Exemple de CV de secrétaire

Créer un bon CV n'est pas toujours une tâche aisée et cet article a pour objectif de vous aider à transformer votre CV de secrétaire en un véritable atout. Identifions en premier lieu les rubriques clés du CV pour créer un document conforme aux attentes des chargés de recrutement pour un poste de secrétaire.

Les indispensables d'un CV de secrétaire réussi

Pour créer un CV de secrétaire qui sera bien reçu par les services RH, la règle d'or est d'orienter tous les éléments qui le constituent de manière à ce que votre profil semble être le profil idéal pour le poste.

En dépit des différences entre les profils des candidats, un CV est constitué d’éléments fondamentaux attendus par les recruteurs et les entreprises.

L'en-tête du CV

L’en-tête du CV est important car c'est le premier élément vu par le lecteur. Il doit comporter :

• votre adresse e-mail construite à partir de votre prénom et nom, ou une version de cette combinaison ;
• votre numéro de téléphone ;
• votre adresse postale (mentionnez au moins la ville et le pays si vous postulez à l’étranger) ;
• l'URL de votre profil LinkedIn.

Vous pouvez mentionner des détails de votre profil qui renforceront votre CV de secrétaire. Le permis de conduire ou le fait d’avoir un véhicule personnel peut faire pencher la balance en votre faveur si le lieu de travail est éloigné. De même, un site internet peut valoriser vos compétences.

Objectif professionnel : une introduction à votre profil

En 3 à 5 lignes, le profil personnel, que l’on appelle également accroche, transmet des informations essentielles de votre profil afin de convaincre le recruteur de lire votre CV de secrétaire. Placé sous l’en-tête, il est immanquable. Décrivant le parcours et les compétences-clés ideales pour un secrétaire, le profil personnel est centré sur les besoins exprimés par l'entreprise.L’objectif professionnel est plus orienté vers les intentions et orientations de carrière du candidat, par rapport à son profil.

Votre profil personnel peut contenir votre intitulé de poste, des compétences-clés pour le poste visé ou encore votre motivation.

Pour qu'il soit efficace, votre profil personnel doit intégrer des compétences essentielles pour un poste de secrétaire. De cette façon, le recruteur sait rapidement que vous pouvez correspondre à la recherche de l'entreprise. Lisez notre exemple ci-dessous, et découvrez comment bien rédiger une accroche pour votre CV de secrétaire.

Valoriser votre expérience professionnelle

La rubrique Expérience professionnelle (du poste le plus récent au poste le plus ancien) donne aux recruteurs une vision de la mise en pratique de vos connaissances du secteur de l’administration et de vos compétences sur vos postes de secrétaire précédents.

Ces informations donnent une idée de ce que vous serez en mesure de faire si vous êtes embauché. Indiquez pour chaque emploi occupé le nom de votre poste ainsi que celui de l'entreprise, les dates auxquelles vous avez travaillé (mois et année), ainsi que le lieu de travail. Créez une liste à puces de manière à indiquer les tâches confiées au cours de chaque expérience.

Cette rubrique du CV doit être rédigée avec soin pour correspondre aux besoins de l'entreprise.

Pour une rubrique Expérience professionnelle bien rédigée, incluez uniquement les expériences pertinentes pour le poste. Si votre expérience est limitée, veillez à bien présenter les tâches confiées qui vous ont permis de développer des compétences pour votre futur poste. Veillez à rédiger de façon à mettre en valeur les compétences acquises et utilisées dans le cadre de vos fonctions. Lisez notre exemple ci-dessous pour vous faire une idée d'une catégorie Expérience professionnelle bien conçue sur un CV.

L'exemple de rubrique Expérience professionnelle ci-dessus illustre une mauvaise approche de cette section du CV de secrétaire. Le manque de pertinence avec l'emploi souhaité est l'erreur numéro 1 s'agissant des sections Expérience professionnelle mal rédigées. Se montrer vague sur les tâches confiées, ne pas être concis et oublier d'indiquer des résultats sera tout aussi dommageable à votre candidature.

