Currículum de secretaria

Hoy en día todo secretario debe ser capaz de gestionar agenda y coordinar reuniones óptimamente para sobresalir entre el gran número de aspirantes a un empleo dentro de la industria de servicios empresariales. Para sobresalir y conseguir entrevistas, tu CV de secretario debe demostrar tus sólidas habilidades de gestión eficaz del tiempo, proactividad y anticipación y bases de datos. Vamos a explorar los elementos indispensables para hacer un CV cautivante y conseguir un buen empleo de secretario.

Componentes clave de un currículum de secretario

El currículum de secretario no puede consistir en una lista de estudios y empleos con sus tareas y responsabilidades, sino que cada una de sus secciones deben estar adaptadas a la oferta laboral. Para superar los filtros de los ATS primero y agradar al reclutador después, el diseño debe ser claro, legible y de buen gusto estético. Cuando te postulas a un puesto de nivel inicial en la industria de servicios empresariales, es normal que tu experiencia relevante sea escasa o sea demasiado diversa, pero esto no es un impedimento para hacer un currículum de secretario impactante. Identifica qué habilidades personales, certificaciones y competencias técnicas posees de las requeridas para el puesto y arma tu candidatura en base a estas fortalezas.

Para adecuarse a las costumbres y normativas en contratación, tu currículum debe contar con secciones básicas, tales como los datos personales, la experiencia, la educación y las habilidades, pero un secretario también se beneficia al incluir un encabezado llamativo y un perfil fuerte en su CV.

Encabezado

Incluir un encabezado en la parte superior del currículum hace que el reclutador pueda identificarte y recordarte más fácilmente. El encabezado está formado por tu nombre completo, dirección, teléfono y correo electrónico. Menciona tu profesión o vacante de tu interés. Agregar un link hacia una social profesional, como LinkedIn, o un website profesional, permite al reclutador obtener más información sobre ti. Finalmente, un título puede ayudarte a causar un mayor impacto al resumir tu valor diferencial, por citar un ejemplo, “secretario con más de X años de trayectoria en la industria de servicios empresariales”.

Escoge un diseño en el que el encabezado de tu currículum capte miradas a través del uso de color, formas e íconos, siempre dentro de un estilo profesional y cuidado.

Perfil

El perfil profesional consiste en un pequeño párrafo de tres a cuatro líneas, que destaca de forma concisa cuáles son tus cualificaciones para la vacante de secretario. Al estar ubicado al comienzo del currículum, funciona como un "gancho" para convencer al reclutador de seguir leyendo. Según el nivel de experiencia y las circunstancias, este pequeño párrafo puede estar más enfocado en el pasado (experiencias y habilidades) o en el futuro (metas y proyectos), es decir, puede variar entre un perfil o un objetivo profesional. Combinar ambos matices puede resultar muy persuasivo para apoyarte en logros y experiencias anteriores, y explicar hacia dónde te diriges laboralmente.

La sección "Sobre mí" de tu CV de secretario debe ser adaptada a la vacante e incluir siempre que sea posible logros cuantificables para diferenciarte y llamar la atención de Recursos Humanos. Ser específico, demostrar habilidades valoradas en la industria de servicios empresariales y dar pruebas concretas de tus aportes en trabajos anteriores es una estrategia infalible para destacar.

Para que el perfil de tu CV de secretario sea compatible con ATS y atractivo para reclutadores es importante usar palabras claves del anuncio laboral y mantener este extracto breve y específico, sin superar las tres o cuatro oraciones cortas. Más abajo incluimos un ejemplo para la sección "Sobre mí" con la longitud adecuada y el lenguaje preciso para transmitir profesionalismo. Además, puedes notar que se trata de una versión adaptada para captar la atención del reclutador.

Evita errores frecuentes en la redacción del perfil para tu CV de secretario observando el ejemplo anterior, el cual es inefectivo para causar una buena impresión. Cuando el currículum empieza con un perfil profesional impreciso, que menciona habilidades y experiencias generales, siendo algunas irrelevantes para la oferta laboral, todo el documento pierde fuerza. Si no es posible crear una sección "Sobre mí" realmente personalizada, es mejor excluirla del CV.

