Lebenslauf und Datenschutz – DSGVO

Die DSGVO regelt unter anderem, welche Informationen Arbeitgeber speichern und weitergeben dürfen, wann Bewerbungsunterlagen gelöscht werden müssen und welche Rechte du als Bewerber geltend machen kannst. So behältst du die Kontrolle über deine personenbezogenen Daten; vom Lebenslauf bis zum Vorstellungsgespräch.

Warum Datenschutz bei der Bewerbung wichtig ist

Damit Arbeitgeber deine Eignung beurteilen können, benötigen sie aussagekräftige Bewerbungsunterlagen. Diese enthalten zwangsläufig personenbezogenen Daten, von deinen Kontaktdaten bis hin zu Zeugnissen und Referenzen.

Gleichzeitig sollen diese Informationen weder unbegrenzt gespeichert noch unkontrolliert weitergegeben werden. Die DSGVO schafft hier einen rechtlichen Rahmen und schützt sowohl die Interessen der Unternehmen als auch dein Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Datenschutz bei Bewerbungen bedeutet also nicht, dass Unternehmen keine Daten verarbeiten dürfen – sondern dass dies transparent, zweckgebunden und unter klaren Regeln geschieht.

Die Datenschutz-Grundverordnung in Kürze

Die DSGVO gilt seit 2018 und regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb der Europäischen Union. Ihr Ziel ist es, Menschen mehr Kontrolle über ihre Daten zu geben und Unternehmen zu einem transparenten Umgang mit diesen Informationen zu verpflichten.

Ziele und Geltungsbereich der DSGVO

Ziel war es, das europäische Datenschutzrecht zu modernisieren und das Grundrecht auf Schutz der personenbezogenen Daten zu stärken. Betroffene sollten im digitalen Zeitalter mehr Kontrolle und Transparenz bei der Datenverarbeitung erhalten.

Die bislang geltende Richtlinie war zudem von den Mitgliedstaaten sehr unterschiedlich umgesetzt worden, was den grenzüberschreitenden Datenverkehr in der Europäischen Union hinderte. Mit der DSGVO sollte deshalb ein einheitlicher Rechtsrahmen geschaffen werden.

Die DSGVO gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, also auch für Arbeitgeber, Recruiter und Personalvermittlungen. Diese dürfen deine personenbezogenen Daten nur mit deiner Zustimmung und nur unter bestimmten Bedingungen erheben, verarbeiten und speichern. Du verfügst also über gestärkte Rechte, was den Umgang mit deinen personenbezogenen Daten bei der Bewerbung betrifft.

Welche Bewerbungsdaten fallen unter die DSGVO?

Nach Artikel 4 DSGVO gelten als personenbezogene Daten alle Informationen, die einer identifizierten oder identifizierbaren Person zugeordnet werden können:

Somit fallen nahezu alle Informationen des Bewerbungsprozesses, angefangen vom Anschreiben über die Daten im Lebenslauf hin zum Vorstellungsgespräch, unter die DSGVO. Dazu gehören unter anderem:

Falls du zudem an einem Assessment Center teilnimmst oder eine ärztliche oder psychologische Untersuchung Teil des Recruiting-Prozesses ist, unterliegen auch diese Daten der DSGVO.

Dürfen Arbeitgeber deine Daten weitergeben?

Arbeitgeber brauchen die von dir im Lebenslauf, im Bewerbungsschreiben und in den übrigen Bewerbungsunterlagen bereitgestellten personenbezogenen Daten für das weitere Auswahlverfahren. Das heißt jedoch nicht, dass sie diese beliebig weitergeben dürfen.

So darf das einstellende Unternehmen deine Bewerbung nur an die für den Bewerbungsprozess erforderlichen internen Stellen weiterleiten, etwa an zuständige Personalreferenten oder Personen aus dem jeweiligen Fachbereich. Nicht eingeschlossen sind Mitarbeiter, die nicht am Bewerbungsprozess beteiligt sind. Die beteiligten Mitarbeiter müssen zur Verschwiegenheit verpflichtet werden und dürfen deine Daten nicht für andere Zwecke als die Bearbeitung deiner Bewerbung weitergeben.

Falls deine Qualifikation für eine andere Stelle im Unternehmen geeignet ist, dürfen deine Bewerbungsunterlagen ebenfalls nur nach Absprache mit dir weitergegeben werden. Auch die Weitergabe deiner Kontaktdaten im Rahmen einer persönlichen Empfehlung bedarf deiner Zustimmung.