Comment créer une rubrique Compétences sur le CV

La présentation de vos compétences techniques et interpersonnelles constitue l’un des aspects fondamentaux du curriculum vitae. C'est une façon directe de communiquer sur votre qualification pour être secrétaire. Pour que votre profil soit complet, vous devez mentionner aussi bien vos compétences techniques (exemples : mise en forme de documents administratifs ou archivage numérique sur systèmes GED), que vos qualités (exemples : discrétion ou gestion des priorités). Ce sont des informations pertinentes pour un employeur potentiel.

Compétences techniques ou « hard skills »

Vos compétences techniques, ou hard skills, révèlent la maîtrise opérationnelle de votre métier. Acquises au cours de votre formation ou avec l'expérience du secteur de l’administration, ce sont des aptitudes spécialisées qui représentent votre performance professionnelle.

Faites avant tout une rubrique spécifique dans laquelle vous en noterez 3 à 5. Si vous le souhaitez, vous pouvez également intégrer ces compétences ailleurs dans votre CV de secrétaire (le titre, l’objectif professionnel ou encore l’expérience professionnelle).

Même si vous avez acquis des dizaines de hard skills, seuls les plus pertinents pour l'emploi visé comptent sur votre CV. Il est courant d’en trouver dans l’offre d'emploi. Assurez-vous de les indiquer sur votre CV si vous les détenez et omettez les compétences non maîtrisées.

Pour que vos compétences techniques fassent effet, elles doivent répondre aux besoins exprimés par l'entreprise. Elles doivent être le reflet d'un savoir-faire qui vous permettra de répondre aux exigences du poste à pourvoir. Plus vous avez d'expérience, plus votre expertise et votre spécialisation doivent être démontrées à travers vos compétences.

Voici une liste d'exemples de compétences techniques à utiliser pour un poste de secrétaire :

Ajouter des soft skills à son CV

Vos soft skills peuvent représenter un véritable atout pour votre CV. C'est une façon de le personnaliser et de vous différencier des autres candidats, tout en montrant que vous avez la personnalité adaptée au poste et à la culture d’entreprise. Placez vos soft skills dans une rubrique dédiée du CV. Elle peut être intitulée Compétences interpersonnelles, ou Savoir-être par exemple. Attention à ne pas en indiquer plus de 5, toutes pertinentes pour être secrétaire.

Le meilleur choix à faire s’agissant de sélectionner vos soft skills : celles qui vous donneront un avantage pour vos fonctions. Celles qui semblent cadrer avec la culture d’entreprise sont également les bienvenues. Sollicitez votre entourage pour recevoir des idées de soft skills que vous démontrez sans en être forcément conscient.

Inspirez-vous de nos exemples de compétences comportementales à mettre sur votre CV de secrétaire :

La formation

Cette partie de votre CV donne aux recruteurs et employeurs potentiels les données de votre formation et de vos qualifications pour être de secrétaire.

Puisque vous n'avez pas besoin de diplôme pour être secrétaire, faire valoir vos compétences (archivage numérique sur systèmes GED ou maîtrise du pack office et outlook par exemple) est un bon procédé pour communiquer sur votre qualification pour le poste, tout comme l’obtention d'une certification, par exemple MOS Word Expert.

Si vous avez une formation à indiquer, mentionnez-en l'intitulé, l’établissement et la ville, puis les dates. Comme pour la partie Expérience professionnelle, vos différents cursus doivent être mentionnés du plus récent au plus ancien. Pensez également à bien détailler les acronymes (des formations et des établissements) pour davantage de clarté.

Après plusieurs années d'expérience, celle-ci est primordiale pour le CV et apparaît avant la Formation. C'est le contraire pour les débutants qui doivent convaincre en se servant de leurs compétences acquises et de leurs qualifications fournies par leur formation.

