Doc ή PDF; Σε τι μορφή να στείλετε το βιογραφικό;

Η σύντομη απάντηση είναι ως PDF, καθώς αυτή η μορφή αρχείου έχει ένα κρίσιμο πλεονέκτημα ως προς την εμφάνιση του βιογραφικού σημειώματός σας. Παρ’ όλα αυτά, το PDF δεν είναι η μόνη σωστή απάντηση, καθώς υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες θα κληθείτε να το στείλετε ως έγγραφο του Word.

Γι’ αυτό θα δούμε ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της αποστολής του βιογραφικού σε μορφή PDF ή Word και τι να προσέξετε.

Γιατί το PDF είναι η καλύτερη επιλογή;

Το PDF (Portable Document Format - Φορμά Φορητού Εγγράφου) δημιουργήθηκε από την Adobe με στόχο να μην αλλοιώνεται η όψη των εγγράφων κατά τον διαμοιρασμό τους από υπολογιστή σε υπολογιστή. Όταν, δηλαδή, δύο ή περισσότεροι άνθρωποι ανοίγουν το αρχείο από τον υπολογιστή τους, να βλέπουν ακριβώς το ίδιο πράγμα.

Εδώ ακριβώς έγκειται και το μεγάλο πλεονέκτημα της αποστολής του βιογραφικού σας σε αυτό το φορμά. Είναι η πιο αξιόπιστη επιλογή, γιατί με το PDF μπορείτε να είστε σίγουροι ότι ο κόπος σας να φροντίσετε κάθε λεπτομέρεια της εμφάνισης του βιογραφικού σας δεν θα πάει χαμένος. Ό,τι βλέπετε εσείς στην οθόνη σας, το ίδιο ακριβώς θα δει και ο πιθανός εργοδότης ή ο/η recruiter στη δική του οθόνη ή στο χαρτί, αν τυπώσει το έγγραφο.

Με άλλα λόγια, το PDF λύνει ένα πρόβλημα που μπορεί να προκύψει με τα έγγραφα σε φορμά Microsoft Word. Ποιο είναι αυτό; Ότι συχνά το κείμενο «πηδάει» και χαλάνε το layout και η μορφοποίηση όταν το έγγραφο ανοίγει ή τυπώνεται από άλλο υπολογιστή σε σχέση με αυτόν όπου δημιουργήθηκε.

Δύο υπολογιστές μπορεί να διαθέτουν διαφορετικές εκδόσεις του Word (μια παλαιότερη και μια νεότερη) και έτσι να προκύπτει θέμα συμβατότητας μεταξύ τους και να χαλάει η εικόνα του εγγράφου. Αν σας έχουν στείλει κάποιο έγγραφο Word που, ανοίγοντάς το, είδατε λέξεις κολλημένες μεταξύ τους, ακαλαίσθητα κενά ή το κείμενο να έχει μετακινηθεί από την κανονική θέση του, ξέρετε ακριβώς για τι μιλάμε.

Με το PDF μπορείτε να έχετε το κεφάλι σας ήσυχο ότι ο/η recruiter θα αντικρίσει ένα βιογραφικό τόσο όμορφο και επαγγελματικό όσο το φτιάξατε!

Το μειονέκτημα του PDF είναι ότι δεν έχετε την ίδια ευκολία επεξεργασίας του αρχείου όπως με το Word. Για να κάνετε αλλαγές σε ένα έγγραφο PDF χρειάζεστε το κατάλληλο πρόγραμμα, όπως είναι το Adobe Acrobat, ή θα πρέπει να μετατρέψετε το PDF σε Word με έναν converter που μπορείτε να βρείτε online. Σε αυτή την περίπτωση, όμως, θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να διορθώσετε προβλήματα που θα προκύψουν στη μορφή του κειμένου από τη μετατροπή του.

Πότε ενδείκνυται η αποστολή του βιογραφικού σε μορφή Word

Ίσως έχετε δει σε κάποιες αγγελίες ή σε φόρμες υποβολής βιογραφικού σε ιστοσελίδες εταιρειών να διευκρινίζεται ότι θέλουν να λάβουν το βιογραφικό σημείωμα σε μορφή Word.

