Curriculum da office manager

Puoi avere tutta l'esperienza del mondo, ogni singola competenza richiesta, la motivazione più forte, ma se il tuo curriculum da office manager non lo dimostra, sarà come se non le avessi. Un curriculum efficace per il settore gestione aziendale mette in luce le esperienze più rilevanti, valorizza le competenze chiave, guida chi lo legge dritto al punto, in modo persuasivo ma concreto, e può davvero fare la differenza tra essere notati e andare avanti oppure rimanere indietro. Ecco perché abbiamo raccolto tutti i consigli indispensabili per creare un curriculum come si deve: seguendo punto per punto i nostri suggerimenti, avrai un CV all’altezza delle aspettative di settore, con tutte le carte in regola per avanzare nella selezione. Pronto per cominciare?

Sezioni principali del curriculum da office manager

Il primo passo per creare un CV da office manager come si deve è pensare alla sua struttura come a una mappa: ogni sezione deve aiutare il recruiter a orientarsi facilmente tra le tue esperienze. Un CV ben organizzato non solo facilita la lettura, ma trasmette anche professionalità e attenzione ai dettagli.

L'importante è che ogni sezione sia organizzata con precisione e contenga i dati utili per la valutazione del candidato. Le sezioni principali del CV sono quelle che troverai qui di seguito.

Intestazione

Che cos'è che distingue inequivocabilmente l'identità di ciascuno? I dati personali. Nell'intestazione di un curriculum da office manager bastano quelli di contatto, così che i recruiter possano evenutalmente ricontattarti: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e, a tua discrezione, indirizzo o città e paese di residenza. A queste informazioni di base si può aggiungere il profilo LinkedIn, che è un ottimo complemento al curriculum, se curato bene e con un approcio professionale. A questo proposito, ricorda che l'indirizzo email deve essere composto da nome e cognome (senza abbreviazioni, vezzeggiativi, nickname).

Infine, per quanto possa sembrare scontato, non dimenticare di rileggere bene e verificare che non ci siano refusi nei dati di contatto: una svista nel numero di telefono, o un punto in più o in meno nell'email, possono costare il colloquio!

Profilo professionale

I recruiter vogliono individuare subito le qualità di rilievo del candidato: per questo c'è il profilo professionale, e cioè la sezione che presenta le caratteristiche più importanti del tuo curriculum da office manager. Il profilo non occupa più di un breve paragrafo (poche righe): quanto basta a esporre competenze o esperienze chiave, oppure obiettivi raggiunti e, perché no, obiettivi futuri.

Siccome è una sorta di sintesi, accattivante e persuasiva, di tutto il CV, si raccomanda di scriverlo alla fine nonostante sia in apertura.

Tono diretto, chiaro e coinvolgente, senza compromessi sulla solidità dei contenuti: ogni punto descritto trova riscontro nel resto del curriculum, trasmette professionalità ed è anche in grado di invogliare chi legge a proseguire. Ecco le caratteristiche del profilo che ci vuole per un CV da office manager ben fatto. Di seguito, un profilo che può a buon diritto aprire il CV.

Qui sopra, un profilo che non presenta al meglio il candidato. Il profilo di un office manager risulta poco efficace quando si dilunga troppo, ripete concetti già espressi o resta sul generico. In questi casi, finisce per diventare una copia sbiadita del curriculum completo, povera di elementi davvero rilevanti. Invece di incuriosire, rischia di generare confusione e spegnere l’attenzione.

Esperienza lavorativa

In un buon curriculum da office manager, come in ogni CV, la sezione delle esperienze professionali ha un ruolo centrale e come tale va curata con grande attenzione. Prima regola: selezionare soltanto i dati di rilievo e riportarli in modo immediatamente comprensibile. In genere, e soprattutto se le esperienze sono molte, è consigliato disporle in ordine cronologico inverso, e cioè dalla più alla meno recente. In secondo luogo, si raccomanda di inserire soltanto quelle funzionali alla candidatura (e quindi pertinenti al settore gestione aziendale): lo spazio nel CV è poco e prezioso, ed è imperativo usarlo bene. Infine, devono essere sempre aggiornate al presente.

Per fornire ai recruiter un quadro chiaro e completo di ciò che hai fatto e del contributo che hai dato nelle diverse esperienze lavorative, indica per ciascuna il nome dell’organizzazione o azienda, la durata della collaborazione e descrivi con precisione ruoli, mansioni, obiettivi raggiunti. Così verrà fuori l'identikit professionale di un office manager a cui non manca niente per iniziare il nuovo impiego.

