Curriculum da back office

Anche il profilo più qualificato rischia di passare inosservato se non è presentato nel modo giusto. Il tuo curriculum da back office deve parlare chiaro: mostrare subito chi sei, cosa sai fare e perché sei la persona giusta per quel ruolo. Un curriculum a regola d'arte è sintetico ma completo in ogni sua parte, preciso e persuasivo, in grado di valorizzare al meglio il tuo profilo e i punti di forza più richiesti nel settore amministrazione. Diciamolo, non è facile. Ma la buona notizia è che con i consigli e gli strumenti giusti chiunque può farlo, e in qualsiasi punto del percorso professionale si trovi. Ecco come.

Sezioni principali del curriculum da back office

Un buon CV da back office deve includere tutte le informazioni funzionali alla candidatura in modo ordinato e preciso, seguendo un filo logico e rispettando gli standard di settore. La prima regola per raggiungere questi obiettivi è suddividere il CV in sezioni.

La regola per creare delle sezioni efficaci è sapere quali sono quelle principali - che troverai qui di seguito - e completarle in modo preciso e ordinato, adattandole al tuo profilo e alle esigenze indicate nell'annuncio di lavoro.

Intestazione

Nome, cognome, numero di telefono, indirizzo email: nell'intestazione del curriculum da back office, i recruiter devono trovare le informazioni utili per ricontattarti (l'indirizzo e città o paese di residenza sono facoltativi). L'impressione di professionlità si comunica fin dalle prime righe: nell'indirizzo di posta elettronica usa solo nome e cognome (nickname vietati!). Se compilato con cura, completa con un link al tuo profilo LinkedIn.

Può sembrare scontato ma non lo è: rileggi bene. Basta un refuso - un numero al posto di un altro nel numero di telefono, un punto in più nell'email - per impedire ai selezionatori di comunicare con il candidato.

Profilo professionale

Il profilo professionale ha un ruolo molto importante in un curriculum da back office perché è la sezione che mette subito in luce i punti forti del CV (è detto anche profilo personale, sommario o semplicemente profilo). Il profilo non occupa più di un breve paragrafo (poche righe): quanto basta a esporre competenze o esperienze chiave, oppure obiettivi raggiunti e, perché no, obiettivi futuri.

Siccome è una sorta di sintesi, accattivante e persuasiva, di tutto il CV, si raccomanda di scriverlo alla fine nonostante sia in apertura.

In un buon CV da back office, il profilo mette in luce gli aspetti più rilevanti e utili del tuo percorso, presentati con chiarezza, efficacia e un tono capace di convincere senza esagerare. È importante che il contenuto sia coerente con il resto del curriculum, così da rafforzare la tua credibilità e suscitare interesse. Di seguito, un profilo che può a buon diritto aprire il CV.

L'esempio di profilo qui sopra non va bene. Se dà spazio a informazioni generiche, presentandole in modo poco preciso e poco ordinato, il profilo di un impiegato back office non avrà efficacia comunicativa. Il risultato? Chi legge non avrà voglia di proseguire.

Esperienza lavorativa

Come in qualsiasi CV, anche in un curriculum da back office le esperienze professionali sono di grande interesse per chi legge. Bisogna quindi decidere con criterio quali inserire e fare molta attenzione a presentarle con cura. In genere, e soprattutto se le esperienze sono molte, è consigliato disporle in ordine cronologico inverso, e cioè dalla più alla meno recente. In secondo luogo, si raccomanda di inserire soltanto quelle funzionali alla candidatura (e quindi pertinenti al settore amministrazione): lo spazio nel CV è poco e prezioso, ed è imperativo usarlo bene. Infine, devono essere sempre aggiornate al presente.

Quando si tratta di descrivere le esperienze, quindi il bagaglio professionale di un impiegato back office in ogni tappa ritenuta importante, bisogna essere chiari, esaustivi e concreti: per ogni impiego indica il nome dell'organizzazione o azienda, il periodo di collaborazione, il ruolo ricoperto, le responsabilità e i risultati ottenuti. L’obiettivo è offrire a chi legge una visione nitida e completa del tuo percorso.

