Curriculum da impiegata amministrativa

Anche il profilo più qualificato rischia di passare inosservato se non è presentato nel modo giusto. Il tuo curriculum da impiegata amministrativa deve parlare chiaro: mostrare subito chi sei, cosa sai fare e perché sei la persona giusta per quel ruolo. Un curriculum efficace per il settore amministrazione mette in luce le esperienze più rilevanti, valorizza le competenze chiave, guida chi lo legge dritto al punto, in modo persuasivo ma concreto, e può davvero fare la differenza tra essere notati e andare avanti oppure rimanere indietro. Per fortuna sei nel posto giusto: in questa guida troverai tutto, ma proprio tutto, ciò che serve per procedere senza esitazione.

Sezioni principali del curriculum da impiegata amministrativa

Un buon CV da impiegata amministrativa deve includere tutte le informazioni funzionali alla candidatura in modo ordinato e preciso, seguendo un filo logico e rispettando gli standard di settore. La prima regola per raggiungere questi obiettivi è suddividere il CV in sezioni.

Qualunque sia il tuo profilo, e per scegliere quali contenuti includere nel curriculum, è buona norma tener presente ciò che i recruiter si aspettano di trovare, e cioè le sezioni principali di un CV: sono indicate una per una qui sotto.

Intestazione

L'intestazione del curriculum da impiegata amministrativa deve includere i dati necessari ai recruiter a ricontattarti, se la selezione andrà a buon fine: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, indirizzo o città/paese di residenza (questi ultimi sono opzionali). L'impressione di professionlità si comunica fin dalle prime righe: nell'indirizzo di posta elettronica usa solo nome e cognome (nickname vietati!). Se compilato con cura, completa con un link al tuo profilo LinkedIn.

È imperativo rileggere con la massima attenzione questa parte del CV: qui i refusi si pagano molto cari... possono impedire ai selezionatori di contattarti!

Profilo professionale

I recruiter vogliono individuare subito le qualità di rilievo del candidato: per questo c'è il profilo professionale, e cioè la sezione che presenta le caratteristiche più importanti del tuo curriculum da impiegata amministrativa. Competenze richieste nell'annuncio di lavoro, competenze indicate come indispensabili, risultati importanti raggiunti: nel profilo dovrai presentare il meglio di te, e del tuo percorso, in poche righe.

Per essere efficace, il profilo deve essere sintetico e incisivo: un vero e proprio esercizio di personal branding. Anche se è all'inizio del curriculum, il consiglio è di scriverlo per ultimo.

In un buon CV da impiegata amministrativa, il profilo mette in luce gli aspetti più rilevanti e utili del tuo percorso, presentati con chiarezza, efficacia e un tono capace di convincere senza esagerare. È importante che il contenuto sia coerente con il resto del curriculum, così da rafforzare la tua credibilità e suscitare interesse. Di seguito, un profilo che può a buon diritto aprire il CV.

Qui sopra, un profilo da non prendere come esempio. Il profilo di un impiegato amministrativo è inefficace quando è troppo lungo, ripetitivo, vago. In questi casi si presenta come una mini-replica del CV, ma più confusa, senza dati verificabili o senza informazioni di rilievo. Così ha l'effetto opposto di quello che dovrebbe avere, con il rischio di confondere e distrarre anziché persuadere e incuriosire.

Esperienza lavorativa

In un buon curriculum da impiegata amministrativa, come in ogni CV, la sezione delle esperienze professionali ha un ruolo centrale e come tale va curata con grande attenzione. Prima regola: selezionare soltanto i dati di rilievo e riportarli in modo immediatamente comprensibile. Le informazioni devono sempre essere aggiornate al momento in cui scrivi, in modo da comprendere la situazione attuale. Seleziona solo le esperienze pertinenti alla posizione per cui ti candidi, e quindi al settore amministrazione (lo spazio nel CV è limitato: va utilizzato con attenzione). Infine, se lavori da molti anni, organizza i dati in ordine cronologico inverso, partendo cioè dai più recenti.

Per fornire ai recruiter un quadro chiaro e completo di ciò che hai fatto e del contributo che hai dato nelle diverse esperienze lavorative, indica per ciascuna il nome dell’organizzazione o azienda, la durata della collaborazione e descrivi con precisione ruoli, mansioni, obiettivi raggiunti. Così verrà fuori l'identikit professionale di un impiegato amministrativo a cui non manca niente per iniziare il nuovo impiego.

