Czy dane osobowe w CV to konieczność? Rady + przykłady
Życiorys to dokument nader personalny, a zatem umieszczanie w CV danych osobowych wydaje się być naturalne i zrozumiałe. Czy jednak należy w CV opisywać wszystkie dane osobowe? Które z nich warto pominąć? Dziś pochylimy się nad tym tematem w największym szczególe, by zaoszczędzić Ci niepotrzebnych potknięć i pomyłek.
Diabeł, jak wiadomo, tkwi w szczegółach. Dlatego od samego początku warto dopiąć wszystko na ostatni guzik i zadbać o to, by nie popełnić żadnej zbędnej i łatwej do uniknięcia gafy.
W tym artykule dowiesz się:
- czym są dane osobowe,
- które dane osobowe muszą znaleźć się w CV, które są opcjonalne, a które lepiej pominąć,
- gdzie i jak zapisać je w CV, by odpowiednio komponowały się z resztą informacji.
Ale od początku: co dokładnie kryje się pod tym pojęciem? Zacznijmy od szybkiego wyjaśnienia tej kwestii.
Czym są dane osobowe w CV?
Choć z pragmatycznego punktu widzenia w rekrutacji niezmiennie najistotniejsze dla działów HR będą Twoje kwalifikacje oraz posiadane doświadczenie, nie da się stworzyć życiorysu bez podania podstawowych danych. Elementy takie jak imię i nazwisko służą jednoznacznej identyfikacji Twojej osoby i pozwalają rekruterowi zachować porządek w bazie nadesłanych aplikacji w systemie ATS.
Na personaliach jednak dane osobowe się, rzecz jasna, nie kończą. Do innych przykładów zaliczyć można:
- dane teleadresowe (numer telefonu, adres zamieszkania, adres mailowy)
- płeć
- wiek
- liczbę posiadanych dzieci
- prawo jazdy
- wyznanie
- orientację seksualną
- stan cywilny
Jak pewnie jesteś w stanie wywnioskować z powyższej listy, niektóre z wymienionych punktów absolutnie nie powinny interesować rekruterów. Co więcej, w świetle przepisów RODO pracodawca wręcz nie ma prawa pytać Cię o takie kwestie. Poradnik UODO dla pracodawców wyraźnie ogranicza możliwości w zakresie przechowywania danych (1), by ci nie narażali się przypadkiem na łamanie tych przypisów. Dlatego też, jeśli w życiorysie dobrowolnie wykraczasz poza wskazane w ustawie dane, w najlepszym wypadku wystawiasz się na niepotrzebną dyskryminację. W najgorszym – co gorliwszy rekruter po prostu od razu Cię skreśli, bo nie będzie chciał ryzykować dobrem firmy, którą można by zaskarżyć o łamanie tych praw, gdyby podczas audytu znaleziono wśród przechowywanych plików CV z wrażliwymi danymi.
Jak dobrać dane osobowe do CV?
Głównym zadaniem danych osobowych w CV jest umożliwienie pracodawcy poznania Cię oraz skontaktowania się z Tobą w celu rekrutacji. Dlatego też lepiej będzie ograniczyć się tylko do tych prawdziwie niezbędnych informacji. Jeśli zastanawiasz się, czy uwzględnić coś dodatkowego, przemyśl, czy na bazie rozszerzonych danych rekruterowi łatwiej będzie ocenić Twój poziom dopasowania do roli. Jeśli uzupełnienie informacji nie wnosi podwyższonej wartości, lepiej tego nie dodawać.
Poniżej znajdziesz przydatną tabelkę, która kategoryzuje różnego rodzaju dane osobowe wedle ich przydatności w kontekście tworzenia życiorysu:
Co należy uwzględnić |
|
Dane, które mogą się przydać |
|
Kwestie, które należy pominąć |
|
Gdzie opisać swoje dane osobowe w CV?
Najbardziej stosownym miejscem będzie nagłówek CV. To właśnie w nim należy podać wszystkie stosowne informacje o sobie. To dlatego, że miejsce nagłówka jest na początku dokumentu, by rekruter od razu wiedział, czyje CV czyta. Rozpisz informacje poczynając od najważniejszych danych, czyli imienia i nazwiska, i stopniowo schodząc do tych mniej istotnych, takich jak prawo jazdy czy linki do portfolio lub innych.