Come creare la sezione esperienze lavorative di un impiegato back office in modo davvero efficace? Suddividi i contenuti in elenchi puntati e cerca di far sì che ciascun punto dia rilievo a un dato specifico, che si tratti di compiti svolti o risultati. Spiega le mansioni specifiche di cui ti sei occupato/a (per esempio gestire archiviazione documentale, aggiornare database CRM, coordinare pratiche amministrative, ecc.). Se ne disponi, non dimenticare di inserire dati quantitativi, numeri o percentuali: sono elementi concreti che fanno sempre colpo. Ecco una sezione esperienze lavorative organizzata come si deve.

Qui sopra un esempio poco efficace. Include troppe informazioni che non hanno un ordine né una gerarchia ben chiare oppure, al contrario, non è completa o non mette in opportuna evidenza le informazioni più importanti, come le responsabilità e i risultati: così la sezione di esperienze professionali non funziona, perché risulta imprecisa e vaga.

Formazione

La sezione del curriculum da back office dedicata alla formazione è quella che indica il tuo percorso di studi.

Questa sezione dovrà prima di tutto includere i dati relativi al percorso universitario: per lavorare come impiegato back office è infatti necessaria la laurea. Se oltre alla laurea hai seguito corsi di specializzazione o master per approfondire ulteriormente conoscenze e competenze di settore, indica anche quelli.

Chi legge deve avere tutti i dati principali al riguardo: occupano in genere poche righe, ma sono indispensabili per rendere pienamente comprensibile il tuo percorso, che sia stato lungo e articolato oppure breve e mirato. Ogni qualifica formativa va accompagnata da informazioni specifiche, nella fattispecie il nome e il tipo di istituto, dove si trova, le date di inizio e fine percorso o di conseguimento del titolo con relativa valutazione.

Mentre i professionisti di lungo corso possono limitarsi alle informazioni di base, chi ha appena concluso gli studi può indicare anche qualcosa in più, come i principali argomenti studiati, se pertinenti rispetto al ruolo. In ogni caso, e come sempre, la sezione deve essere ordinata, facilmente leggibile e aggiornata.

Competenze

Mettere opportunamente in evidenza le competenze utili al ruolo di impiegato back office (per esempio inserimento dati, gestione del tempo, flessibilità organizzativa), serve ad attrarre l'attenzione dei recruiter. A una condizione però: organizzare la sezione delle competenze, e i suoi contenuti, con criterio, e cioè in modo perfettamente coerente al settore amministrazione. Vediamo come fare.

Competenze tecniche (hard skill)

Tra i requisiti fondamentali che compaiono nelle job description figurano spesso le cosiddette hard skill: si tratta delle competenze tecniche, strettamente legate a uno specifico ambito professionale e non generalizzabili. Siccome dimostrano una conoscenza specialistica, le hard skill sono un elemento fortemente caratterizzante del curriculum. Devono essere indicate nella sezione apposita e descritte con cura: non importa quante ce ne sono (l'elenco in genere non è mai troppo lungo); importa definirle in modo accurato, per far capire esattamente il tipo di conoscenza che hai. In genere ci sono strumenti oggettivi per misurare il livello di conoscenza delle hard skill, come prove ad hoc e test. I risultati di questi esami rappresentano un utile complemento alla sezione.

Quando compili il curriculum da back office, chiediti quali competenze tecniche siano effettivamente utili per il ruolo. Parti da quelle più pertinenti e disponile in modo che emergano subito: prima le più rilevanti o, se equivalenti, quelle che conosci meglio.

Di seguito trovi una selezione di hard skill rilevanti per un impiegato back office.

Competenze personali (soft skill)

Le competenze trasversali, in inglese soft skill, più comunemente note come competenze personali, sono capacità utili nei più vari contesti lavorativi, anche molto diversi tra loro. Per questo si definiscono anche trasferibili, proprio perché applicabili a tanti ambiti differenti (settore amministrazione incluso). Inserici le tue competenze trasversali (gestione del tempo, attenzione ai dettagli, ecc.) nella sezione creata apposta. Così non sfuggiranno a chi legge e renderanno il tuo curriculum da back office più allettante.

Se hai un profilo mid-level o senior nel settore amministrazione, le soft skill andrebbero selezionate con cura: ha senso inserire solo quelle fondamentali per la posizione. Se cerchi un impiego da junior va bene riservare a queste competenze un po' più di spazio, che probabilmente non manca, se le esperienze lavorative sono ancora poche. A differenza di quelle tecniche, le competenze personali tendono a essere più difficili da quantificare. È comunque consigliato dare un'indicazione di massima sul livello di padronanza, anche tramite autovalutazione.