Per creare una sezione esperienze lavorative gradita ai recruiter, e cioè scorrevole e ben fatta, puoi procedere così: usa elenchi puntati per organizzare le informazioni; evidenzia i compiti svolti (coordinare attività amministrative UN, gestire archivi e documenti, supervisionare team supporto operativo e così via), i risultati ottenuti e i dati misurabili, come numeri o percentuali, per dimostrare il tuo valore con esempi precisi. Infine metti in grassetto le parole chiave presenti nella job description (in genere corrispondono ai 'must have' di un office manager con un profilo perfettamente allineato alla candidatura). Ecco una sezione esperienze lavorative organizzata come si deve.

Qui sopra, una sezione esperienze professionali meno efficace. Se le informazioni sono troppe e prive di un ordine logico, oppure troppo poche e senza elementi significativi, la sezione esperienze professionali perde efficacia: stai compilando una lista troppo fitta di dati o, al contrario, troppo scarna, senza evidenziare ruoli, compiti o risultati concreti? Rischierai di lasciare un'impressione confusa e approssimativa.

Formazione

La sezione del curriculum da office manager che dà spazio alla formazione è quella che spiega gli studi che hai fatto.

Dal momento che per lavorare come office manager serve una laurea, il tuo curriculum dovrà includere chiaramente questo titolo nella sezione della formazione. Chi ha seguito percorsi post-laurea, master o altri corsi pertinenti non dimentichi di precisarlo: ogni elemento che sottolinei una preparazione avanzata nella professione è un plus.

Chi legge deve avere tutti i dati principali al riguardo: occupano in genere poche righe, ma sono indispensabili per rendere pienamente comprensibile il tuo percorso, che sia stato lungo e articolato oppure breve e mirato. Ogni qualifica formativa va accompagnata da informazioni specifiche, nella fattispecie il nome e il tipo di istituto, dove si trova, le date di inizio e fine percorso o di conseguimento del titolo con relativa valutazione.

Hai appena finito gli studi? Sfrutta la sezione formazione per raccontare qualcosa in più: corsi professionalizzanti, progetti mirati, seminari specifici. Hai già anni di carriera alle spalle? Bastano le informazioni essenziali. Qualunque sia il tuo profilo, non dimenticare le parole d'ordine: ordine e chiarezza.

Competenze

Nel curriculum di un office manager sono in genere richieste competenze ad hoc (utilizzo sistemi ERP, comunicazione efficace, contabilità generale e fiscaleecc.). Evidenziarle nel modo giusto aumenta l’impatto del CV. Organizzare bene la sezione delle competenze per il settore gestione aziendale non è complicato, ma richiede attenzione. Qui di seguito vediamo come procedere passo dopo passo.

Competenze tecniche (hard skill)

Vengono in genere elencate tra le condizioni necessarie per accedere a una posizione lavorativa e indicano conoscenze specialistiche in un determinato ambito: sono le hard skill, o competenze tecniche. Poiché riflettono una preparazione specifica, le hard skill danno al curriculum un’impronta ben definita. Vanno inserite nella sezione delle competenze, chiarendo bene in cosa consiste ogni singola conoscenza se non immediatamente comprensibile. Meglio concentrarsi sulla qualità delle informazioni che sulla quantità. Nel caso delle hard skill, conta anche il livello di competenza: si tratta spesso di conoscenze valutabili in modo oggettivo, tramite appositi test. Se ne disponi, indica il punteggio (voto o livello) che hai raggiunto.

Come scegliere le competenze tecniche da inserire nel curriculum da office manager? In base alla rilevanza che hanno rispetto al ruolo per cui ti stai candidando. Una volta scelte, è buona norma disporle in ordine di importanza (se sono tutte ugualmente rilevanti, puoi invece metterle in ordine di padronanza).

Di seguito trovi una selezione di hard skill rilevanti per un office manager.

Competenze personali (soft skill)

Le competenze trasversali, in inglese soft skill, più comunemente note come competenze personali, sono capacità utili nei più vari contesti lavorativi, anche molto diversi tra loro. Per questo si definiscono anche trasferibili, proprio perché applicabili a tanti ambiti differenti (settore gestione aziendale incluso). Inserici le tue competenze trasversali (gestione del tempo, comunicazione efficace, ecc.) nella sezione creata apposta. Così non sfuggiranno a chi legge e renderanno il tuo curriculum da office manager più allettante.

Nei CV junior del settore gestione aziendale sono carte da giocare importanti, perché possono almeno in parte sopperire alla mancanza di lunga esperienza. In quelli senior è meglio includere soltanto soft skill altamente mirate, e cioè indispensabili al ruolo. Come esprimere il livello di padronanza delle competenze personali? In assenza di valutazioni numeriche, puoi optare per una semplice autovalutazione, oppure contestualizzarle con esempi pratici (indicando per esempio come le hai acquisite e con quali risultati).