Poniżej przedstawiamy Ci przykład tego, jak taki nagłówek powinien wyglądać:
Kielce
•
m.kawalec98@example.com
•
+48 123 456 789
•
https://www.linkedin.com/in/maja–kawalec
Wzory CV do umieszczenia danych osobowych
Konkretne rozmieszczenie danych zależy w dużej mierze od wybranego wzoru CV. Na Jobseeker znajdziesz cały szereg profesjonalnie zaprojektowanych szablonów zgodnych z wszelkimi wymogami działów HR, od nowoczesnych po bardziej tradycyjne. Spójrz na to, jak może to wyglądać w praktyce:
Ponadto na naszej stronie znajdziesz całą masę świetnie przygotowanych przykładów CV, dostosowanych do ogólnorynkowych standardów oraz wymogów dla poszczególnych sektorów. Sprawdź je i zobacz, jak powinny wyglądać poprawnie opisane dane osobowe na Twoim stanowisku.
Wskazówka eksperta
Potrzebujesz dodatkowej pomocy? Dowiedz się, jak krok po kroku zaprojektować pozostałe sekcje, od podsumowania zawodowego, przez historię zatrudnienia, aż po umiejętności. Sprawdź nasz kompleksowy poradnik Jak napisać skuteczne CV? Pełny poradnik + przykład, w którym szczegółowo omawiamy każdy etap tworzenia idealnej aplikacji.
Dane osobowe w CV: jak opisać je prawidłowo
Omówiliśmy formę, teraz pora przejść do treści. Każdy z możliwych rodzajów informacji w kategorii tych niezbędnych bądź zalecanych rządzi się swoimi prawami i zasadami co do zapisu. Niektóre z nich wydadzą Ci się oczywiste, inne prawdopodobnie nie, niemniej jednak warto mieć je na uwadze, by ostatecznie Twoja aplikacja nie wzbudzała niepotrzebnych podejrzeń.
Imię i nazwisko w nagłówku
Nagłówek Twojego CV pełni funkcję okładki książki. Ma w ułamku sekundy poinformować system oraz człowieka, kim jesteś i jaka jest Twoja tożsamość zawodowa. Złota zasada w opisywaniu tego brzmi następująco: podawaj wyłącznie pierwsze imię oraz nazwisko, dokładnie w takiej formie, w jakiej figurują w oficjalnych dokumentach. Używanie form potocznych lub infantylnych to prosta droga do natychmiastowej dyskwalifikacji. Dokument, jakim jest życiorys zawodowy, podlega rygorystycznym zasadom etykiety biznesowej.
Wskazówka eksperta
A co jeśli posługujesz się innym imieniem niż to, które masz w dowodzie? To proste: uwzględnij oba rozwiązania w nagłówku, ale swoje preferowane imię umieść w nawiasie, między oficjalnym imieniem a nazwiskiem. Myślący rekruter zrozumie, że zwracając się do Ciebie, ma używać opcji podanej w nawiasie.
Certyfikaty i akredytacje
Dopisanie skrótu certyfikatu lub tytułu naukowego bezpośrednio przy nazwisku może zasadniczo pomóc w rekrutacji. To natychmiast wzmacnia Twój autorytet.
- Certyfikaty biznesowe: jeśli posiadasz międzynarodowe uprawnienia uzyskane w ramach akredytowanych kursów, takie jak PMP (Project Management Professional), ACCA (Association of Chartered Certified Accountants), czy CFA (Chartered Financial Analyst), umieszczenie ich w nagłówku sprawia, że są one widoczne dla rekrutera w pierwszą ćwierć sekundy.
- Tytuły naukowe: tytuły takie jak dr n. med. czy inż. mają gigantyczne znaczenie w sektorach technologii, farmacji, nauki oraz inżynierii.
Niektóre firmy wprost ustawiają filtry ATS tak, by wyszukiwały właśnie takich skrótowców w pierwszej kolejności, a to daje Ci złoty bilet na sam przód korowodu najlepszych kandydatów.
Rada eksperta
Ważna uwaga dla początkujących: nie dopisuj tytułów licencjata (lic.) lub magistra (mgr) przed nazwiskiem, jeśli aplikujesz na standardowe stanowiska korporacyjne. W dzisiejszych czasach wykształcenie wyższe jest standardem, a umieszczanie tych skrótów w nagłówku jest uznawane za archizm i faux pas. Wyjątkiem są zawody regulowane (np. mgr farmacji, mgr prawa).
Dane kontaktowe
Przede wszystkim musisz umożliwić rekruterowi kontakt z Tobą w sposób bezwysiłkowy. Każda bariera, jaką tu postawisz, zmniejsza Twoje szanse na telefon z zaproszeniem na rozmowę.
Oczywiście, konwencjonalne podejście nie wymaga od Ciebie niczego ponad adres e-mail i numer telefonu. Istnieją jednak także takie przypadki, w których warto pokusić się o więcej. O czym pamiętać? Już tłumaczę:
- Jeśli aplikujesz do pracy w międzynarodowej firmie z siedzibą poza granicami Polski, nie zapomnij dodać prefiksu +48 do swojego numeru.
