Curriculum da segretaria

Se pensi che scrivere un buon curriculum da segretaria sia complicato, non sei il solo. Un CV ben fatto è uno strumento strategico in grado di riflettere al meglio chi sei, cosa sai fare e dove vuoi andare. Un buon CV riesce a mettere in primo piano ciò che conta per quel ruolo, creando un filo logico tra ciò che sai fare nel settore amministrazione e ciò che vuoi ottenere. Chi lo legge deve capirlo in pochi secondi. Deve persuadere e incuriosire dando al contempo dati precisi e verificabili. E molto altro. Ecco perché abbiamo raccolto tutti i consigli indispensabili per creare un curriculum come si deve: seguendo punto per punto i nostri suggerimenti, avrai un CV all’altezza delle aspettative di settore, con tutte le carte in regola per avanzare nella selezione. Pronto per cominciare?

Sezioni principali del curriculum da segretaria

Il curriculum vitae è un documento che serve per un obiettivo preciso – ottenere il lavoro che cerchi – ma è anche un testo da leggere: se le informazioni non sono esposte in modo chiaro e strutturato, non avrà alcuna efficacia. Ecco perché un buon CV da segretaria deve essere suddiviso in sezioni. Chi non ha un lungo percorso professionale alle spalle, darà più spazio alla formazione e alle competenze anziché all’esperienza lavorativa. L’ordine e la tipologia di sezioni, infatti, può (e deve) variare in base alle caratteristiche del tuo profilo, così che il tuo curriculum da segretaria ne rispecchi al meglio i punti di forza.

Qualunque sia il tuo profilo, e per scegliere quali contenuti includere nel curriculum, è buona norma tener presente ciò che i recruiter si aspettano di trovare, e cioè le sezioni principali di un CV: sono indicate una per una qui sotto.

Intestazione

Che cos'è che distingue inequivocabilmente l'identità di ciascuno? I dati personali. Nell'intestazione di un curriculum da segretaria bastano quelli di contatto, così che i recruiter possano evenutalmente ricontattarti: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e, a tua discrezione, indirizzo o città e paese di residenza. A queste informazioni di base si può aggiungere il profilo LinkedIn, che è un ottimo complemento al curriculum, se curato bene e con un approcio professionale. A questo proposito, ricorda che l'indirizzo email deve essere composto da nome e cognome (senza abbreviazioni, vezzeggiativi, nickname).

Può sembrare scontato ma non lo è: rileggi bene. Basta un refuso - un numero al posto di un altro nel numero di telefono, un punto in più nell'email - per impedire ai selezionatori di comunicare con il candidato.

Profilo professionale

Il profilo professionale del curriculum da segretaria, detto anche profilo personale, sommario o semplicemente profilo, è la sezione che presenta i punti più qualificanti del CV. Il profilo non occupa più di un breve paragrafo (poche righe): quanto basta a esporre competenze o esperienze chiave, oppure obiettivi raggiunti e, perché no, obiettivi futuri.

Il profilo, in sostanza, apre il curriculum per presentarti subito nel modo migliore, e proprio per questo è bene scriverlo per ultimo, dopo aver scelto come organizzare il resto del CV.

Ogni affermazione, nel profilo di un CV da segretaria come si deve, è supportata dai contenuti del CV. Con un linguaggio sintetico e concreto, trasmette un’immagine di professionalità e stimola l’interesse ad approfondire. L'esempio di profilo che segue è ottimo.

Qui sopra, un profilo da non prendere come esempio. Se dà spazio a informazioni generiche, presentandole in modo poco preciso e poco ordinato, il profilo di un segretario non avrà efficacia comunicativa. Il risultato? Chi legge non avrà voglia di proseguire.

Esperienza lavorativa

In un buon curriculum da segretaria, come in ogni CV, la sezione delle esperienze professionali ha un ruolo centrale e come tale va curata con grande attenzione. Prima regola: selezionare soltanto i dati di rilievo e riportarli in modo immediatamente comprensibile. Le informazioni devono sempre essere aggiornate al momento in cui scrivi, in modo da comprendere la situazione attuale. Seleziona solo le esperienze pertinenti alla posizione per cui ti candidi, e quindi al settore amministrazione (lo spazio nel CV è limitato: va utilizzato con attenzione). Infine, se lavori da molti anni, organizza i dati in ordine cronologico inverso, partendo cioè dai più recenti.