Experiencia

La experiencia profesional es un apartado clave de todo currículum, se tenga una trayectoria laboral en la industria de servicios empresariales extensa, escasa o nula. Siempre que un empleo, voluntariado, pasantía o actividad extracurricular resulte relevante para la vacante de secretario o secretaria, merece ser incluido en esta sección, empezando desde lo más reciente hacia experiencias anteriores. Para superar los filtros ATS y persuadir a reclutadores, un secretario debe identificar su trayectoria relevante para el puesto deseado e incluir solamente las experiencias y los empleos significativos. Resalta adecuadamente cada posición ocupada con el título, la empresa o institución, la localidad y el período.

Incluye de tres a cinco responsabilidades o logros profesionales de cada posición, sobre todo aquellos cuantificables, y menciona habilidades técnicas y personales aplicadas para cumplir con las tareas inherentes a cada empleo.

Como "Experiencia" en un currículum de secretario es normal que aparezcan responsabilidades clave, tales como gestionar agenda, pero para hacer que esta sección brille es necesario acompañarlas de resultados concretos, competencias técnicas y/o verbos de acción que denotan habilidades personales. Esto es lo que te diferencia de otros candidatos y te da un valor único. Aquí debajo te mostramos un ejemplo de cómo debería ser una experiencia efectiva para un currículum. Obsérvalo y guíate para crear la tuya.

Evita el lenguaje genérico y la ausencia de logros que se aprecian en el modelo de experiencia anterior, ya que es una clara muestra de lo que no se debe hacer si quieres cautivar al reclutador con tu CV de secretario. Un currículum no causará una impresión positiva y duradera en el reclutador si su experiencia consiste en una lista de tareas generales, sin evidencia de su nivel de desempeño o dominio de competencias.

Habilidades

Transmite una imagen profesional competente y actualizada a través de las habilidades en tu currículum. Para demostrar tu idoneidad y diferenciarte del resto de los candidatos, lee atentamente la oferta laboral e incluye en tu currículum de secretario las habilidades deseables y excluyentes, por poner un caso, gestión de agendas corporativas y gestión eficaz del tiempo. De esta manera, cautivarás al reclutador y podrás pasar los ATS. Un secretario tiene muchas chances de llegar a la entrevista al mencionar destrezas técnicas y cualidades personales relevantes. Las habilidades técnicas son concretas para una profesión y/o tipo de tarea, mientras que las personales aluden a la forma de ser y actuar en el trabajo.

Habilidades técnicas

Las habilidades técnicas son aquellas que has aprendido y entrenado para ser competente en la realización de tareas específicas de tu profesión de secretario, por ejemplo, dominio de MS office y gestión de agendas corporativas. Estas habilidades, también llamadas "duras", son medibles y pueden ser enseñadas en un contexto educativo o a través de la práctica dentro de la industria de servicios empresariales. En el perfil de tu currículum de secretario, resalta las habilidades técnicas esenciales para el rol. Para reforzar tus competencias, inclúyelas en tu educación, como certificaciones concretas, y en tu experiencia, para dar muestras de cómo las aplicaste para conseguir resultados. Finalmente, en la sección de habilidades vuelve a reiterarlas para adaptar aún más la postulación. Es importante escoger entre cinco y seis habilidades técnicas excluyentes o deseables para el puesto de secretario, y especificar el nivel de dominio (principiante a avanzado), ya sea con palabras o elementos visuales. Si tienes muchas competencias técnicas, opta por las más actualizadas y que son tendencia.

La máxima que siempre se debe respetar al incluir tus habilidades técnicas en tu currículum de secretario es adaptarlas y priorizarlas según los requisitos del anuncio de empleo. Las habilidades técnicas podrán ser más básicas o más sofisticadas, según se trate de un candidato junior o senior, pero siempre tienen que ser constatables mediante certificaciones, demostraciones prácticas o tests.

