Curriculum da segretaria amministrativa

Il curriculum, si sa, è il tuo biglietto da visita. Il che significa che è il primo contatto che hai con recruiter e potenziali datori di lavoro: se non funziona, è difficile arrivare al colloquio. E non basta scrivere tutto ciò che hai fatto – il vero segreto è come lo racconti. Ma quali sono le caratteristiche di un curriculum da segretaria amministrativa che funziona davvero? Un curriculum a regola d'arte è sintetico ma completo in ogni sua parte, preciso e persuasivo, in grado di valorizzare al meglio il tuo profilo e i punti di forza più richiesti nel settore amministrazione. Ecco perché abbiamo raccolto tutti i consigli indispensabili per creare un curriculum come si deve: seguendo punto per punto i nostri suggerimenti, avrai un CV all’altezza delle aspettative di settore, con tutte le carte in regola per avanzare nella selezione. Pronto per cominciare?

Sezioni principali del curriculum da segretaria amministrativa

Un buon CV da segretaria amministrativa deve includere tutte le informazioni funzionali alla candidatura in modo ordinato e preciso, seguendo un filo logico e rispettando gli standard di settore. La prima regola per raggiungere questi obiettivi è suddividere il CV in sezioni.

Qualunque sia il tuo profilo, e per scegliere quali contenuti includere nel curriculum, è buona norma tener presente ciò che i recruiter si aspettano di trovare, e cioè le sezioni principali di un CV: sono indicate una per una qui sotto.

Intestazione

Che cos'è che distingue inequivocabilmente l'identità di ciascuno? I dati personali. Nell'intestazione di un curriculum da segretaria amministrativa bastano quelli di contatto, così che i recruiter possano evenutalmente ricontattarti: nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono e, a tua discrezione, indirizzo o città e paese di residenza. L'indirizzo email deve essere composto da nome e cognome: i nickname confidenziali sono rigorosamente vietati. Aggiungere il link al profilo LinkedIn è invece raccomandato, dal momento che i recruiter, con ogni proabilità, andranno a cercarlo lo stesso.

È imperativo rileggere con la massima attenzione questa parte del CV: qui i refusi si pagano molto cari... possono impedire ai selezionatori di contattarti!

Profilo professionale

Il profilo professionale del curriculum da segretaria amministrativa, detto anche profilo personale, sommario o semplicemente profilo, è la sezione che presenta i punti più qualificanti del CV. Leggendo questo breve paragrafo, che non occupa mai più di qualche riga, i selezionatori devono vedere competenze ed esperienze di rilievo, espresse con chiarezza.

Le parole d'ordine da seguire sono sintesi e persuasione. Per mettere a fuoco che cosa inserire e che cosa escludere, è buona norma scriverlo dopo aver concluso il CV anche se andrà in incipit.

Tono diretto, chiaro e coinvolgente, senza compromessi sulla solidità dei contenuti: ogni punto descritto trova riscontro nel resto del curriculum, trasmette professionalità ed è anche in grado di invogliare chi legge a proseguire. Ecco le caratteristiche del profilo che ci vuole per un CV da segretaria amministrativa ben fatto. Qui di seguito, un profilo CV fatto come si deve.

Qui sopra, un profilo da non prendere come esempio. Il profilo di un segretario amministrativo è debole quando occupa troppe righe, è ridondante e impreciso, presentandosi come un riassunto disordinato del resto del curriculum. In questo modo, invece di attrarre, può disorientare e indebolire l'interesse.

Esperienza lavorativa

La sezione delle esperienze lavorative è importante in ogni settore professionale, e quindi anche nel curriculum da segretaria amministrativa. Di conseguenza, occorre scegliere con cura le informazioni da includere, quelle da escludere, e presentarle con efficacia e chiarezza. Le informazioni devono sempre essere aggiornate al momento in cui scrivi, in modo da comprendere la situazione attuale. Seleziona solo le esperienze pertinenti alla posizione per cui ti candidi, e quindi al settore amministrazione (lo spazio nel CV è limitato: va utilizzato con attenzione). Infine, se lavori da molti anni, organizza i dati in ordine cronologico inverso, partendo cioè dai più recenti.

Per fornire ai recruiter un quadro chiaro e completo di ciò che hai fatto e del contributo che hai dato nelle diverse esperienze lavorative, indica per ciascuna il nome dell’organizzazione o azienda, la durata della collaborazione e descrivi con precisione ruoli, mansioni, obiettivi raggiunti. Così verrà fuori l'identikit professionale di un segretario amministrativo a cui non manca niente per iniziare il nuovo impiego.

