Exemple de CV de responsable administratif

Créer un bon CV n'est pas toujours une tâche aisée et cet article a pour objectif de vous aider à transformer votre CV de responsable administratif en un véritable atout. Voyons d'abord quelles catégories inclure pour créer un CV idéal pour un poste de responsable administratif et décrocher des entretiens d'embauche.

Informations essentielles d'un CV de responsable administratif

Pour bien tirer parti de ces rubriques de votre CV de responsable administratif, adaptez-les au poste et sélectionnez les informations que vous y inclurez en fonction des besoins de l'entreprise.

Bien que le contenu de chaque curriculum vitae puisse varier selon les candidats et le parcours de chacun, tout CV doit néanmoins comporter des informations spécifiques que les recruteurs s'attendent à retrouver.

Bien présenter l’en-tête de son CV

Soignez l’en-tête de votre CV pour faire bonne impression aux recruteurs au premier coup d’œil. Les informations à noter sont les suivantes :

• l’adresse e-mail ;
• le numéro de téléphone ;
• l’adresse postale ;
• le lien vers votre profil LinkedIn.

Vous pouvez aussi inclure à l’en-tête de votre CV de responsable administratif toute information utile et pertinente pour l'employeur. Mention du permis de conduire et d'un véhicule, lien vers votre portfolio ou site internet... Il s’agit de donner des éléments complétant votre profil.

Rédiger une accroche permettant de se démarquer

En 3 à 5 lignes, le profil personnel, que l’on appelle également accroche, transmet des informations essentielles de votre profil afin de convaincre le recruteur de lire votre CV de responsable administratif. Placé sous l’en-tête, il est immanquable. Le profil personnel est centré sur votre parcours et votre expérience pour être responsable administratif. L’objectif professionnel est, quant à lui, davantage orienté vers l’avenir, en établissant un but éventuel que vous vous êtes fixé, vos projets de carrière.

Voici ce que vous pouvez inclure dans le profil personnel :

• votre intitulé de poste ou encore votre situation si vous êtes étudiant ;
• des compétences clés utiles pour l'emploi souhaité ;
• votre motivation pour le poste.

Un profil personnel réussi est adapté à l’offre d'emploi et met en avant certaines des compétences clés requises pour les postes de responsable administratif, tout en laissant au recruteur une idée claire de vos qualités et de vos compétences individuelles.

Les CV les plus efficaces s’appuient également sur des éléments concrets pour étayer les affirmations qu’ils présentent. Inspirez-vous de notre exemple ci-dessous pour rédiger le vôtre.

Valoriser votre expérience professionnelle

La rubrique expérience professionnelle permet aux recruteurs du secteur de l’administration de comprendre votre parcours, les tâches et responsabilités confiées, ainsi que les résultats obtenus.

Démontrez ce que vous avez accompli pour indiquer que cela vous a préparé au poste de responsable administratif. Cette rubrique est présentée selon un ordre chronologique inversé, du poste le plus récent au plus ancien. Indiquez pour chaque emploi occupé le nom de votre poste ainsi que celui de l'entreprise, les dates auxquelles vous avez travaillé (mois et année), ainsi que le lieu de travail. Créez une liste à puces de manière à indiquer les tâches confiées au cours de chaque expérience.

Cette rubrique du CV doit être rédigée avec soin pour correspondre aux besoins de l'entreprise.

Pour une rubrique Expérience professionnelle bien rédigée, incluez uniquement les expériences pertinentes pour le poste. Si votre expérience est limitée, veillez à bien présenter les tâches confiées qui vous ont permis de développer des compétences pour votre futur poste. Veillez à rédiger de façon à mettre en valeur les compétences acquises et utilisées dans le cadre de vos fonctions. Inspirez-vous de notre exemple ci-dessous pour concevoir une rubrique Expérience professionnelle efficace.

L’exemple ci-dessus est une représentation de ce qu'il ne faut pas faire pour la rubrique Expérience professionnelle du CV de responsable administratif. Une rubrique Expérience professionnelle présentant une liste de postes sans rapport avec celui visé, ne démontrant aucune compétence pertinente et peu précise quant aux missions confiées ne valorisera pas votre profil et sera mal perçue par un recruteur.