Per creare una sezione esperienze lavorative gradita ai recruiter, e cioè scorrevole e ben fatta, puoi procedere così: usa elenchi puntati per organizzare le informazioni; evidenzia i compiti svolti (gestire fatture IVA, archiviare documenti PEC, coordinare ordini ERP e così via), i risultati ottenuti e i dati misurabili, come numeri o percentuali, per dimostrare il tuo valore con esempi precisi. Infine metti in grassetto le parole chiave presenti nella job description (in genere corrispondono ai 'must have' di un impiegato amministrativo con un profilo perfettamente allineato alla candidatura). Qui di seguito, una sezione esperienze professionali fatta bene.

Hai appena letto, qui sopra, una sezione esperienze lavorative che potrebbe non funzionare. Se le informazioni sono troppe e prive di un ordine logico, oppure troppo poche e senza elementi significativi, la sezione esperienze professionali perde efficacia: stai compilando una lista troppo fitta di dati o, al contrario, troppo scarna, senza evidenziare ruoli, compiti o risultati concreti? Rischierai di lasciare un'impressione confusa e approssimativa.

Formazione

La sezione formazione del curriculum da impiegata amministrativa mostra le tappe dei tuoi studi.

Visto che la professione di impiegato amministrativo non ha bisogno di laurea, come usare la sezione? Per inserire i corsi o le certificazioni che attestano capacità utili (elaborazione dichiarazioni fiscali, redazione bilanci civilistici, ecc.), oltre al diploma di scuola superiore.

La cosa più importante, come sempre, è includere tutte le informazioni che specificano 'cosa', 'dove', 'quando' (chi legge non può dedurre ciò che non è esplicitato!). Ogni qualifica formativa va accompagnata da informazioni specifiche, nella fattispecie il nome e il tipo di istituto, dove si trova, le date di inizio e fine percorso o di conseguimento del titolo con relativa valutazione.

Hai appena finito gli studi? Sfrutta la sezione formazione per raccontare qualcosa in più: corsi professionalizzanti, progetti mirati, seminari specifici. Hai già anni di carriera alle spalle? Bastano le informazioni essenziali. Qualunque sia il tuo profilo, non dimenticare le parole d'ordine: ordine e chiarezza.

Competenze

Mettere opportunamente in evidenza le competenze utili al ruolo di impiegato amministrativo (per esempio contabilità generale, gestione del tempo, flessibilità organizzativa), serve ad attrarre l'attenzione dei recruiter. A una condizione però: organizzare la sezione delle competenze, e i suoi contenuti, con criterio, e cioè in modo perfettamente coerente al settore amministrazione. Vediamo come fare.

Competenze tecniche (hard skill)

Le competenze tecniche, in inglese hard skill, sono conoscenze relative a uno specifico ambito e applicabili solo in quell'ambito. In genere rientrano tra i requisiti indispensabili indicati nell'annuncio di lavoro. Poiché riflettono una preparazione specifica, le hard skill danno al curriculum un’impronta ben definita. Vanno inserite nella sezione delle competenze, chiarendo bene in cosa consiste ogni singola conoscenza se non immediatamente comprensibile. Meglio concentrarsi sulla qualità delle informazioni che sulla quantità. Nel caso delle hard skill, conta anche il livello di competenza: si tratta spesso di conoscenze valutabili in modo oggettivo, tramite appositi test. Se ne disponi, indica il punteggio (voto o livello) che hai raggiunto.

Le competenze tecniche da includere nel curriculum da impiegata amministrativa vanno selezionate in base all'attinenza con la candidatura. Una volta individuate, puoi ordinarle per rilevanza; se hanno tutte lo stesso peso, scegli l’ordine in base al livello di padronanza.

A un impiegato amministrativo possono servire le seguenti competenze tecniche.

Competenze trasversali (soft skill)

Si dicono competenze trasversali (oppure competenze personali, trasferibili o ancora soft skill) le capacità che risultano utili in un'ampia gamma di ambienti lavorativi, compreso il settore amministrazione. Nel mercato del lavoro le soft skill sono molto apprezzate: competenze come capacità di problem solving e spirito di squadra hanno sempre il loro perché, anche in un curriculum da impiegata amministrativa. Di certo contribuiscono a rendere più forti le tue credenziali e vanno inserite nella sezione dedicata.

Nei CV junior del settore amministrazione sono carte da giocare importanti, perché possono almeno in parte sopperire alla mancanza di lunga esperienza. In quelli senior è meglio includere soltanto soft skill altamente mirate, e cioè indispensabili al ruolo. Come esprimere il livello di padronanza delle competenze personali? In assenza di valutazioni numeriche, puoi optare per una semplice autovalutazione, oppure contestualizzarle con esempi pratici (indicando per esempio come le hai acquisite e con quali risultati).

