CV og GDPR: 6 regler for jobsøgende

I denne artikel kigger vi på CV og GDPR-regler fra en jobsøgendes perspektiv. Du kan blive klogere på, hvad Persondataforordningen giver dig ret til, samt hvad du på grund af disse rettigheder bør gøre anderledes, end du plejede, når du søger job.

Hvad er GDPR?

GDPR (General Data Protection Regulation) kaldes også Persondataforordningen, Databeskyttelsesforordningen og Persondatabeskyttelsesforordningen. Ja, den kan sikkert blive endnu længere, men lad os vælge den korteste version. Du kan læse hele GDPR på dansk, men kort fortalt er det en EU-forordning om beskyttelse af dine personlige data. Den trådte i kraft d. 25. maj 2018 og erstattede Persondataloven, som var en mindre striks lov fra år 2000.

Formålet ved GDPR-reglerne er at beskytte dine personlige oplysninger og gøre udveksling af data i hele Europa sikkert og gennemsigtigt. Virksomheder og organisationer bliver derfor forpligtet til kun at opbevare dine data i en bestemt periode og kun bruge dem til et bestemt formål. Dine data skal slettes, hvis perioden er udløbet, hvis du beder om det, eller hvis organisationen ikke skal eller kan bruge dine data til det formål, som de har fået dit samtykke til.

Dit CV og ansøgning er persondata

Dit CV indeholder altid dine personoplysninger, og din ansøgning kan være fuld af personfølsomme data. I GDPR-forordningen skelnes nemlig mellem de to kategorier, og følsomme personoplysninger er sværest at håndtere for arbejdsgivere. Her er et lille overblik over, hvilke data der er tale om.

ALMINDELIGE PERSONOPLYSNINGER

• Navn
• Adresse
• Kontaktoplysninger
• Sygedage
• Tjenstlige forhold
• Civilstand og antal børn
• CV
• Ansøgning
• Ansættelsesdato og stilling
• Arbejdsområde
• Arbejdstelefon
• ID-kort som pas og kørekort
• Bolig eller bil
• Et billede, hvis du er en genkendelig person

FØLSOMME PERSONOPLYSNINGER

• Race og etnisk oprindelse
• Politisk overbevisning
• Religiøs eller filosofisk overbevisning
• Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
• CPR-nummer (en særskilt reguleret fortrolig oplysning)
• Helbredsoplysninger
• Seksuelle forhold eller seksuel orientering
• Genetiske data
• Biometriske data med henblik på entydig identifikation

Du kan læse mere om GDPR-regler ved personoplysninger hos Datatilsynet.

CV og GDPR: Arbejdsgiveres forpligtelser

Ifølge GDPR-reglerne skal arbejdsgivere have dit samtykke til at opbevare personlige data og et eksplicit samtykke til at behandle dine personfølsomme data. De skal kunne dokumentere

• Hvordan de opbevarer og håndterer dine oplysninger
• I hvor lang tid de gør det
• Til hvilket relevant formål de har indsamlet dem
• Hvordan de blev indsamlet
• Hvorvidt du har givet samtykke til at indsamle, opbevare og håndtere dine oplysninger

Dine GDPR-rettigheder i forbindelse med CV

Du har dermed ret til at bede virksomheder om at udlevere alle de oplysninger, de har om dig, eller anmode om at slette dem. Det betyder i praksis, at virksomheden skal opbevare alle dine data ét sted, så det kan slettes på én gang. Og det vil blandt andet sige, at de ikke kan have både digitale og printede udgaver af dit CV og ansøgning.

GDPR-regler gælder disse dokumenter

• Dit CV
• Din ansøgning
• Din LinkedInprofil, hvis den HR-ansvarlige har downloadet den
• De HR-ansvarliges noter på din LinkedInprofil i LinkedIn Recruiter, hvis de har noteret personlige oplysninger
• Andre oplysninger, som de HR-ansvarlige har indsamlet ved f.eks. at screene dig på sociale medier eller andre steder på nettet – hvis de opbevarer dem eller har lavet noter om dem
• Oplysninger, som de har fået fra dine referenter, og som de har skrevet ned
• Alle andre noter om dine personlige data, dvs. hvad de skriver ned under jobsamtalen, telefonsamtaler, osv., som kan spores tilbage til dit navn

6 GDPR-regler for jobsøgende

Databeskyttelsesloven har pålagt arbejdsgivere et meget stort ansvar, og det betyder også, at du som jobsøgende bør tage hensyn til GDPR-reglerne. Dermed vil du også være sikker på, at dit CV og ansøgning faktisk når din arbejdsgiver, før det når deres papirkurv.