Per fornire ai recruiter un quadro chiaro e completo di ciò che hai fatto e del contributo che hai dato nelle diverse esperienze lavorative, indica per ciascuna il nome dell’organizzazione o azienda, la durata della collaborazione e descrivi con precisione ruoli, mansioni, obiettivi raggiunti. Così verrà fuori l'identikit professionale di un segretario a cui non manca niente per iniziare il nuovo impiego.

La sezione esperienze lavorative di un segretario, se ben fatta, presenta i contenuti suddivisi in elenchi puntati e mette in luce gli aspetti di rilievo, come i compiti svolti (gestire agenda aziendale, organizzare riunioni periodiche, gestire corrispondenza entrante, per esempio), i risultati, nonché dati quantitativi come numeri o percentuali: elementi concreti, che dimostrano nei fatti il valore del tuo contributo. Può infine includere delle parole chiave in grassetto, come i requisiti indicati nell'annuncio di lavoro. Qui sotto, un esempio di sezione per le esperienze professionali ben fatto.

Hai appena letto, qui sopra, una sezione esperienze lavorative che potrebbe non funzionare. Se le informazioni sono troppe e prive di un ordine logico, oppure troppo poche e senza elementi significativi, la sezione esperienze professionali perde efficacia: stai compilando una lista troppo fitta di dati o, al contrario, troppo scarna, senza evidenziare ruoli, compiti o risultati concreti? Rischierai di lasciare un'impressione confusa e approssimativa.

Competenze

Mettere opportunamente in evidenza le competenze utili al ruolo di segretario (per esempio gestione agenda elettronica, comunicazione efficace, riservatezza professionale), serve ad attrarre l'attenzione dei recruiter. Organizzare bene la sezione delle competenze per il settore amministrazione non è complicato, ma richiede attenzione. Qui di seguito vediamo come procedere passo dopo passo.

Competenze tecniche (hard skill)

Tra i requisiti fondamentali che compaiono nelle job description figurano spesso le cosiddette hard skill: si tratta delle competenze tecniche, strettamente legate a uno specifico ambito professionale e non generalizzabili. Poiché riflettono una preparazione specifica, le hard skill danno al curriculum un’impronta ben definita. Vanno inserite nella sezione delle competenze, chiarendo bene in cosa consiste ogni singola conoscenza se non immediatamente comprensibile. Meglio concentrarsi sulla qualità delle informazioni che sulla quantità. Un altro aspetto importante è il livello di padronanza, che nel caso delle hard skill si può spesso misurare con precisione, per esempio con test standardizzati o prove ad hoc, i cui risultati vanno inclusi nel CV.

Come scegliere le competenze tecniche da inserire nel curriculum da segretaria? In base alla rilevanza che hanno rispetto al ruolo per cui ti stai candidando. Una volta scelte, è buona norma disporle in ordine di importanza (se sono tutte ugualmente rilevanti, puoi invece metterle in ordine di padronanza).

Di seguito trovi una selezione di hard skill rilevanti per un segretario.

Competenze trasversali (soft skill)

Le soft skill, ovvero le competenze trasversali (dette anche competenze personali o trasferibili), sono abilità che trovano applicazione in contesti professionali molto diversi tra loro - teoricamente, in tutti. Settore amministrazione incluso. Inserici le tue competenze trasversali (comunicazione efficace, capacità organizzative, ecc.) nella sezione creata apposta. Così non sfuggiranno a chi legge e renderanno il tuo curriculum da segretaria più allettante.

Nei curriculum con poca esperienza nel settore amministrazione, di studenti e neolaureti, le soft skill possono essere un'arma vincente. In quelli con un background professionale solido, invece, è utile citarle solo se sono perfettamente allineate con le responsabilità del ruolo. Anche se le competenze personali non sempre possono essere misurate con precisione, è di prassi fornire comunque una stima del livello di competenza.

Qui di seguito un elenco di competenze trasversali importanti per la professione di segretario.

Formazione

Qual è il tuo percorso di studi? Lo racconta la sezione del curriculum da segretaria appositamente dedicata alla formazione.

Visto che la professione di segretario non ha bisogno di laurea, come usare la sezione? Per inserire i corsi o le certificazioni che attestano capacità utili (contabilità di base, dattilografia veloce, ecc.), oltre al diploma di scuola superiore.