Hemos preparado una lista con habilidades técnicas demandadas y valoradas a la hora de contratar a un secretario en la industria de servicios empresariales:

Habilidades personales

Las habilidades personales en un currículum de secretario reflejan características de tu personalidad, son transferibles e influyen en tu manera de llevar a cabo tareas y relacionarte con colegas, supervisores y el equipo en general. Aunque existen programas para fortalecerlas, las también llamadas "habilidades blandas" se adquieren a lo largo de la vida, en ámbitos familiares y sociales, y no sólo al estudiar o trabajar. Las empresas y los reclutadores valoran las habilidades "blandas" porque se asocian con el cumplimiento de objetivos laborales, buenas relaciones entre el equipo y mayor productividad. Mientras que para un secretario júnior, las habilidades de curiosidad, motivación por aprender y dinamismo son muy valoradas, los puestos sénior requieren de liderazgo, gestión y negociación.

Elegir las habilidades personales más convenientes para un currículum de secretario implica contemplar por sobre todas las cosas los atributos solicitados en el anuncio de empleo, ya que el reclutador los considera esenciales o beneficiosos para desempeñar el cargo. Luego, puedes resaltar aún más aquellas habilidades que manejas sobradamente o que has utilizado frecuentemente en proyectos y actividades, sean laborales o académicos. Además de crear una sección específica con cinco habilidades personales relevantes, agrega dos o tres atributos en el perfil de tu CV de secretario para llamar la atención. En la experiencia, tus rasgos de personalidad se expresan mediante verbos de acción que describen tareas, como colaborar, resolver o planificar, mientras que en la educación o los cursos adicionales puedes citar algún programa específico para entrenar una habilidad concreta, por poner un caso, el trabajo en equipo.

Debajo encontrarás habilidades personales comúnmente apreciadas en un secretario en la actualidad:

Educación

Cuando te postulas a un puesto de secretario, es necesario que la formación académica en tu currículum sea lo más actualizada y relevante posible. Tu nivel máximo de educación puede ser más alto o más bajo, pero estudiar y actualizarse siempre da una imagen positiva y refleja cualidades personales valiosas, como disciplina, gestión del tiempo y motivación para aprender.

Un secretario no necesita tener un título específico para desempeñarse laboralmente. Sin embargo, incluir una certificación o curso, por ejemplo, Curso Superior de Gestión Administrativa, que demuestre una capacitación en bases de datos o elaboración de informes ejecutivos, puede sumar muchísimo valor a tu currículum de secretario y hacerte sobresalir.

Además de la denominación del programa académico, agrega la fecha de inicio o fin (o la aclaración “en curso”), la institución y la ciudad. Para hacer más evidente tu progresión académica, selecciona dos o tres antecedentes de tu educación significativos para el puesto de secretario y ordénalos de forma cronológica inversa.

Construye un apartado de formación fuerte destacando premios o logros educativos que demuestren tu idoneidad para el rol al que te postulas, ya sea por su relevancia o por demostrar cualidades de excelencia. Usar viñetas para señalar que formaste parte del cuadro de honor o que obtuviste una beca es una estrategia efectiva para cautivar a RR. HH.

Certificaciones, cursos y licencias profesionales

Para no saturar tu sección "Educación", puedes crear un apartado de "Cursos y certificaciones" para el currículum. Allí se colocan licencias y habilitaciones profesionales, cursos cortos y talleres que suman valor para el cargo de secretario al que aspiras dentro de la industria de servicios empresariales.

Un secretario actualizado y competente seguramente tendrá certificaciones para incluir en su CV, por ejemplo, Curso Superior de Gestión Administrativa. Esto otorga credibilidad al avalar habilidades y también demuestra un aprendizaje continuo. Una buena sección de certificaciones te acerca a la entrevista laboral. Como toda la información de tu currículum, las certificaciones, los cursos y las licencias deben ser relevantes para el rol solicitado. Por supuesto se debe priorizar aquellas excluyentes para el empleo sin las cuales no puedes ejercer como secretario o secretaria, siguiendo por las certificaciones más recientes, sofisticadas y de nivel experto. Cada elemento debe ser citado mediante su denominación, la institución y la fecha.