1. CV og ansøgning skal ikke printes ud

Det har tidligere været okay at printe CV’er ud og dele dem ud ved fysisk fremmøde, men med de nye GDPR-regler er det fortid. Hvis du kommer med et udskrevet CV, så kan arbejdsgiveren ikke garantere, at det ikke kommer i hænder for uvedkommende. Derfor har den modtagende medarbejder tre valgmuligheder:

• At finde en scanner, der ikke gemmer cache-kopier, men sender dokumentet direkte til en sikret database med personlige oplysninger; scanne dit CV og aflevere det stykke papir du gav dem tilbage eller makulere det. Lyder besværligt, ikke?
• At springe scanningen over og makulere dit CV med det samme. Det lyder lidt nemmere.
• At nægte at tage imod dit CV og bede dig om at sende det digitalt. Det gør de fleste.

2. Undlad at sende følsomme oplysninger på mail

Ifølge Datatilsynet må arbejdsgivere gerne modtage jobansøgninger på mail ”så længe de ikke indeholder følsomme eller fortrolige oplysninger” (Kilde). Derfor bør du følge GDPR-reglerne og sørge for ikke at afsløre disse informationer i din ansøgning. Hvis der er noget, du synes er meget vigtigt at sige, så sig det til din jobsamtale. Oplysninger om dine lønønsker eller barsel er også personlige oplysninger.

3. Upload eller send dit CV det rigtige sted

Arbejdsgivere bruger HR-systemers CV-databaser, hvor dit CV og din ansøgning skal uploades for at blive opbevaret sikkert. Følg denne GDPR-regel, og gør som arbejdsgivere anviser.

Hvis virksomheder ikke har en database, så har de som regel én enkelt e-mailadresse, hvor de kan modtage dit CV og ansøgning. Da alle persondata skal opbevares ét sted hos arbejdsgiveren, så er det kun én e-mailadresse, der håndterer videresendelse af CV’er og ansøgninger til en sikker database. Andre medarbejdere bliver instrueret i at slette CV’er, hvis de modtager dem i en arbejdsmail.

Derfor bør du spille efter GDPR-reglerne og ikke sende dit CV til virksomheders info-mails eller bestemte medarbejderes arbejdsmails. Følg virksomheders vejledninger om, hvordan du kan søge en stilling.

4. Giv dit samtykke

Når du uploader dit CV og ansøgning i en CV-database, så skal du ifølge GDPR-regler sætte tjekmærker ved samtykkeerklæringer. Hvis du ansøger på mail (til den rette e-mailadresse), så vil du få et autosvar, der beder dig om at svare på mailen med dit samtykke. Læs altid autosvarene.

5. Send GDPR-venlige uopfordrede ansøgninger

Med de nye GDPR-regler må du gerne søge uopfordret, så længe du uploader dit CV og ansøgning lige præcist dér, hvor du bliver bedt om. Det er fordi, at arbejdsgiveren skal kunne dokumentere, med hvilket formål de har indsamlet dine data. Når du søger uopfordret, så er der ikke en bestemt stilling, som de kan bruge som grundlag for at opbevare dit CV. Derfor skal der opsættes andre regler for, hvornår dine oplysninger skal slettes, og man laver en digital mappe kun til uopfordrede ansøgninger for at kunne holde styr på dem. Derfor er det vigtigt, at du uploader dit CV via det rette link.

6. Angiv ikke fulde referencer

Da referencer er andre menneskers personoplysninger, bør du ikke angive dem i dit CV eller ansøgning. Hvis du gør, så skal arbejdsgiveren i princippet oprette nye dokumenter for hver af de personer, fordi de pludseligt sidder med mange menneskers persondata, som de ikke har bedt om. Hjælp arbejdsgiveren med at følge GDPR-reglerne, og skriv i dit CV, at referencer kan oplyses på opfordring.

Opsummering

GDPR eller Persondatabeskyttelsesforordningen sikrer, at dine persondata bliver opbevaret og håndteret forsvarligt og fortroligt. Den giver dig ret til at anmode om indsigt i alt data, som en virksomhed har om dig, samt om at slette det. Dette er også årsagen til, at du som jobsøgende skal følge arbejdsgiveres regler for, hvordan dit CV og ansøgning skal afleveres. Du bør ifølge GDPR-reglerne ikke aflevere fysiske dokumenter, undgå at skrive personfølsomme oplysninger, huske at give dit GDPR-samtykke og uploade dine ansøgningsdokumenter til arbejdsgivernes CV-databaser eller sende dem til de anviste e-mailadresser. Sådan kan du hjælpe arbejdsgiverne med at hjælpe dig til et nyt job.

Held og lykke med din jobsøgning!