Qui sotto, una selezione di competenze trasversali che possono servire nel ruolo di impiegato back office.

Competenze linguistiche

Quante lingue straniere conosci? Le sai parlare e capire bene? I recruiter si aspettano che le risposte a queste domande non siano soltanto 'inglese scolastico'. Vediamo allora come organizzare le competenze linguistiche nel CV. Ogni lingua deve essere accompagnata dal livello di padronanza, per far capire a chi legge quanto e come la conosci. Segnala anche qual è la tua lingua nativa (che non è da dare per scontata). E dedica a tutte queste informazioni una sezione apposita.

• Francese - avanzato
• Inglese - intermedio
• Tedesco - base

Gli esiti di test usati a livello internazionale, oppure i parametri stabiliti dal Quadro Comune Europeo di Riferimento per le Lingue (QCER): chi vuole indicare le conoscenze linguistiche con una modalità più strutturata e professionale può utilizzare questi.

• A1: Livello base
• A2: Livello elementare
• B1: Livello intermedio
• B2: Livello intermedio superiore
• C1: Livello avanzato
• C2: Livello di padronanza

Corsi, certificazioni, attestati

Indicare corsi, attestati o certificazioni nel curriculum è una buona strategia, anche in un CV da back office, se ne hai ricavato strumenti rilevanti per la posizione a cui aspiri. Nel contesto attuale, caratterizzato dall'evoluzione costante delle competenze richieste, la formazione continua è diventata imprescindibile. Le certificazioni rappresentano uno strumento efficace per attestare la capacità di aggiornamento e per integrare competenze operative spesso non coperte dai percorsi universitari. In diversi ambiti, risultano determinanti per la progressione di carriera o per l’accesso a nuove opportunità professionali.

Ciò detto, affinché questo tipo di informazione sia efficace, serve scegliere quelle davvero rilevanti per il ruolo che ti interessa nel settore amministrazione e indicare con chiarezza, per ciascuna certificazione o attestato, chi li ha rilasciati, come si è svolto il corso e quando è stato completato.

Per un impiegato back office possono essere rilevanti le seguenti certificazioni.

Sezioni non obbligatorie

In un CV ben fatto, lo spazio non è solo una questione di righe: è un’opportunità. Una volta sistemate le sezioni fondamentali del tuo curriculum da back office, puoi pensare alle sezioni opzionali. Come dice la parola, queste sezioni sono facoltative: va bene includerle se arricchiscono il CV da back office, se sono funzionali alla candidatura, e se rimane qualche riga da riempire. Rappresentano una buona idea per i profili junior; per quelli con molta esperienza, meglio valutare con cautela.

Hobby e interessi

A che cosa serve la sezione degli hobby e interessi? Ad arricchire il CV di chi è appena entrato nel mondo del lavoro, e non ha ancora assunto ruoli significativi nel settore amministrazione, o ad aggiungere un tocco personale in quello di chi ha molti anni di esperienza. Purché le attività siano scelte bene. Quali sono, tra quelle che svolgi, le attività che possono sostenere la tua idoneità al ruolo? Per selezionare gli hobby da inserire nel curriculum da back office, devi porti questa domanda.

Premi e riconoscimenti

Se il tuo percorso formativo o professionale comprende riconoscimenti o premi, includerli nel tuo curriculum da back office è un'ottima idea. Jobseeker consente di creare una sezione apposita anche per questo. I premi da includere devono essere accompagnati dalle informazioni identificative fondamentali: nome del riconoscimento, ente che lo ha conferito, data di assegnazione e, se c'è spazio a sufficienza, una breve descrizione del motivo per cui è stato attribuito. Naturalmente, maggiore è la notorietà del riconoscimento, maggiore è il valore che ha nel CV.

Volontariato

Chi svolge con dedizione attività di volontariato sviluppa in genere abilità utili anche sul piano lavorativo. Se è così, perché non inserire una sezione per il volontariato nel CV? Le competenze rilevanti per il ruolo che cerchi devono sempre essere valorizzate, anche se non acquisite in ambito professionale propriamente detto. Per evidenziarle con efficacia nel tuo curriculum da back office, specifica ente, ruolo, compiti portati a termine, risultati, come faresti per una qualsiasi esperienza lavorativa.