Ciò che conta è essere chiari: chi legge (recruiter o futuro datore di lavoro) deve capire subito che cosa hai studiato, dove, per quanto tempo, con quali risultati. Per ogni titolo conseguito bisogna indicare il nome completo dell'istituto che lo ha rilasciato, inclusa la città in cui si trova, gli anni di frequenza, la votazione finale.

Mentre i professionisti di lungo corso possono limitarsi alle informazioni di base, chi ha appena concluso gli studi può indicare anche qualcosa in più, come i principali argomenti studiati, se pertinenti rispetto al ruolo. In ogni caso, e come sempre, la sezione deve essere ordinata, facilmente leggibile e aggiornata.

Corsi, certificazioni, attestati

Se hai acquisito una specifica competenza al di fuori della scuola superiore o dell'università, utile al ruolo per cui ti stai candidando, è bene che recruiter e datori di lavoro lo sappiano. Per questo indicare corsi, certificazioni e attestati nel curriculum può essere utile. Anche nel tuo CV da segretaria. Nel contesto attuale, caratterizzato dall'evoluzione costante delle competenze richieste, la formazione continua è diventata imprescindibile. Le certificazioni rappresentano uno strumento efficace per attestare la capacità di aggiornamento e per integrare competenze operative spesso non coperte dai percorsi universitari. In diversi ambiti, risultano determinanti per la progressione di carriera o per l’accesso a nuove opportunità professionali.

Ciò detto, affinché questo tipo di informazione sia efficace, serve scegliere quelle davvero rilevanti per il ruolo che ti interessa nel settore amministrazione e indicare con chiarezza, per ciascuna certificazione o attestato, chi li ha rilasciati, come si è svolto il corso e quando è stato completato.

Di seguito mostriamo un elenco di certificazioni che possono servire a un segretario.

Competenze linguistiche

Nel CV le lingue straniere contano, a prescindere dal settore nel quale si opera o si vorrebbe operare. E devono essere presentate in modo professionale. Ogni lingua deve essere accompagnata dal livello di padronanza, per far capire a chi legge quanto e come la conosci. Segnala anche qual è la tua lingua nativa (che non è da dare per scontata). E dedica a tutte queste informazioni una sezione apposita.

• Francese - avanzato
• Inglese - intermedio
• Tedesco - base

Ma siccome le competenze lingistiche possono essere quantificate con precisione e valutazioni standard, perché non fare riferimento a quelli? Il QCER, per esempio, che è il quadro di valutazione usato in Europa, oppure i test ufficiali delle singole lingue, come quelli proposti dagli istituti culturali nazionali o dalle università.

• A1: Livello base
• A2: Livello elementare
• B1: Livello intermedio
• B2: Livello intermedio superiore
• C1: Livello avanzato
• C2: Livello di padronanza

Sezioni non obbligatorie

Se il tuo curriculum da segretaria ha ancora un po' di spazio, oltre alle sezioni principali che abbiamo sopradescritto, puoi valutare se inserire una (o più) sezioni opzionali. Come dice la parola si tratta di sezioni facoltative, non indispensabili. Rappresentano un'opzione valida soprattutto in un CV da segretaria di chi è all'inizio del percorso professionale, e come sempre devono essere incluse soltanto se funzionali alla candidatura.

Hobby e interessi

La sezione dedicata a hobby e interessi viene in genere compilata da studenti o neolaureati con poche esperienze lavorative nel settore amministrazione, ma non esclusivamente. Può anche essere la 'ciliegina sulla torta' del curriculum di un professionista. A patto che l'hobby indicato svolga la funzione giusta. La regola da seguire è semplice: scegli attività che dimostrano predisposizione, attinenza o specifiche competenze connesse alla candidatura e coerenti con il resto del curriculum da segretaria. Così, anche un passatempo può diventare in un'informazione strategica, utile per la valutazione di chi legge il CV.

Volontariato

Chi svolge con dedizione attività di volontariato sviluppa in genere abilità utili anche sul piano lavorativo. Se è così, perché non inserire una sezione per il volontariato nel CV? Le competenze rilevanti per il ruolo che cerchi devono sempre essere valorizzate, anche se non acquisite in ambito professionale propriamente detto. Per evidenziarle con efficacia nel tuo curriculum da segretaria, specifica ente, ruolo, compiti portati a termine, risultati, come faresti per una qualsiasi esperienza lavorativa.