Δύο είναι οι λόγοι για τους οποίους συμβαίνει αυτό:

1. Η εταιρεία χρησιμοποιεί σύστημα ATS
2. Παραλήπτης των βιογραφικών είναι κάποια εταιρεία συμβούλων εύρεσης προσωπικού

Τι συμβαίνει στην περίπτωση του ATS

Το ATS (Applicant Tracking System) είναι ένα σύστημα στο οποίο καταγράφονται τα δεδομένα των υποψηφίων που έχουν κάνει αίτηση για θέση εργασίας. Αυτό το λογισμικό δουλεύει με λέξεις-κλειδιά, τις οποίες ψάχνει προκειμένου να διευκρινιστεί η καταλληλότητα του υποψηφίου για την εκάστοτε θέση. Πολλά τέτοια συστήματα έχουν τη δυνατότητα να «διαβάζουν» το έγγραφο Word, σκανάροντάς το για να εντοπίσουν τις λέξεις-κλειδιά.

Αν το βιογραφικό σας σταλεί σε μορφή PDF, εκείνος που θα το λάβει θα πρέπει να περάσει χειροκίνητα τα δεδομένα σας στο σύστημα, κάτι που απαιτεί πολύ χρόνο. Το πιο πιθανό είναι, λοιπόν, ότι το βιογραφικό σας θα αγνοηθεί.

Τι ισχύει με τους συμβούλους εύρεσης προσωπικού

Αυτές οι εταιρείες, προκειμένου να αποφύγουν το ενδεχόμενο ο εργοδότης να επικοινωνήσει απευθείας με τον υποψήφιο, παρακάμπτοντάς τες, συχνά θέλουν να αφαιρούν τα στοιχεία επικοινωνίας του αιτούντα. Μπορεί, επίσης, να έχουν υιοθετήσει ένα κοινό πρότυπο για την αποστολή όλων των βιογραφικών. Το έγγραφο Word λοιπόν, σε σχέση με το PDF, τους κάνει τη ζωή πιο εύκολη.

Μετατροπή ενός εγγράφου Word σε PDF

Όπως έχετε ανοιχτό το έγγραφο Word του βιογραφικού σας στην οθόνη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

• Κάντε κλικ στο «Αρχείο», που βρίσκεται πάνω αριστερά, και έπειτα στο «Αποθήκευση ως».
• Στο παράθυρο που θα ανοίξει, συμπληρώστε στο σχετικό πεδίο το όνομα που θέλετε να δώσετε στο αρχείο σας.
• Ακριβώς από κάτω, βρίσκεται το πεδίο με τις επιλογές φορμά. Η προεπιλεγμένη θα είναι ως έγγραφο του Word. Εσείς πατήστε το βελάκι στα δεξιά, για να εμφανιστούν οι υπόλοιπες επιλογές, και κάντε κλικ στο «PDF».
• Ολοκληρώστε, κάνοντας κλικ στο «Αποθήκευση».

Να μην ξεχνάτε, όμως, να αποθηκεύετε επίσης το βιογραφικό σας σε μορφή Word στον υπολογιστή σας, για να μπορείτε να το επεξεργάζεστε εύκολα και να κάνετε αλλαγές όποτε χρειάζεται!

Σας αγχώνει η δημιουργία βιογραφικού σε Word;

Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα καλαίσθητο και επαγγελματικό βιογραφικό σημείωμα χωρίς άγχος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα online εργαλείο, όπως τον CV maker του Jobseeker.

Σε λίγα βήματα και με τα διαθέσιμα templates του, θα φτιάξετε εύκολα το βιογραφικό σας και θα το κατεβάσετε στον υπολογιστή σας ως PDF. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να το στείλετε όπου επιθυμείτε, όντας παράλληλα σίγουροι ότι ο/η recruiter θα το λάβει στην επαγγελματική μορφή που του αρμόζει!