Referenze

Si tratta di poche righe ma di grande importanza: le referenze per il curriclum sono contatti di ex colleghi e collaboratori senior, datori di lavoro o professori che possono confermare le tue qualità professionali. Servono a rendere più forte e credibile il tuo profilo. Di prassi, le referenze si condividono soltanto previa richiesta da parte dell’azienda, che in tal caso lo segnalerà in fase di selezione. Ne bastano poche (mai più di tre), purché complete di nome e cognome, azienda, ruolo e contatti (email o telefono). Nel tuo curriculum da back office, nel frattempo, puoi inserire una frase come "Le referenze saranno fornite su richiesta".

Le parole più efficaci da usare in un curriculum da back office

In un curriculum ogni singola parola ha un peso. Per indurre un recruiter a proseguire la lettura, servono scelte linguistiche mirate. Ma quali sono termini e frasi da inserire nel curriculum? Chi legge decine, anzi centinaia, di CV ha bisogno di poter individuare subito dati concreti e informazioni precise. Usa costruzioni sintetiche e scegli preferibilmente costruzioni attive, verbi che indicano azioni concrete, dati di quantità.

Esempio di curriculum da back office

L'esempio presenta un curriculum da back office con una struttura a regola d'arte, che riflette tutte le indicazioni viste fin qui:

Un conto è spiegare come dev'essere fatto un CV, un conto è vederlo: per cogliere al volo che cosa significa organizzare al meglio impaginazione e contenuti, guarda qualche esempio di curriculum vitae.

Curriculum ATS-friendly? Ecco come fare

Gli ATS, acronimo per Applicant Tracking System, sono dei programmi a cui è affidata la prima lettura del curriculum. Sono un modo per velocizzare la scrematura delle candidature e, per questo, sono sempre più usati dalle aziende. Come funzionano gli ATS? Semplificando un po', in questo modo: scansionano testo e titoli cercando, in particolare, parole chiave specifiche legate al ruolo di un impiegato back office (es. competenze, titoli di studio, esperienze richieste). Se le trovano, il CV va avanti. Se no rischia di essere escluso.

Un CV a prova di ATS è perciò imperativo. Ecco come farlo.

• First things first: le parole chiave. Devi farti un'idea di quali sono. Leggi l'annuncio e individua quelle fondamentali, come il ruolo stesso e tutte le specificità a questo legate.
• Secondo step: fai in modo che nel tuo curriculum da back office le parole chiave siano uniformemente distribuite e bene in evidenza.
• Non dare per scontato che l’ATS capisca le abbreviazioni: se non coincidono con quelle usate nella job description, non usarle.
• Non inserire troppi elementi grafici: tabelle e diagrammi non sono ben leggibili dagli ATS.
• Quando il lavoro è completato, salva il curriculum in .pdf.

Con Jobseeker, puoi creare un curriculum da back office ATS-friendly, scegliere tra tantissimi modelli di curriculum diversi, modificare e aggiornare template e contenuti in un click.

Per concludere: i consigli chiave per un perfetto curriculum da back office

La prima regola è mettersi nei panni di chi legge: i recruiter devono trovare subito le informazioni che cercano. Perciò il tuo curriculum da back office dovrà essere caratterizzato da titoli, sezioni, elenchi e keyword rigorosamente chiari e ben organizzati. Dopodiché si tratta di scegliere con accuratezza i contenuti e presentarli nel modo giusto. L'imperativo è dare spazio esclusivamente alle informazioni rilevanti e descriverle per mezzo di esempi e dati quantitativi, in modo da trasmettere professionalità e concretezza.

Ultima (ma non per importanza) regola fondamentale: esprimi chiaramente le ragioni per cui vuoi quel ruolo e perché hai scelto proprio quell’azienda. Il curriculum non è soltanto una scheda tecnica, ma anche un modo per far arrivare la tua personalità e motivazione. Inizia subito a creare il tuo con Jobseeker!

Risorse:

1. Università Cattolica del Sacro Cuore, Curriculum Vitae and Covering Letter
2. Jobseeker, Trend e statistiche dal mondo delle Risorse Umane