Rubrique Formation : comment la présenter ?

Cette catégorie du CV détaille votre formation, les cursus suivis et les diplômes obtenus pouvant être utiles pour un responsable administratif.

Même si un diplôme n'est pas nécessaire pour la fonction de responsable administratif, valoriser les cours que vous avez suivis ou avoir une certification de type PMP (Project Management Professional) apportera un avantage à votre CV. De même, les compétences telles que maîtrise d’Excelavancé pour le reporting ou gestion des contrats et négociations seront appréciées par les recruteurs.

Les informations à donner sont les suivantes si vous incluez une formation : intitulé de la formation ou du cursus suivi, nom de l’établissement et ville, dates. La liste de vos formations doit être créée dans l’ordre chronologique inversé, comme pour l’Expérience professionnelle. Détaillez les acronymes des cursus et des établissements pour éviter toute confusion.

Après plusieurs années d'expérience, celle-ci est primordiale pour le CV et apparaît avant la Formation. C'est le contraire pour les débutants qui doivent convaincre en se servant de leurs compétences acquises et de leurs qualifications fournies par leur formation.

Les compétences

Pour être responsable administratif, vous devez réussir à mettre en avant vos compétences sur votre CV et transmettre votre qualification pour le poste souhaité. Si on entend plus souvent parler des compétences techniques (exemples : consolidation des données financières ou maîtrise d’Excelavancé pour le reporting), les compétences interpersonnelles (exemples : capacité d’adaptation ou communication interpersonnelle) sont tout aussi importantes pour les employeurs.

Compétences techniques : votre savoir-faire

Les hard skills, vos compétences techniques, sont le reflet de votre expertise opérationnelle sur votre poste dans le secteur de l’administration. Compétences spécifiques acquises en formation ou au fil de votre expérience, elles sont indispensables pour votre travail.

Pour présenter correctement vos compétences techniques, créez une rubrique dans laquelle vous indiquerez 3 à 5 compétences importantes pour l’offre à laquelle vous répondez. Sachez que vous avez la possibilité d’en faire mention dans le profil personnel, dans le titre de votre CV de responsable administratif, ou dans la rubrique Expérience professionnelle.

Choisissez des hard skills pertinents pour le poste et dont vous avez un degré de maîtrise suffisant ; ces compétences-clés sont parfois mentionnées dans l'offre d'emploi. Incluez celles qui vous permettraient de vous démarquer des autres candidats.

L’intérêt de vos compétences techniques et leur valeur sur votre CV dépendent de leur concordance avec les besoins du poste visé, dont vous avez les informations grâce aux tâches évoquées dans l'offre d'emploi. Elles apportent une crédibilité en montrant que vous saurez vous adapter au poste et en relever les défis.

Consultez nos exemples de hard skills à mentionner sur un CV de responsable administratif :

Les compétences comportementales

Les soft skills caractérisent vos aptitudes interpersonnelles. Si ces éléments ne sont pas aussi objectifs et concrèts que les compétences techniques, ils ont tout de même de l’importance pour évaluer si vous pourrez vous adapter au poste ou à la culture d’entreprise par exemple. Ajoutez une rubrique vous permettant de valoriser vos soft skills et incluez-en jusqu’à 5. Pas plus, ceci est un complément de votre profil destiné à le personnaliser. Choisissez en accord avec le poste et le cadre de travail dans lequel vous évoluerez en tant qu'responsable administratif.

Certaines compétences constituent un meilleur choix que d'autres pour votre CV : celles qui vous confèrent un avantage dans votre travail au quotidien. Si en plus elles peuvent montrer que vous pourrez adopter la culture d’entreprise sans difficulté, c'est encore mieux. Sollicitez votre entourage pour recevoir des idées de soft skills que vous démontrez sans en être forcément conscient.