- Pod żadnym pozorem nie podawaj swojego służbowego numeru nadanego w obecnej pracy. Po pierwsze, nie w takich celach Ci go powierzono, a po drugie, jeśli stracisz do niego dostęp, utrudnisz do siebie kontakt.
- To samo tyczy się adresu e-mail: nie posługuj się skrzynką służbową, a jedynie tą prywatną. W tym miejscu należy też wspomnieć o tym, że Twój prywatny mail powinien brzmieć profesjonalnie, a najlepiej składać się z Twojego imienia i nazwiska, bez dodatkowych ozdobników. Jeśli wciąż korzystasz z poczty założonej w podstawówce na lekcji informatyki, najwyższy czas to zmienić.
Adres zamieszkania
Docieramy do tak naprawdę pierwszej kwestii spornej. Choć wiele osób nadal się tego trzyma, dawne wpisywanie pełnego adresu (np. ul. Kwiatowa 4 m. 12, 00-001 Warszawa) odeszło do lamusa z dwóch powodów: wejścia w życie przepisów o ochronie danych osobowych (RODO) oraz transformacji cyfrowej rynku pracy.
Jak zatem opisać adres? To zależy od konkretnego przypadku. Pomoże Ci w tym ta tabela:
Sytuacja | Kiedy i jak wpisywać |
|---|---|
Lokalne ogłoszenie | Podawaj wyłącznie miasto (opcjonalnie województwo, np. Poznań, wielkopolskie). Pełna ulica i numer mieszkania są zbędne na etapie rekrutacji i chronione przez RODO. |
Rekrutacja zagraniczna | Zawsze stosuj format Miasto, Kraj (np. Kraków, Polska/Krakow, Poland). To kluczowa informacja dla zagranicznego rekrutera w kontekście strefy czasowej i kwestii prawno-podatkowych. |
Praca w 100% zdalna | Podaj samo miasto, w którym fizycznie przebywasz; reszta jest zbędna. |
Planowana relokacja | Jeśli aplikujesz do innego miasta i zamierzasz się przenieść, wpisz miasto docelowe z komentarzem: „Warszawa (w trakcie relokacji)”, aby system ATS nie odrzucił Cię za zbyt dużą odległość. |
Jak widzisz, w żadnym z tych przypadków nie obowiązuje Cię konieczność podawania ulicy, jej numeru czy Twojego kodu pocztowego. Jeśli w Twojej obecnej wersji życiorysu wciąż podajesz te dane, lepiej będzie je usunąć.
Linki do mediów społecznościowych i portfolio
Współczesna rekrutacja w dużej mierze przeniosła się do sieci, a Twoje CV to często dopiero wstęp do bardziej szczegółowej weryfikacji. Dodanie odpowiednich odnośników pozwala zaprezentować rekruterowi realne efekty Twojej pracy i dać się poznać od bardziej personalnej strony.
Jedynym uniwersalnym i w pełni profesjonalnym portalem, który powinien znaleźć się w niemal każdym życiorysie, jest LinkedIn. Traktuj swoją obecność na tej stronie jako cyfrowe rozszerzenie Twojego dokumentu, w którym szczegółowo zgłębiasz historię zatrudnienia, specjalizację i kwalifikacje. Z kategorii mediów społecznościowych absolutnie nie podawaj innych linków, np. do Facebooka czy Instagrama, chyba że stanowią one Twoje bezpośrednie portfolio – na przykład w pracy social media managera.
W zależności od sektora, w którym szukasz zatrudnienia, rekruterzy oraz systemy ATS mogą od Ciebie oczekiwać również linków do konkretnych, branżowych platform.
- Programiści i branża IT: tu często pojawią się GitHub, Bitbucket lub GitLab.
- Graficy i UX/UI designerzy zabłysną linkiem do Behance, Dribbble lub bezpośrednim adresem do projektów w Figmie.
- Z kolei copywriterzy i dziennikarze mogą pochwalić się publikacjami na Medium, personalnym blogu lub teczką autorską na platformie Clipboardme.
- W przypadku fotografów i montażystów wideo świetnie sprawdzi się Vimeo, Flickr lub dedykowany Instagram o charakterze ściśle zawodowym.
Gdy dodajesz taki link, zrób to w elegancki i schludny sposób. Długie adresy URL pełne losowych znaków wyglądają niechlujnie, a co gorsza, systemy ATS mogą mieć problem z odczytaniem takich linków. W przypadku LinkedIn „uprzątniesz” swój osobisty link w ustawieniach swojego profilu. Tam możesz go spersonalizować, usuwając zbędne cyfry, tak aby zawierał jedynie Twoje imię i nazwisko.