Faites la différence avec une rubrique Certifications

Les certifications utiles pour un secrétaire sur le CV représentent une opportunité de faire part de vos compétences pour exercer les fonctions qui vous seront confiées si vous obtenez l'emploi auquel vous postulez. Il en va de même pour les cours suivis durant votre formation ou de votre propre initiative. Obtenir des certifications (MOS Excel Expert par exemple) vous offre une légitimité certaine sur le marché de l'emploi. Elles véhiculent compétence, expertise et engagement pour votre carrière et votre emploi.

Incluez dans la rubrique Certifications celles qui cadrent avec le poste que vous ciblez. Elles doivent être listées de la plus récente à la plus ancienne, en faisant figurer l’intitulé et la date d’obtention.

Pour rehausser votre candidature et enrichir votre CV, voici des exemples de certifications et de cours :

Les langues étrangères

La présence de langues étrangères sur un CV de secrétaire constitue un atout indéniable pour votre profil. Même si vous n’en avez pas besoin sur le poste que vous souhaitez occuper, cela montre tout de même aux employeurs potentiels que vous serez capable d’échanger avec des collaborateurs ou des clients étrangers si cela était nécessaire.

Incluez les langues dans une rubrique indiquant votre niveau selon un système de gradation ou le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL). Les tests standardisés et/ou les titres de type TOEFL ou DELE sont les bienvenus.

En postulant dans votre pays d’origine, il n'est pas indispensable d’indiquer que vous maîtrisez la langue nationale. Si vous postulez à l’étranger ou si vous êtes bilingue et possédez des certifications, n’hésitez pas à mentionner toutes vos langues sur votre CV.

Plusieurs formats sont adaptés pour indiquer les langues étrangères sur le CV. La présentation généralement utilisée consiste à créer une liste des langues et leur niveau respectif :

• Italien : intermédiaire
• Anglais : courant

En utilisant l’échelle du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL), vous pouvez communiquer clairement votre niveau en langues étrangères, de A1 à C2 comme le montrent ces exemples :

• Anglais : A1
• Espagnol : B2

Sections optionnelles à ajouter à votre CV

Pour que votre CV soit efficace, vous devez impérativement l’adapter au poste et le personnaliser pour vous démarquer, notamment grâce aux rubriques optionnelles. La place sur le CV étant limitée, choisissez uniquement celles qui pourront valoriser votre CV de secrétaire en lui apportant un élément positif. Retrouvez plus d'informations à ce sujet dans notre Espace carrière.

Hobbies et centres d'intérêt : ont-ils leur place sur le CV ?

Bien qu’elle puisse paraître peu importante, la section loisirs et centres d’intérêt peut en réalité faire beaucoup pour votre CV de secrétaire. Cela est d’autant plus vrai pour les candidats débutants et entrants sur le marché du travail ou les étudiants.

Vous devez convaincre les recruteurs à la lecture de votre CV, alors choisissez des hobbies et centres d’intérêt en rapport avec le poste, ou qui vous ont permis de développer des compétences utiles pour votre travail. Détaillez vos hobbies précisément pour qu'ils apportent de la valeur.

Expérience bénévole

Mission ponctuelle ou engagement durable, vos activités de bénévolat peuvent être mentionnées sur le CV, si tant est qu’elles représentent un intérêt pour le poste de secrétaire ou pour l'entreprise que vous voulez intégrer. Rédigez cette rubrique afin de faire ressortir les compétences et connaissances acquises ou les tâches effectuées en lien avec les vôtres si vous êtes embauché. Indiquez votre intitulé de poste, le nom de l'association, la date. Énumérez les missions confiées de façon brève et précise.

Ajouter des références à son CV

Même si elles ne sont pas très populaires sur le marché français, les références peuvent être un atout dans votre recherche d'emploi. Les références ne doivent pas être indiquées directement sur votre CV. Communiquez-les seulement sur demande de l'employeur.

Les mots à utiliser pour un CV de secrétaire

Pour créer du dynamisme et de la pertinence, pensez à intégrer des termes forts dans votre CV qui sont utilisés dans le secteur de l’administration pour décrire les activités confiées. Favorisez les verbes d’action (qui peuvent également être employés sous forme nominale), à utiliser à la voix active.