Come creare la sezione esperienze lavorative di un segretario amministrativo in modo davvero efficace? Suddividi i contenuti in elenchi puntati e cerca di far sì che ciascun punto dia rilievo a un dato specifico, che si tratti di compiti svolti o risultati. Spiega le mansioni specifiche di cui ti sei occupato/a (per esempio gestire fatturazione IVA, coordinare riunioni interne, organizzare archiviazione documenti, ecc.). Se ne disponi, non dimenticare di inserire dati quantitativi, numeri o percentuali: sono elementi concreti che fanno sempre colpo. Di seguito, un buon esempio di sezione esperienza lavorativa per CV.

Qui sopra un esempio poco efficace. Se le informazioni sono troppe e prive di un ordine logico, oppure troppo poche e senza elementi significativi, la sezione esperienze professionali perde efficacia: stai compilando una lista troppo fitta di dati o, al contrario, troppo scarna, senza evidenziare ruoli, compiti o risultati concreti? Rischierai di lasciare un'impressione confusa e approssimativa.

Formazione

Qual è il tuo percorso di studi? Lo racconta la sezione del curriculum da segretaria amministrativa appositamente dedicata alla formazione.

Per diventare segretario amministrativo occorre la laurea, quindi la sezione dovrà descrivere il percorso accademico. Hai completato anche un master o frequentato corsi di specializzazione? Indica anche quelli con altrettanta precisione, per dimostrare l'impegno ad approfondire le competenze del settore.

Ciò che conta è essere chiari: chi legge (recruiter o futuro datore di lavoro) deve capire subito che cosa hai studiato, dove, per quanto tempo, con quali risultati. Quando indichi un titolo di studio, specifica sempre dove lo hai ottenuto: inserisci il nome dell’istituto, la città, gli anni in cui hai frequentato e, per trasparenza e completezza, il voto finale.

Mentre i professionisti di lungo corso possono limitarsi alle informazioni di base, chi ha appena concluso gli studi può indicare anche qualcosa in più, come i principali argomenti studiati, se pertinenti rispetto al ruolo. In ogni caso, e come sempre, la sezione deve essere ordinata, facilmente leggibile e aggiornata.

Competenze

Indicare competenze specifiche (gestione documentale DMS, gestione del tempo, contabilità analitica, per fare qualche esempio) è una buona idea per il CV di un segretario amministrativo. Aiuta a rendere più completo il profilo. Organizzare bene la sezione delle competenze per il settore amministrazione non è complicato, ma richiede attenzione. Qui di seguito vediamo come procedere passo dopo passo.

Competenze tecniche (hard skill)

Vengono in genere elencate tra le condizioni necessarie per accedere a una posizione lavorativa e indicano conoscenze specialistiche in un determinato ambito: sono le hard skill, o competenze tecniche. Non è tanto il numero delle hard skill che fa la differenza, quanto il modo in cui vengono presentate. Essendo competenze specialistiche, è bene descriverle con cura all’interno della sezione dedicata, così che il tipo di conoscenza acquisita risulti ben chiaro a chi legge. Nel caso delle hard skill, conta anche il livello di competenza: si tratta spesso di conoscenze valutabili in modo oggettivo, tramite appositi test. Se ne disponi, indica il punteggio (voto o livello) che hai raggiunto.

Come scegliere le competenze tecniche da inserire nel curriculum da segretaria amministrativa? In base alla rilevanza che hanno rispetto al ruolo per cui ti stai candidando. Una volta scelte, è buona norma disporle in ordine di importanza (se sono tutte ugualmente rilevanti, puoi invece metterle in ordine di padronanza).

Ecco una serie di competenze tecniche utili nel lavoro di un segretario amministrativo.

Competenze personali (soft skill)

Si dicono competenze trasversali (oppure competenze personali, trasferibili o ancora soft skill) le capacità che risultano utili in un'ampia gamma di ambienti lavorativi, compreso il settore amministrazione. Il valore delle soft skill, che devono essere indicate nell'apposita sezione competenze del curriculum da segretaria amministrativa, consiste nell'arricchire e rendere più completo il tuo profilo. Possono includere organizzazione efficiente, comunicazione efficace e molto altro. In ciascun caso, rappresentano dei plus.

Nei curriculum con poca esperienza nel settore amministrazione, di studenti e neolaureti, le soft skill possono essere un'arma vincente. In quelli con un background professionale solido, invece, è utile citarle solo se sono perfettamente allineate con le responsabilità del ruolo. Se non possono essere accompagnate da una valutazione precisa, come un voto o un punteggio, le competenze personali rischiano di apparire generiche. Meglio aggiungere una (auto)valutazione che ne dia una misura.