Voici quelques exemples de compétences comportementales à inclure à un CV de responsable administratif pour vous démarquer :

Les langues étrangères

Parler une ou plusieurs langues étrangères représente un atout pour votre CV de responsable administratif. Indispensables pour certains métiers, elles peuvent le devenir sur d'autres en fonction de votre évolution de carrière. C'est donc une information utile pour les employeurs.

Créez une rubrique langues étrangères avec une indication de niveau, que vous utilisiez un système de gradation ou le Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL).

Mentionnez également vos résultats aux tests standardisés tels que le TOEFL ou le TOEIC. Si vous postulez à l’étranger, mentionnez toutes vos langues, y compris votre langue maternelle sur le CV.

Il y a plusieurs possibilités pour afficher vos compétences linguistiques sur votre CV. L'option classique, consistant à énumérer les langues et à indiquer un niveau correspondant :

• Anglais : courant
• Espagnol : intermédiaire

Vous pouvez aussi utiliser l’échelle du Cadre européen commun de référence pour les langues (CECRL). Il permet d’attribuer un niveau clair à chaque langue au moyen d'une lettre et d'un chiffre.

• A1 : niveau élémentaire (découverte)
• A2 : niveau élémentaire (niveau seuil)
• B1 : niveau indépendant (seuil)
• B2 : niveau indépendant (avancé)
• C1 : niveau expérimenté (autonome)
• C2 : niveau expérimenté (maîtrise)

Cours et certifications : un atout pour votre CV

Les certifications utiles pour un responsable administratif sur le CV représentent une opportunité de faire part de vos compétences pour exercer les fonctions qui vous seront confiées si vous obtenez l'emploi auquel vous postulez. Il en va de même pour les cours suivis durant votre formation ou de votre propre initiative. Les certifications type Lean Six Sigma Green Belt et les cours suivis pour votre carrière vous octroient un avantage déterminant car ces éléments témoignent de votre maîtrise technique sur votre poste. Par ailleurs, ils communiquent également votre volonté de rester à jour quant aux évolutions de votre secteur d’activité.

Incluez dans la rubrique Certifications celles qui cadrent avec le poste que vous ciblez. Elles doivent être listées de la plus récente à la plus ancienne, en faisant figurer l’intitulé et la date d’obtention.

Pour rehausser votre candidature et enrichir votre CV, voici des exemples de certifications et de cours :

Les rubriques optionnelles

Un CV rédigé de façon à répondre aux besoins du poste sera plus intéressant pour les recruteurs. L'ajout de sections complémentaires constitue un moyen d'affiner votre document et d’en améliorer le contenu. La place sur le CV étant limitée, choisissez uniquement celles qui pourront valoriser votre CV de responsable administratif en lui apportant un élément positif. Retrouvez plus d'informations à ce sujet dans notre Espace carrière.

La place des loisirs sur un CV

Cela surprend mais les loisirs ont leur place sur votre CV et peuvent même vous aider à l’enrichir, notamment si vous avez un profil de responsable administratif débutant.

Choisissez ceux qui apportent un intérêt du point de vue de l'employeur. À titre d’exemple, pour les postes demandant un esprit collaboratif, pratiquer un sport d'équipe sera avantageux. L'objectif est de révéler des aspects de votre personnalité tout en restant professionnel.

Réalisations et prix obtenus, valorisez vos réussites

Si vous avez mené des projets avec succès et/ou si vous avez été récompensé, cela constitue un facteur différentiel important pour un recruteur. Cet atout doit donc figurer sur votre CV de responsable administratif pour mettre en valeur des compétences acquises ou des traits de caractère utiles pour le poste. Ajoutez une rubrique dédiée aisément grâce au créateur de CV de Jobseeker, puis renseignez les informations utiles présentant vos réalisations et les prix que vous avez reçus pour impressionner les recruteurs et employeurs.

Bénévolat

Votre engagement en tant que bénévolat au sein d'une association peut figurer sur votre CV. Pour cela, il faut en faire ressortir la valeur ajoutée pour votre prochain emploi de responsable administratif. Cela peut être lié à l’environnement, au public concerné ou au poste que vous occupez. Valorisez le savoir-faire que vous avez pu acquérir au cours de ces expériences de bénévolat en mentionnant les actions menées pertinentes pour votre nouvel employeur. Ajoutez la fonction, le nom de l’association ou de l’organisme, et les dates.