Qui di seguito un elenco di competenze trasversali importanti per la professione di impiegato amministrativo.

Competenze linguistiche

Le competenze linguistiche indicano la conoscenza delle lingue straniere: in un mondo, e in un mercato del lavoro, sempre più globalizzati, devono sempre trovare spazio nel CV. Per comunicare in modo efficace le competenze linguistiche, bisogna indicare chiaramente il livello di padronanza, usando standard riconosciuti. Il consiglio? Crea nel CV una sezione dedicata, dove indicherai la lingua principale seguìta dalle altre, segnalando per ciascuna il livello di competenza.

• Francese - avanzato
• Inglese - intermedio
• Tedesco - base

Ma siccome le competenze lingistiche possono essere quantificate con precisione e valutazioni standard, perché non fare riferimento a quelli? Il QCER, per esempio, che è il quadro di valutazione usato in Europa, oppure i test ufficiali delle singole lingue, come quelli proposti dagli istituti culturali nazionali o dalle università.

• A1: Livello base
• A2: Livello elementare
• B1: Livello intermedio
• B2: Livello intermedio superiore
• C1: Livello avanzato
• C2: Livello di padronanza

Corsi, certificazioni, attestati

Se hai acquisito una specifica competenza al di fuori della scuola superiore o dell'università, utile al ruolo per cui ti stai candidando, è bene che recruiter e datori di lavoro lo sappiano. Per questo indicare corsi, certificazioni e attestati nel curriculum può essere utile. Anche nel tuo CV da impiegata amministrativa. Cambiare ruolo, magari anche settore, oppure semplicemente chiedere un avanzamento di posizione? A volte la svolta arriva proprio grazie a una certificazione. Oggi più che mai, il mercato richiede persone che sanno aggiornarsi, adattarsi, apprendere in modo pratico.

Ciò detto, affinché questo tipo di informazione sia efficace, serve scegliere quelle davvero rilevanti per il ruolo che ti interessa nel settore amministrazione e indicare con chiarezza, per ciascuna certificazione o attestato, chi li ha rilasciati, come si è svolto il corso e quando è stato completato.

Qui sotto, una serie di certificazioni che possono essere utili a un impiegato amministrativo.

Sezioni accessorie

In un curriculum da impiegata amministrativa ben fatto e completo, con tutte le sezioni principali, può essere utile considerare l’aggiunta di sezioni opzionali? Si tratta di elementi extra, che devono trovare spazio soltanto se pertinenti, e cioè se aggiungono informazioni che valorizzano il profilo. Sei all'inizio del tuo percorso professionale? Probabilmente serviranno. Se invece hai un CV da impiegata amministrativa senior, proabilmente non serviranno.

Hobby e interessi

La sezione hobby e interessi, spesso sottovalutata, può offrire uno spunto in più per raccontare chi sei. Non è riservata solo a chi ha poca esperienza nel settore amministrazione: se compilata con criterio, può dare autenticità e profondità anche un profilo professionale strutturato. Come scegliere gli hobby da includere nel curriculum da impiegata amministrativa? Non è difficile: basta non spostare il focus dalla candidatura e inserire soltanto attività che aggiungono valore, mostrando elementi in linea con il ruolo. L’obiettivo non è riempire spazio, ma rafforzare il profilo in modo mirato.

Premi e riconoscimenti

Per aggiungere al curriculum da impiegata amministrativa una nota distintiva, in grado di dimostrare inequivocabilmente le tue capacità, puoi aggiungere la sezione dedicata a premi e riconoscimenti. Con Jobseeker, organizzare il CV affinche includa anche queste informazioni sarà semplicissimo. Tipo di premio, organizzazione a cui fa capo, eventuali motivazioni, anno di ricezione: ogni riconoscimento deve essere opportunamente descritto per permettere a chi legge di coglierne la rilevanza. Se il premio è di rilievo internazionale o nazionale, ai recruiter non sfuggirà.

Volontariato

Chi svolge con dedizione attività di volontariato sviluppa in genere abilità utili anche sul piano lavorativo. Se è così, perché non inserire una sezione per il volontariato nel CV? Le competenze rilevanti per il ruolo che cerchi devono sempre essere valorizzate, anche se non acquisite in ambito professionale propriamente detto. Per evidenziarle con efficacia nel tuo curriculum da impiegata amministrativa, specifica ente, ruolo, compiti portati a termine, risultati, come faresti per una qualsiasi esperienza lavorativa.