Per il ruolo di office manager, possono servire le seguenti competenze trasversali.

Competenze linguistiche

Parlare più lingue è un asset, in uno scenario del lavoro come quello di oggi che è senza confini. Ecco perché, in un CV che si rispetti, occorre inserire anche le competenze linguistiche. L'ideale è predisporre una sezione dedicata, in cui segnalare la lingua madre seguìta dalle lingue secondarie, da indicare in ordine di padronanza. A questo proposito, sappi che è molto importante far capire bene il livello di conoscenza reale di ogni lingua, facendo riferimento a sistemi di valutazione condivisi.

• Francese - avanzato
• Inglese - intermedio
• Tedesco - base

Quando si vuole esprimere con chiarezza e precisione il grado di padronanza di una lingua, è bene affidarsi a metriche internazionalmente accettate. Una tra le più note è il Quadro Comune Europeo di Riferimento per le Lingue (QCER), che suddivide le competenze in sei livelli, da A1 (principiante) a C2 (competenza eccellente). In alternativa, si possono utilizzare punteggi ottenuti in esami ufficiali, come il TOEFL per la lingua inglese.

• A1: Livello base
• A2: Livello elementare
• B1: Livello intermedio
• B2: Livello intermedio superiore
• C1: Livello avanzato
• C2: Livello di padronanza

Corsi, certificazioni, attestati

Hai frequentato un corso e ottenuto una qualifica utile per il ruolo che ti interessa? Non lasciarla fuori dal tuo CV da office manager. Anche ciò che hai imparato fuori dal percorso scolastico o accademico può fare la differenza. Vediamo quindi come organizzare certificazioni e corsi nel curriculum. Restare fermi, del resto, non è più un’opzione. In uno scenario globale che cambia di continuo, aggiornarsi è una condizione necessaria negli ambiti più diversi. Le certificazioni parlano chiaro: dicono che non hai paura di evolvere e che cerchi strumenti concreti per migliorarti. Spesso sono il ponte tra ciò che sei e ciò che vuoi diventare.

Nel presentare attestati e certificazioni all’interno del curriculum, opta soltanto per quelli pertinenti al settore gestione aziendale e al contesto professionale che ti interessa, specificando chiaramente, per ciascuno, l’istituto, il tipo di percorso svolto, la data di conseguimento.

Per un office manager possono essere rilevanti le seguenti certificazioni.

Sezioni non obbligatorie

In un CV ben fatto, lo spazio non è solo una questione di righe: è un’opportunità. Una volta sistemate le sezioni fondamentali del tuo curriculum da office manager, puoi pensare alle sezioni opzionali. Come dice la parola si tratta di sezioni facoltative, non indispensabili. Rappresentano un'opzione valida soprattutto in un CV da office manager di chi è all'inizio del percorso professionale, e come sempre devono essere incluse soltanto se funzionali alla candidatura.

Hobby e interessi

La sezione dedicata a hobby e interessi viene in genere compilata da studenti o neolaureati con poche esperienze lavorative nel settore gestione aziendale, ma non esclusivamente. Può anche essere la 'ciliegina sulla torta' del curriculum di un professionista. A patto che l'hobby indicato svolga la funzione giusta. La regola da seguire è semplice: scegli attività che dimostrano predisposizione, attinenza o specifiche competenze connesse alla candidatura e coerenti con il resto del curriculum da office manager. Così, anche un passatempo può diventare in un'informazione strategica, utile per la valutazione di chi legge il CV.

Premi e riconoscimenti

Per aggiungere al curriculum da office manager una nota distintiva, in grado di dimostrare inequivocabilmente le tue capacità, puoi aggiungere la sezione dedicata a premi e riconoscimenti. Con Jobseeker, organizzare il CV affinche includa anche queste informazioni sarà semplicissimo. Per essere efficace, il premio o riconoscimento deve essere noto a livello internazionale, nazionale o regionale, a seconda del tipo di candidatura e degli obiettivi che hai. In ogni caso è sempre buona norma specificare e contestualizzare, e cioè fornire tutti i dati necessari a renderne evidente l'importanza (in che cosa consiste, quando è stato conferito, da chi, ecc.).

Volontariato

Il volontariato può essere molto più di un’esperienza personale: quando contribuisce allo sviluppo di competenze trasferibili nel mondo del lavoro, merita spazio nel CV. Per trovare posto nel tuo curriculum da office manager, magari in una sezione dedicata, le attività svolte devono concretamente dimostrare capacità pratiche e applicabili al ruolo di tuo interesse, che il resto del CV non consente di cogliere. Se è così, descrivi l'attività con la stessa precisione che dedicheresti a un impiego lavorativo, indicando nome, tipo di organizzazione e indirizzo, durata, mansioni, obiettivi raggiunti.

