deinen Lebenslauf mit unseren praktischen und benutzerfreundlichen Vorlagen.

Quellenangaben

1. Universität zu Köln, KURZINFO LEBENSLAUF
2. Jobseeker, HR-Trends im Überblick