Ecco alcune soft skill utili per chi svolge la professione di segretario amministrativo.

Competenze linguistiche

Parlare più lingue è un asset, in uno scenario del lavoro come quello di oggi che è senza confini. Ecco perché, in un CV che si rispetti, occorre inserire anche le competenze linguistiche. Ogni lingua deve essere accompagnata dal livello di padronanza, per far capire a chi legge quanto e come la conosci. Segnala anche qual è la tua lingua nativa (che non è da dare per scontata). E dedica a tutte queste informazioni una sezione apposita.

Il modo più semplice è usare la progressione valutativa classica: base, intermedio, avanzato. Non è il massimo della precisione ma è comprensibile. Per esempio:

• Inglese - avanzato
• Spagnolo - intermedio
• Francese - base

Gli esiti di test usati a livello internazionale, oppure i parametri stabiliti dal Quadro Comune Europeo di Riferimento per le Lingue (QCER): chi vuole indicare le conoscenze linguistiche con una modalità più strutturata e professionale può utilizzare questi.

• A1: Livello base
• A2: Livello elementare
• B1: Livello intermedio
• B2: Livello intermedio superiore
• C1: Livello avanzato
• C2: Livello di padronanza

Corsi, certificazioni, attestati

Indicare corsi, attestati o certificazioni nel curriculum è una buona strategia, anche in un CV da segretaria amministrativa, se ne hai ricavato strumenti rilevanti per la posizione a cui aspiri. Cambiare ruolo, magari anche settore, oppure semplicemente chiedere un avanzamento di posizione? A volte la svolta arriva proprio grazie a una certificazione. Oggi più che mai, il mercato richiede persone che sanno aggiornarsi, adattarsi, apprendere in modo pratico.

L'importante, quando si tratta di indicare certificazioni e attestati, è selezionare quelli realmente richiesti nel settore amministrazione e specificare con precisione l'ente che le ha rilasciate, le modalità di svolgimento del corso, l'anno di conseguimento.

Qui sotto, una serie di certificazioni che possono essere utili a un segretario amministrativo.

Sezioni facoltative

In un CV ben fatto, lo spazio non è solo una questione di righe: è un’opportunità. Una volta sistemate le sezioni fondamentali del tuo curriculum da segretaria amministrativa, puoi pensare alle sezioni opzionali. Come dice la parola, queste sezioni sono facoltative: va bene includerle se arricchiscono il CV da segretaria amministrativa, se sono funzionali alla candidatura, e se rimane qualche riga da riempire. Rappresentano una buona idea per i profili junior; per quelli con molta esperienza, meglio valutare con cautela.

Hobby e interessi

Un elemento in più per distinguersi e personalizzare il curriculum: la sezione hobby e interessi può raccontare aspetti della personalità che non emergono altrove. Spesso è usata da chi è a inizio percorso nel settore amministrazione, e a volte anche da profili più esperti, a patto che gli interessi siano sensati. Per trovare spazio nel curriculum da segretaria amministrativa, l'attività indicata deve presupporre una competenza pertinente al ruolo per cui ti candidi oppure segnalare un tratto della tua personalità, sempre funzionale al ruolo, che non emerge dal resto del curriculum - idealmente, entrambe le cose.

Premi e riconoscimenti

Indicare premi e riconoscimenti nel curriculum da segretaria amministrativa può essere un modo per farsi notare, distinguendosi dagli altri candidati, e di segnalare il proprio valore in modo oggettivo: due elementi che, con buona probabilità, non passeranno inosservati ai recruiter. Jobseeker non a caso consente di creare CV con una sezione ad hoc, pensata proprio per questo tipo di informazione. Tipo di premio, organizzazione a cui fa capo, eventuali motivazioni, anno di ricezione: ogni riconoscimento deve essere opportunamente descritto per permettere a chi legge di coglierne la rilevanza. Se il premio è di rilievo internazionale o nazionale, ai recruiter non sfuggirà.

Volontariato

Il volontariato può essere molto più di un’esperienza personale: quando contribuisce allo sviluppo di competenze trasferibili nel mondo del lavoro, merita spazio nel CV. Per essere efficaci, le esperienze di volontariato devono evidenziare capacità che non emergono altrove nel tuo curriculum da segretaria amministrativa e che sono funzionali alla candidatura. Includile con dettagli precisi: nome dell’ente, periodo o frequenza dell'attività, ruolo ricoperto, impatto.