Pour mettre à profit les verbes d’action dans votre CV, utilisez-les à l’infinitif ou conjugués. Cela donnera une structure à la liste de vos fonctions et les concrétisera. Nous vous recommandons également de les associer à des données chiffrées pour exprimer vos résultats obtenus et rehausser votre expérience.

En voici quelques exemples pour votre CV de secrétaire :

Notre exemple : CV de secrétaire

Maintenant que vous savez quels éléments constituent un CV de secrétaire, découvrez le résultat avec la mise en page moderne et professionnelle de notre exemple ci-dessous :

Vous n’êtes pas sûr de l'aspect final qu’aura votre CV ? Explorez nos exemples de CV pour visualiser les meilleures pratiques en termes de présentation.

ATS et CV : ce qu'il faut savoir pour passer les filtres des logiciels de recrutement

Les ATS sont des outils utilisés par les chargés de recrutement de tout type d’entreprise afin d’optimiser leur processus de recrutement. Ils ont plusieurs fonctionnalités, dont le tri des CV, notamment en détectant la présence de mots-clés spécifiques pour le poste recherché. Concevez votre CV de sorte qu'il soit compatible avec les ATS pour vous assurer qu'il puisse être lu. Veillez à adopter le bon format, ainsi qu’à créer une mise en page et un contenu adaptés.

Les 5 conseils suivants vous aideront à créer un CV de secrétaire adapté aux ATS.

• Utilisez une structure claire : Le contenu de votre CV doit être organisé de façon simple, permettant une lecture aisée. Optez pour une mise en page épurée, une police lisible sur écran et à l’impression (exemples : Calibri, Arial, Times New Roman). N’intégrez pas de graphiques ou de tableaux qui ne seraient pas reconnus ou mal interprétés par le logiciel.
• Intégrez les mots-clés de l'offre d'emploi à votre CV : Lisez attentivement l’offre et reprenez les termes importants qui y sont présents. Il peut s’agir de compétences, d’outils ou encore de certifications, voire de qualités recherchées.
• Employez des titres de rubriques classiques : privilégiez les intitulés de rubriques standards comme "Expérience professionnelle", "Formation" ou encore "Compétences". Cela vous assurera de leur bonne compréhension par les ATS, qui pourront ainsi traiter correctement les informations de votre document.
• N’utilisez pas de logos, d’icônes ou d’images : Ils pourraient ne pas être lus et désavantager votre CV. Le texte brut bien structuré est la meilleure option.
• Utilisez le bon format : Nous vous recommandons de télécharger votre CV au format PDF pour garantir la compatibilité et vous assurer du fait que la mise en page ne bougera pas. Vous pouvez aussi opter pour le format .doc pour Word.

Vous pouvez résoudre l’obstacle que représentent les ATS en optant pour l’un des modèles de CV de Jobseeker. Approuvés par les recruteurs, ils offrent la structure adaptée pour ces logiciels et vous permettent de valoriser votre candidature à un poste de secrétaire.

Ce qu'il faut retenir pour la création de votre CV

Un CV efficace c'est avant tout un document professionnel respectant les attentes des recruteurs, à savoir une structure claire et aérée reprenant les rubriques essentielles (informations personnelles, accroche, expérience, formation, compétences), et des informations pertinentes pour le poste. Adaptez votre CV de secrétaire à chaque offre d'emploi en soulignant vos compétences et expériences répondant aux besoins du poste à pourvoir.

Faites en sorte de vous démarquer avec des résultats concrets et des rubriques optionnelles ; et optimisez votre CV pour les ATS en y incluant des mots-clés. Enfin, relisez bien votre document pour vous assurer de présenter un CV sans faute.

Il ne reste plus qu’à créer le vôtre en quelques clics avec le générateur de CV de Jobseeker.

Sources :

1. France Travail, Comment rédiger un CV efficace et percutant
2. Jobseeker, Tendances RH et statistiques