Referenze

Si tratta di poche righe ma di grande importanza: le referenze per il curriclum sono contatti di ex colleghi e collaboratori senior, datori di lavoro o professori che possono confermare le tue qualità professionali. Servono a rendere più forte e credibile il tuo profilo. Le referenze non devono essere numerose: due vanno benissimo, se ben scelte, e complete di tutti i dati di contatto. In genere però è l'azienda, in fase di selezione, a richiederle. Di conseguenza, nel tuo curriculum da impiegata amministrativa sarà sufficiente inserire una frase che indichi la disponibilità a fornirle, come "Le referenze saranno inviate previa richiesta".

Il segreto di un curriculum da impiegata amministrativa efficace: le parole giuste

Le parole giuste, nel posto giusto, possono fare la differenza per un recruiter, abituato a leggere moli di dati, e molto in fretta. Ecco perché è fondamentale saper usare un linguaggio adatto al curriculum. Optando per verbi di azione, numeri che indicano obiettivi raggiunti e frasi brevi ma concrete è difficile sbagliare.

Esempio di curriculum da impiegata amministrativa

Immagina un curriculum da impiegata amministrativa con tutte le caratteristiche giuste per avanzare nella candidatura. Come quello che vedi qui:

Se hai ancora dei dubbi su come procedere, prendi spunto dai nostri esempi di curriculum vitae, creati apposta per rispondere alle aspettative dei recruiter.

I trucchi per avere un CV che piace agli ATS

I recruiter delle grandi aziende ricorrono sempre più spesso a sistemi automatici per rendere più rapida la scrematura iniziale. Per questo usano gli Applicant Tracking System (ATS), ovvero dei software che 'leggono' per primi il CV e danno l'OK, o meno, all'avanzamento del candidato nella selezione. Sono soprattutto le parole chiave a determinare il comportamento degli ATS, e di conseguenza il loro 'giudizio' sul CV: se tali keyword (che in genere descrivono ruolo e competenze tipiche di un impiegato amministrativo) sono presenti nel curriculum, allora il semaforo tendenzialmente è verde, e il curriculum può arrivare al recruiter. Altrimenti no.

È quindi indispensabile avere un CV ottimizzato in ottica ATS. A tale scopo, leggi bene le nostre indicazioni.

• Cerca le parole chiave che caratterizzano il ruolo per cui ti stai candidando, a partire da quelle usate nell'annuncio di lavoro.
• Distribuisci le keyword nel tuo curriculum da impiegata amministrativa in posizioni di rilievo, come titoletti o parti di testo in bold.
• Terzo step: attenzione agli eccessi di acronimi e sigle. Gli ATS potrebbero non riuscire a decodificarli.
• Anche se visivamente efficaci, grafici, diagrammi e simili possono creare problemi agli ATS. Opta piuttosto per strutture semplici e lineari.
• Organizza tutte le informazioni in modo strutturato e salva in .pdf, che è il formato preferito anche dagli ATS.

Siccome gli aspetti che richiedono attenzione sono numerosi - dalla formattazione ai contenuti, dalle parole chiave alla scelta del layout - è vivamente raccomandato usare soltanto gli strumenti migliori: quelli che facilitano effettivamente il compito. Per un perfetto curriculum da impiegata amministrativa, scegli i modelli di CV di Jobseeker, che piacciono ai candidati, ai recruiter, e anche agli ATS.

Per concludere: i consigli chiave per un perfetto curriculum da impiegata amministrativa

Sezioni ben definite, punti elenco, keyword pertinenti, layout pulito, in grado di orientare chi legge in modo fluido e coerente: questi sono gli ingredienti principali di un curriculum da impiegata amministrativa efficace. Dopodiché si tratta di scegliere con accuratezza i contenuti e presentarli nel modo giusto. L'imperativo è dare spazio esclusivamente alle informazioni rilevanti e descriverle per mezzo di esempi e dati quantitativi, in modo da trasmettere professionalità e concretezza.

Infine, ricorda di adattare il CV alla candididatura, esplicitando con sincerità la tua motivazione, e scegli strumenti ad hoc, come quelli di Jobseeker, per risparmiare tempo e concentrarti esclusivamente su ciò che conta (ottenere colloquio e lavoro!).

Materiale consultato:

1. Università Cattolica del Sacro Cuore, Curriculum Vitae and Covering Letter
2. Jobseeker, Trend e statistiche dal mondo delle Risorse Umane