Manchmal ist es erforderlich, zur Besetzung einer Stelle externe Dienstleister in Anspruch zu nehmen, etwa Personalberater oder Zeitarbeitsfirmen. Auch hier gilt, dass für jede Weitergabe deiner personenbezogenen Daten außerhalb der direkt beteiligten Stellen innerhalb des Unternehmens deine Zustimmung erforderlich ist.

Die Zustimmung zur Weitergabe deiner personenbezogenen Daten sollte schriftlich erfolgen. Meistens ist die Weitergabe an interne und externe Stellen des Unternehmens in den Datenschutzbestimmungen geregelt, denen du im Vorfeld der Bearbeitung deiner Bewerbung zustimmst.

Welche personenbezogenen Daten dürfen Personaldienstleister ihren Kunden zur Verfügung stellen?

Zeitarbeitsfirmen, Headhunter, Recruiter und Personalvermittler sind zwar in leicht unterschiedlichen Tätigkeitsfeldern aktiv, kommen jedoch alle mit personenbezogenen Bewerberdaten in Berührung. Die Bereitstellung der Daten ist in diesem Fall für den Zweck der Arbeitsvermittlung erforderlich. Es dürfen allerdings nur bestimmte Informationen weitergegeben werden:

Falls weitere Daten zur Vermittlung oder zum Abschluss eines Beschäftigungsverhältnisses notwendig sind, dürfen auch diese weitergegeben werden.

Welche personenbezogenen Daten dürfen nicht weitergegeben werden?

In der DSGVO wird zwischen personenbezogenen Daten und besonderen Kategorien personenbezogener Daten unterschieden. Diese gelten als besonders sensibel und unterliegen daher einem erhöhten Schutz.

Pass- oder Bewerbungsfoto

Das Bewerbungs- oder Passfoto fällt unter bestimmten Voraussetzungen unter die besonderen personenbezogenen Daten. Nämlich dann, wenn es in einer Form verarbeitet wird, dass damit eine natürliche Person eindeutig identifiziert werden kann.

Seit Einführung des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) darf das Aussehen beim Einstellungsprozess ohnehin keine Rolle mehr spielen. Das Beifügen eines Fotos ist deshalb freiwillig. Eine Personalvermittlungsfirma kann dich also nur dann um die Zusendung eines Fotos bitten, wenn dieses für die betreffende Stelle unbedingt erforderlich ist – zum Beispiel, wenn du dich als Schauspieler bewirbst.

Medizinische Daten

Erlangt ein Arbeitgeber Wissen über deine medizinischen Daten, könnte sich dies zu deinem Nachteil auswirken. Aus diesem Grund fällt diese Art von Daten in der DSGVO unter die Kategorie der besonderen personenbezogenen Daten.

Personalvermittler oder Arbeitgeber dürfen deshalb auch keine Fragen in diese Richtung stellen (mehr dazu später). Anders verhält es sich jedoch, wenn du körperlich fit für deinen Beruf sein musst, z. B. wenn du Pilot bist.

Wann müssen gespeicherte Daten gelöscht werden?

Generell gilt, dass deine personenbezogenen Daten nur solange gespeichert werden dürfen, wie sie für das Bewerbungsverfahren benötigt werden. Wenn eine Bewerbung nicht berücksichtigt wurde, ist der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten erloschen. Eine Speicherung der Bewerbungsunterlagen nach der Absage ist nicht zulässig.

Hast du also eine Stelle nicht bekommen, müssen papiergestützte und elektronische Bewerbungsunterlagen vernichtet werden. Die dafür einzuhaltende Frist variiert in der Rechtsprechung zwischen vier und sechs Monaten.

Dies gilt sowohl für Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen als auch für Initiativbewerbungen. Entsprechend ist zu verfahren, wenn du deine Bewerbung selbst zurückziehst.

Auf Wunsch können Bewerbungsunterlagen auch länger aufbewahrt werden, sodass das Unternehmen dich für zukünftige Stellen kontaktieren kann. Dies muss allerdings schriftlich vereinbart werden und gilt nur für einen vordefinierten Zeitraum.

Deine Rechte als Bewerber im Rahmen der DSGVO

Um die Kontrolle über deine personenbezogenen Daten zu behalten, gibt es verschiedene Rechte, auf die du dich generell als Privatperson, aber insbesondere in deiner Eigenschaft als Bewerber, berufen kannst.

1. Recht auf Auskunft, Berichtigung und Löschung

Als Bewerber hast du jederzeit das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten über dich gespeichert sind. In diesem Zusammenhang kannst du auch die Berichtigung von Daten oder gar deren Löschung beantragen. Oft wird dieses Recht wahrgenommen, um objektiv falsche oder unvollständige Daten zu ergänzen oder zu entfernen.