Referenze

Si tratta di poche righe ma di grande importanza: le referenze per il curriclum sono contatti di ex colleghi e collaboratori senior, datori di lavoro o professori che possono confermare le tue qualità professionali. Servono a rendere più forte e credibile il tuo profilo. In genere le referenze si forniscono soltanto su esplicita richiesta, a selezione avviata. Per non farsi cogliere impreparati, è buona norma individuare un paio di persone adatte allo scopo e contattarle per tempo, chiedendo loro la disponibilità a condividere i propri dati, nel caso in cui servissero. Nel tuo curriculum da segretaria amministrativa basterà inserire una frase come "Referenze disponibili su richiesta".

Il segreto di un curriculum da segretaria amministrativa efficace: le parole giuste

Contesto, interlocutore e scopo finale richiedono specificità, il che significa che le parole da includere nel CV devono essere scelte con strategia. Anche perché il curriculum ha limiti di spazio invalicabili. In generale, tieni presente che funzionano meglio, e cioè tendono a colpire di più l'attenzione, le parole d'azione, i termini concreti, i dati quantitativi, come numeri e percentuali, e le frasi brevi che vanno dritte al punto.

Esempio di curriculum da segretaria amministrativa

Ecco come si presenta un curriculum da segretaria amministrativa completo di tutte le sezioni principali, organizzate in modo rigorosamente professionale:

Se hai ancora dei dubbi su come procedere, prendi spunto dai nostri esempi di curriculum vitae, creati apposta per rispondere alle aspettative dei recruiter.

Come fare un curriculum a prova di ATS

I recruiter delle grandi aziende ricorrono sempre più spesso a sistemi automatici per rendere più rapida la scrematura iniziale. Per questo usano gli Applicant Tracking System (ATS), ovvero dei software che 'leggono' per primi il CV e danno l'OK, o meno, all'avanzamento del candidato nella selezione. Per decidere se far passare o meno un CV, gli ATS cercano determinate parole chiave: quelle che caratterizzano il ruolo e che, in genere, sono usate anche nell'annuncio di lavoro per descrivere le principali mansioni e competenze di un segretario amministrativo.

È quindi indispensabile avere un CV ottimizzato in ottica ATS. A tale scopo, leggi bene le nostre indicazioni.

• First things first: le parole chiave. Devi farti un'idea di quali sono. Leggi l'annuncio e individua quelle fondamentali, come il ruolo stesso e tutte le specificità a questo legate.
• Distribuisci le keyword nel tuo curriculum da segretaria amministrativa in posizioni di rilievo, come titoletti o parti di testo in bold.
• Terzo step: attenzione agli eccessi di acronimi e sigle. Gli ATS potrebbero non riuscire a decodificarli.
• Anche se visivamente efficaci, grafici, diagrammi e simili possono creare problemi agli ATS. Opta piuttosto per strutture semplici e lineari.
• Organizza tutte le informazioni in modo strutturato e salva in .pdf, che è il formato preferito anche dagli ATS.

Con Jobseeker, puoi creare un curriculum da segretaria amministrativa ATS-friendly, scegliere tra tantissimi modelli di curriculum diversi, modificare e aggiornare template e contenuti in un click.

Per concludere: i consigli chiave per un perfetto curriculum da segretaria amministrativa

Le prime parole d'ordine per un perfetto curriculum da segretaria amministrativa sono chiarezza e struttura, perché il CV deve prima di tutto essere ben organizzato e da leggere in pochi secondi. Usa sezioni ben definite, elenchi puntati, parole chiave, il tutto in un layout ordinato in grado di accompagnare scorrevolmente la lettura. Sul fronte del 'che cosa dire', la domanda da porsi è: sto scrivendo per raccontare tutto ciò che ho fatto… o solo ciò che serve davvero per ottenere il lavoro? L'approccio giusto è il secondo: riserva al CV le informazioni rilevanti, non altre, supportandole con dati concreti.

Terzo must: il CV va sempre personalizzato. No a versioni generiche, sì a contenuti mirati, che fanno emergere il tuo interesse specifico per un impiego, un valore condiviso, un contesto di lavoro. Infine, se vuoi risparmiare tempo e avere la certezza di risultati professionali, crea il tuo CV (e anche la lettera di presentazione) con tool pensati apposta per questo scopo, come quelli di Jobseeker.

Risorse:

1. Università Cattolica del Sacro Cuore, Curriculum Vitae and Covering Letter
2. Jobseeker, Trend e statistiche dal mondo delle Risorse Umane