Referenze

Se un tuo ex datore di lavoro o un ex collega senior sono disponibili a parlare della buona collaborazione che avete avuto e dei tuoi punti di forza, i loro contatti possono svolgere il ruolo di referenze per il curriclum. Nel curriculum bastano due, al massimo tre, referenze, di cui dovrai indicare nome, ruolo, azienda, contatto (email/telefono). Prima di inserirle, però, non dimenticare di chiedere loro l'autorizzazione a condividere i dati. Tieni presente che le referenze possono avere una sezione dedicata nel tuo curriculum da office manager, ma in genere è l'azienda a farne esplicita richiesta. Per questo motivo, di solito, nel CV si inserisce soltanto una frase come "Le referenze sono disponibili su richiesta".

Quali parole usare in un curriculum da office manager davvero efficace?

Le parole giuste, nel posto giusto, possono fare la differenza per un recruiter, abituato a leggere moli di dati, e molto in fretta. Ecco perché è fondamentale saper usare un linguaggio adatto al curriculum. In generale, tieni presente che funzionano meglio, e cioè tendono a colpire di più l'attenzione, le parole d'azione, i termini concreti, i dati quantitativi, come numeri e percentuali, e le frasi brevi che vanno dritte al punto.

Esempio di curriculum da office manager

Immagina un curriculum da office manager con tutte le caratteristiche giuste per avanzare nella candidatura. Come quello che vedi qui:

Un conto è spiegare come dev'essere fatto un CV, un conto è vederlo: per cogliere al volo che cosa significa organizzare al meglio impaginazione e contenuti, guarda qualche esempio di curriculum vitae.

I trucchi per avere un CV che piace agli ATS

Gli ATS, acronimo per Applicant Tracking System, sono dei programmi a cui è affidata la prima lettura del curriculum. Sono un modo per velocizzare la scrematura delle candidature e, per questo, sono sempre più usati dalle aziende. Per decidere se far passare o meno un CV, gli ATS cercano determinate parole chiave: quelle che caratterizzano il ruolo e che, in genere, sono usate anche nell'annuncio di lavoro per descrivere le principali mansioni e competenze di un office manager.

Un CV a prova di ATS è perciò imperativo. Ecco come farlo.

• Il primo 'ingrediente' che serve sono le keyword, da cercare nella job description: sono quelle che caratterizzano il ruolo e le principali competenze che richiede.
• Inserisci le keyword nel tuo curriculum da office manager ed evidenziale in bold o mettendole in evidenza come titoletti.
• Agli ATS non piacciono molto né le sigle né le abbreviazioni. Se non sono parole chiave, meglio evitarle.
• Tabelle e grafici possono compromettere la lettura degli ATS: meglio limitarne l'uso.
• Organizza tutte le informazioni in modo strutturato e salva in .pdf, che è il formato preferito anche dagli ATS.

Se sei in cerca di un modello di curriculum a prova di ATS, ma anche semplicissimo da modificare, con opzioni di layout e formattazione in linea con i più recenti trend di mercato, prova subito gli strumenti di Jobseeker. Sono fatti apposta per chi, come te, sta cercando lavoro e ti aiuteranno a impostare un perfetto curriculum da office manager.

Ricapitolando: le regole essenziali per creare il perfetto curriculum da office manager

Le prime parole d'ordine per un perfetto curriculum da office manager sono chiarezza e struttura, perché il CV deve prima di tutto essere ben organizzato e da leggere in pochi secondi. Usa sezioni ben definite, elenchi puntati, parole chiave, il tutto in un layout ordinato in grado di accompagnare scorrevolmente la lettura. Sul fronte del 'che cosa dire', la domanda da porsi è: sto scrivendo per raccontare tutto ciò che ho fatto… o solo ciò che serve davvero per ottenere il lavoro? L'approccio giusto è il secondo: riserva al CV le informazioni rilevanti, non altre, supportandole con dati concreti.

Tutto questo va fatto con gli strumenti giusti, ovvero con tool che aiutano a risparmiare tempo e garantiscono esiti a 'prova di recruiter', come quelli di Jobseeker. Così è possibile completare la strategia con la mossa fondamentale: personalizzare sempre CV e lettera di presentazione, adattandoli alle specifiche esigenze dell'annuncio di lavoro.

Riferimenti:

1. Università Cattolica del Sacro Cuore, Curriculum Vitae and Covering Letter
2. Jobseeker, Trend e statistiche dal mondo delle Risorse Umane