2. Recht auf Vergessenwerden

Das Recht auf Vergessenwerden soll sicherstellen, dass digitale personenbezogene Daten nicht dauerhaft zur Verfügung stehen. Es wird auch als „digitaler Radiergummi“ bezeichnet.

In den Datenschutzerklärungen der Firmen erfährst du, wie du eine Änderung oder ein „Vergessen“ deiner Daten bewirken kannst. Deine Anfrage muss innerhalb eines Monats bearbeitet werden.

3. Klar verständliche und leicht auffindbare Datenschutzerklärung

Jedes Unternehmen muss auf seiner Website eine gut sichtbare Datenschutzerklärung platziert haben. In den Datenschutzklauseln wird beschrieben, welche Daten zu welchem Zweck von wem verarbeitet werden. Zudem werden darin Aufbewahrungsfristen kommuniziert.

Ebenso müssen Unternehmen ihren Bewerbern im Vorfeld mitteilen, welche Daten zu welchem Zweck wie lange gespeichert werden.

Welche personenbezogenen Daten solltest du im Lebenslauf angeben?

Der in der DSGVO verankerte Grundsatz der Datenminimierung besagt, dass nur die personenbezogenen Daten erhoben werden sollten, die für den jeweiligen Zweck tatsächlich erforderlich sind.

Arbeitgeber dürfen also keine unverhältnismäßigen oder irrelevanten Informationen verlangen.

Welche Daten du freiwillig in deinen Lebenslauf aufnimmst, hängt von der Stelle ab, auf die du dich bewirbst, und davon, wie viel du von dir preisgeben möchtest. Als Model würdest du beispielsweise noch Alter, Gewicht und Körpergröße angeben und auf jeden Fall ein Foto beifügen.

Zusätzlich kannst du auch einen Link zu deinem LinkedIn- oder Xing-Profil einfügen. Achte allerdings darauf, dass die Informationen dort auf dem neuesten Stand sind und dass keine negativen Informationen über dich auffindbar sind.

Personenbezogene Daten richtig platzieren

Mit den Lebenslauf-Vorlagen von Jobseeker platzierst du deine personenbezogenen Daten automatisch an der richtigen Stelle. Du gibst deine Angaben nur einmal ein und kannst anschließend aus verschiedenen professionellen Layouts wählen, um deine Bewerbung individuell an die jeweilige Stelle anzupassen.

Unzulässige Fragen beim Vorstellungsgespräch

Wenngleich das Bewerbungsgespräch naturgemäß dazu dient, dass sich Arbeitgeber und Bewerber besser kennenlernen, sind nicht alle Fragen seitens des einstellenden Unternehmens erlaubt. Arbeitgeber müssen sich, abgesehen von der DSGVO, auch an die Bestimmungen des bereits oben erwähnten Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) halten.

Das Fragerecht des Arbeitgebers besteht nur insoweit, als die Frage für das jeweilige Bewerbungsverfahren relevant ist. Der Arbeitgeber muss also ein berechtigtes Interesse an der Angabe einer bestimmten Information haben und es muss ein Bezug zum Anforderungsprofil der Stelle vorhanden sein. Ein solcher ist in der Regel dann gegeben, wenn es sich um Fragen zum beruflichen Werdegang und relevanten Qualifikationen oder zum bestehenden Beschäftigungsverhältnis oder einer Nebentätigkeit handelt.

Ob eine Frage im Vorstellungsgespräch zulässig ist, richtet sich immer auch nach dem Einzelfall. Hier einige Beispiele für (grundsätzlich) unzulässige Fragen:

Die wichtigsten Punkte zur DSGVO

Die DSGVO gibt dir umfangreiche Rechte im Umgang mit deinen personenbezogenen Daten. Gleichzeitig liegt es auch in deiner Hand, nur die Informationen preiszugeben, die für die jeweilige Bewerbung wirklich relevant sind. Achte darauf, deine Kontaktdaten übersichtlich zu platzieren und deinen Lebenslauf auf das Wesentliche zu beschränken. So erleichterst du Recruitern die erste Sichtung und behältst gleichzeitig die Kontrolle über deine Daten.

Falls du Hilfe bei der Erstellung von Lebenslauf oder Bewerbungsschreiben brauchst, stehen dir auf Jobseeker unzählige Vorlagen und Beispiele zur Verfügung. Und solltest du einmal nicht weiter wissen, findest du in unseren Tipps zu Jobsuche und Bewerbung mit Sicherheit eine Antwort.