Referenze

Le persone con le quali hai collaborato, come ex colleghi, datori di lavoro o anche professori, possono testimoniare la tua professionalità. In questo caso, indicare le loro referenze nel CV offre ai recruiter una conferma esterna della tua affidabilità, rendendo più solide le tue credenziali. Le referenze non devono essere numerose: due vanno benissimo, se ben scelte, e complete di tutti i dati di contatto. In genere però è l'azienda, in fase di selezione, a richiederle. Di conseguenza, nel tuo curriculum da segretaria sarà sufficiente inserire una frase che indichi la disponibilità a fornirle, come "Le referenze saranno inviate previa richiesta".

Le parole giuste per un perfetto curriculum da segretaria

Contesto, interlocutore e scopo finale richiedono specificità, il che significa che le parole da includere nel CV devono essere scelte con strategia. Anche perché il curriculum ha limiti di spazio invalicabili. La regola che vince sempre è evitare i giri di parole: dire l'essenziale con una sintassi semplice, verbi concreti nonché cifre, se possibile, per quantificare i risultati.

Esempio di curriculum da segretaria

Ecco come si presenta un curriculum da segretaria completo di tutte le sezioni principali, organizzate in modo rigorosamente professionale:

Che aspetto ha un curriculum davvero professionale? Quali sono il layout e i colori più efficaci per attrarre l'attenzione di recruiter e datori di lavoro? Per averne un'idea, guarda i nostri esempi di curriculum e prendi ispirazione.

Come superare la prima selezione con un CV a prova di ATS

Si chiamano, per esteso, Applicant Tracking System, in acronimo ATS, e servono per automatizzare la gestione delle candidature. Aiutano le grandi aziende a gestire la prima selezione, quando arrivano migliaia di CV. Sono soprattutto le parole chiave a determinare il comportamento degli ATS, e di conseguenza il loro 'giudizio' sul CV: se tali keyword (che in genere descrivono ruolo e competenze tipiche di un segretario) sono presenti nel curriculum, allora il semaforo tendenzialmente è verde, e il curriculum può arrivare al recruiter. Altrimenti no.

Un CV a prova di ATS è perciò imperativo. Ecco come farlo.

• Prima di tutto, cerca le keyword: in genere corrispondono a competenze, qualifiche e termini relativi alla professione.
• Distribuisci le keyword nel tuo curriculum da segretaria in posizioni di rilievo, come titoletti o parti di testo in bold.
• Non dare per scontato che l’ATS capisca le abbreviazioni: se non coincidono con quelle usate nella job description, non usarle.
• Tabelle e grafici possono compromettere la lettura degli ATS: meglio limitarne l'uso.
• Organizza tutte le informazioni in modo strutturato e salva in .pdf, che è il formato preferito anche dagli ATS.

Con Jobseeker, puoi creare un curriculum da segretaria ATS-friendly, scegliere tra tantissimi modelli di curriculum diversi, modificare e aggiornare template e contenuti in un click.

Ricapitolando: le regole essenziali per creare il perfetto curriculum da segretaria

Le prime parole d'ordine per un perfetto curriculum da segretaria sono chiarezza e struttura, perché il CV deve prima di tutto essere ben organizzato e da leggere in pochi secondi. Usa sezioni ben definite, elenchi puntati, parole chiave, il tutto in un layout ordinato in grado di accompagnare scorrevolmente la lettura. Sul fronte del 'che cosa dire', la domanda da porsi è: sto scrivendo per raccontare tutto ciò che ho fatto… o solo ciò che serve davvero per ottenere il lavoro? L'approccio giusto è il secondo: riserva al CV le informazioni rilevanti, non altre, supportandole con dati concreti.

Ultima (ma non per importanza) regola fondamentale: esprimi chiaramente le ragioni per cui vuoi quel ruolo e perché hai scelto proprio quell’azienda. Il curriculum non è soltanto una scheda tecnica, ma anche un modo per far arrivare la tua personalità e motivazione. Inizia subito a creare il tuo con Jobseeker!

Fonti:

1. Università Cattolica del Sacro Cuore, Gli strumenti per la ricerca attiva del lavoro
2. Jobseeker, Trend e statistiche dal mondo delle Risorse Umane