10 mots à utiliser pour votre CV de responsable administratif

L’emploi de mots forts sur le CV suscite l’intérêt des recruteurs. Insufflez du dynamisme à votre CV grâce à des termes liés au secteur de l’administration tels piloter, contrôler, ou analyser décrivant favorablement vos missions. L'emploi de verbes d’action est indiqué à la voix active.

Nous vous recommandons, lorsque cela est possible, de quantifier vos réussites en utilisant des indicateurs précis et d'opter pour l'infinitif, le passé, ou la nominalisation du verbe. Employer le vocabulaire spécifique de votre secteur d’activité transformera votre document en un CV de responsable administratif reflétant de l’expertise.

Voici une liste de 10 exemples pour votre CV de responsable administratif :

Notre version d'un CV de responsable administratif

Vous savez quels éléments intégrer pour créer un CV de responsable administratif efficace, observez-en le rendu grâce au design soigné et moderne de l’exemple ci-dessous :

Si vous êtes perdu concernant la mise en page de votre CV et que vous souhaitez des idées pour vous guider, consultez nos exemples de CV pour trouver un peu d'inspiration.

ATS et CV : ce qu'il faut savoir pour passer les filtres des logiciels de recrutement

Les ATS sont des outils qui aident les équipes de ressources humaines à gérer le processus de recrutement et les dossiers des candidats. Ils ont la capacité de filtrer automatiquement les candidatures en analysant les CV grâce à des mots-clés sélectionnés pour le poste. Pour vous assurer que votre CV soit lu par les recruteurs, vous devez le créer de façon à ce qu'il soit compatible avec ces logiciels. Cela inclut non seulement le format utilisé et la mise en page, mais également le contenu que vous rédigez pour votre CV.

Appliquez les 5 stratégies suivantes pour la création d'un CV de responsable administratif qui passera le filtre des ATS.

• Misez sur l'organisation et la sobriété : Favorisez des polices claires comme Calibri, ou Arial qui sont facilement lisibles quel que soit le support. Oubliez les graphiques et les tableaux qui peuvent empêcher la lecture de votre document.
• Insérez des mots-clés dans votre CV : Parcourez l’offre d'emploi pour en retenir les plus importants. Ils peuvent faire référence aux qualifications ou compétences nécessaires pour l'emploi.
• Utilisez des intitulés de rubriques classiques : Ils sont plus facilement reconnaissables par les recruteurs et les ATS (Compétences, Stages, etc.).
• N’utilisez pas de logos, d’icônes ou d’images : Ils pourraient ne pas être lus et désavantager votre CV. Le texte brut bien structuré est la meilleure option.
• Utilisez le bon format : Nous vous recommandons de télécharger votre CV au format PDF pour garantir la compatibilité et vous assurer du fait que la mise en page ne bougera pas. Vous pouvez aussi opter pour le format .doc pour Word.

Assurez-vous de passer le filtre des ATS en employant des outils créés pour et validés par les professionnels du recrutement comme les modèles de CV de Jobseeker. Préconçus et optimisés pour les logiciels de gestion des candidatures, ils vous faciliteront la tâche et multiplieront vos chances à un poste de responsable administratif.

Ce qu'il faut retenir pour la création de votre CV

Quel que soit votre niveau d'expérience, le plus important est de parvenir à créer un CV de responsable administratif qui communique l’idée que vous êtes le bon candidat pour le poste. Rédigez votre document en sélectionnant les informations cohérentes avec l’offre à laquelle vous répondez.

Faites en sorte de vous démarquer avec des résultats concrets et des rubriques optionnelles ; et optimisez votre CV pour les ATS en y incluant des mots-clés. Enfin, relisez bien votre document pour vous assurer de présenter un CV sans faute.

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Sources :

1. France Travail, Statistiques, études et évaluations
2. Jobseeker, Tendances RH et statistiques