Presenta tus certificaciones más valiosas en tu currículum de secretario inspirándote con el siguiente ejemplo y destaca en la industria de servicios empresariales:

Idiomas

Los idiomas en el currículum pueden ser más o menos relevantes para un rol de secretario, pero siempre vale la pena incluirlos porque causan una buena impresión al dar cuenta de la capacidad intelectual y comunicativa. Si encima son relevantes para el empleo o la organización, los idiomas abren muchas puertas. Para ser considerado en puestos de secretario que requieren de comunicación en idiomas extranjeros, estos deben ser resaltados en el perfil y en cualquier antecedente académico, extracurricular o laboral que demuestre que empleaste una lengua adicional. Crear una sección de idiomas para tu CV de secretario siempre es recomendable porque permite detallar el nivel de dominio y las certificaciones de renombre.

En cuanto al nivel de idiomas para tu CV de secretario, es importante que al menos puedas definirlo como básico, intermedio, avanzado o proficiente (bilingüe). Por ejemplo:

• Español: Nativo
• Inglés: Avanzado
• Francés: Intermedio
• Alemán: Básico

Una de las opciones para especificar tu nivel de idiomas como secretario es emplear el Marco Común Europeo de Referencia, que abarca las categorías A1, A2, B1, B2, C1 y C2, que refieren a un dominio básico, intermedio o avanzado, respectivamente. El C2 permite destacar tu nivel "Nativo" en español u otro idioma.

Veamos el siguiente ejemplo:

• Español: C2
• Inglés: C1
• Francés: B2
• Alemán: A2

Secciones adicionales

Tus intereses, pasatiempos, proyectos personales e iniciativas extracurriculares se engloban dentro de las secciones optativas para un currículum de secretario. En nuestro Centro de Carreras puedes hallar más información, pero sólo debes agregar alguna de ellas si dispones de espacio. Un secretario puede cautivar al reclutador al brindar más detalles de su personalidad, gustos y habilidades adquiridas en el ámbito extralaboral al incluir una o más secciones adicionales.

Aficiones e intereses

Las aficiones en el currículum enriquecen tu postulación para un puesto de secretario en las siguientes situaciones:

• Poca experiencia
• Estudiante
• Pasante
• Relación directa entre el pasatiempo y el empleo deseado

Voluntariados

Agregar una sección de voluntariados en el currículum se justifica cuando no tienes demasiada experiencia laboral o cuando la labor realizada resulta relevante para el rol de secretario deseado. Además de reflejar compromiso social, el trabajo voluntario puede asociarse con importantes habilidades transferibles. Este apartado adicional para tu currículum de secretario debe ser corto y preciso, con uno o dos trabajos voluntarios. Es importante destacar funciones, habilidades y logros asociados con tu papel. Indica el nombre de la entidad, la fecha (ordenando de forma cronológica inversa si es más de un voluntariado), y la ciudad (o si ha sido online o virtual).

Referencias

Incluir referencias en tu currículum de secretario sólo es positivo cuando estas son solicitadas en la oferta de empleo, colocándolas siempre en una hoja aparte, separadas del resto de las secciones. De no ser así, deben quedar fuera del CV. La sección de referencias debe contener de una a tres entradas con los datos de contacto (nombre, teléfono y correo electrónico) y el tipo de relación, por ejemplo, jefe en X empresa o supervisor en Y proyecto. También los docentes o coordinadores académicos pueden ser buenas referencias para destacar tus fortalezas como secretario.

Mejores verbos de acción para usar en un currículum de secretario

Existen palabras poderosas para utilizar en el CV y darle a tu experiencia en la industria de servicios empresariales una impronta profesional y personalizada que deje entrever iniciativa y otras competencias. La experiencia de un secretario puede estar escrita en presente (cargos actuales) o en pasado (puestos anteriores), pudiendo mezclar tiempos verbales para acentuar tu situación actual y evolución profesional. Muchas veces se nominaliza la oración, es decir, del verbo se construye un sustantivo, pero el objetivo sigue siendo dar a entender una habilidad blanda clave. Por poner un caso: "Coordinación del proyecto X...". Complementa los verbos de acción con logros medibles para hacer una experiencia efectiva.

A continuación te mostramos opciones de verbos de acción:

Ejemplo de CV de secretario

Si todavía tienes dudas sobre cómo crear un CV de secretario, puedes tomar ideas de un modelo claro, pulido y profesional. Te será útil para inspirarte en el proceso de crear tu propio CV de secretario.

Utiliza como guía nuestros ejemplos de currículum de una página para tomar ideas en cuanto a la organización de secciones, el uso de viñetas y mucho más.

ATS

Los Sistemas de Seguimiento de Candidatos (ATS) son softwares que colaboran con la labor de los reclutadores y realizan una preselección automática de los postulantes con mayor potencial. Un currículum para ATS es clave para triunfar. Además de filtrar los currículums según criterios definidos previamente por el reclutador, los ATS también organizan las candidaturas y clasifican a los aspirantes en base a su nivel de idoneidad. Debido a que muchos combinan inteligencia artificial, también analizan los logros y las habilidades de acuerdo a la totalidad del documento.

Crear un currículum de secretario compatible con los ATS es crucial para avanzar en el proceso de selección y, por eso, debajo te dejamos los mejores consejos para lograrlo:

• Integra palabras claves de la oferta laboral en todo tu CV para superar los ATS. Asimismo, destaca logros y resultados numéricos para aumentar tus posibilidades de obtener una buena puntuación.
• Utiliza títulos breves e informativos para el encabezado y las distintas partes de tu CV de secretario. Esto hace que los ATS puedan escanear fácilmente la información.
• Elige fuentes sencillas y de alta legibilidad. Los ATS sólo pueden leer tipografías simples, con o sin serifa, como Arial, Calibri, Trebuchet MS, Poppins, Georgia, entre otras.
• Usa pocos elementos gráficos, como fotos, íconos o bloques de colores. Los ATS tienen dificultades para leer imágenes, así que prioriza las viñetas para organizar el texto y utiliza con moderación el resto de los recursos gráficos.
• Guarda tu currículum de secretario en un formato de archivo compatible con los ATS, es decir, .docx o PDF. Nunca lo envíes en formato .PNG, .JPG o PDF escaneado como imagen.

Nadie dijo que crear una solicitud de empleo para un puesto de secretario no sea una tarea estresante, pero lograr que el formato y la estructura de tu currículum de secretario sean compatibles con ATS puede ser un problema del pasado. Escoge una de las plantillas de currículum profesionales y optimizadas para ATS de Jobseeker y asegúrate de que tu candidatura será de fácil lectura y visualización para pasar sus filtros.

Puntos clave sobre tu currículum de secretario

Para llamar la atención y demostrar idoneidad para trabajar en la industria de servicios empresariales, tu currículum tiene que estar adaptado a la vacante laboral teniendo en cuenta los requisitos y las responsabilidades descritos en el anuncio laboral. Existen secciones obligatorias que como secretario no puedes omitir en tu CV, por ejemplo, la información personal, la formación académica, la experiencia laboral y las habilidades. Otras, como el perfil o el encabezado, son muy útiles para cautivar al reclutador.

Jobseeker facilita la búsqueda de empleo al proporcionar plantillas que garantizan que tu currículum tendrá un diseño impecable y un formato limpio y pulido. Además, sus ejemplos de CV funcionan como guías perfectas para crear tu propia versión compatible con ATS y reclutadores exigentes.

Referencias:

1. Universidad Oberta de Catalunya (UOC), ¿Cómo hacer un buen currículum sin experiencia laboral?
2. Jobseeker, Tendencias y Estadísticas de RR. HH.