Dobrze
LinkedIn: https://linkedin.com/in/jan–kowalski
Źle
LinkedIn: https://www.linkedin.com/in/jan–kowalski–3a1b85293/subpage/dir?ref=share
Teraz przyjrzyjmy się drugiej stronie medalu. Porozmawiajmy o tych danych, których nie należy dołączać do CV.
Jakich danych osobowych nie wpisywać w CV?
Wiedza o tym, co należy umieścić w nagłówku CV, to zaledwie połowa sukcesu. Musisz też wiedzieć, co bezwzględnie trzeba z niej usunąć. Wielu kandydatów ma dobre intencje, chce grać w otwarte karty lub po prostu kieruje się przestarzałymi wzorcami. Efekt? Metryka w CV pełna zbędnych danych osobowych, które nie dość, że zajmują miejsce, to dodatkowo nie wnoszą żadnej wartości, a mogą wręcz zaszkodzić. Dlatego spójrz na poniższy materiał, by zapoznać się z właściwymi zasadami postępowania w kwestiach pozostałych informacji wrażliwych:
Tego nie umieszczaj w CV
- Stan cywilny: to całkowicie prywatna informacja, która nie ma wpływu na Twoją zdolność wykonywania zawodu, a u rekrutera może wywołać podświadome, stereotypowe oceny dotyczące Twojej dyspozycyjności.
- Pełny adres: jak już wspomnieliśmy, od tej praktyki firmy już dawno odeszły ze względu na kwestie związane z ochroną danych osobowych.
- Wyznanie: tak samo jak w przypadku stanu cywilnego. Kwestie religijne są prawnie chronione przed dyskryminacją w procesie zatrudnienia.
- Numer dowodu osobistego: to dane wrażliwe, które służą do oficjalnej weryfikacji tożsamości. Ich podanie w CV to poważne ryzyko bezpieczeństwa.
- Narodowość: tego również nie musisz podawać, by nie narażać się na dyskryminację. Wyjątkiem są specyficzne rekrutacje do instytucji rządowych, ambasad lub sytuacje, gdy ogłoszenie wprost wymaga potwierdzenia prawa do pracy w danym kraju.
- Liczba dzieci: choć wychowywanie potomstwa uczy doskonałej organizacji, podawanie tej informacji w sekcji personalnej nie zwiększy Twoich szans na zatrudnienie, a może jedynie wywołać u pracodawcy obawy o Twoją dyspozycyjność.
- Wiek: nie ma powodu narażać się na dyskryminację ze względu na wiek. Tyczy się to zarówno osób starszych, jak i młodszych. Twoją dojrzałość zawodową rekruter powinien oceniać po historii zatrudnienia oraz po prezencji podczas rozmowy rekrutacyjnej.
- Miejsce urodzenia: ta informacja nie definiuje Ciebie jako lepszego lub gorszego pracownika, a jej podanie niesie ryzyko uruchomienia u rekrutera nieświadomych uprzedzeń regionalnych.
Wszystko, co wypisane powyżej, możesz z absolutną pewnością przemilczeć. Bez tych danych osobowych w CV Twój profil i tak będzie w pełni profesjonalny, a w dodatku bezpieczny.
Pamiętaj, że jeśli chcesz opowiedzieć pracodawcy coś więcej o sobie i swojej pasji do zawodu bez zdradzania prywatnych szczegółów, znacznie lepszym miejscem na to jest osobny dokument. Zobacz, jak robią to profesjonaliści, przeglądając materiały, które znajdziesz tutaj: list motywacyjny – przykład.
Dane osobowe w CV: ostateczna lista kontrolna
Aby ułatwić Ci ostateczną weryfikację dokumentu przed wysyłką do pracodawcy, przygotowaliśmy szybką listę kontrolną, którą możesz potraktować jako ostateczny test poprawności technicznej i merytorycznej.
Poniższa tabela zawiera kluczowe kryteria, które musi spełnić poprawnie skonstruowany nagłówek życiorysu. Przeanalizuj swój dokument punkt po punkcie:
Czy w CV identyfikujesz się pełnym imieniem i nazwiskiem, bez skrótów lub inicjałów (oraz czy jest tam Twój tytuł zawodowy)? | |
Czy pracodawca znajdzie w nagłówku aktualny numer telefonu komórkowego wraz z profesjonalnym adresem e-mail? | |
Czy dołączone linki działają poprawnie? Sprawdź działanie każdego odnośnika, np. profilu LinkedIn czy portfolio, aby upewnić się, że nie prowadzą do uszkodzonych stron. | |
Czy masz pewność, że każdy inny szczegół jest bezpośrednio związany ze stanowiskiem? Wszystkie dane i informacje, które nie wnoszą niczego merytorycznego do danej rekrutacji, należy usunąć. | |
Czy sekcja danych osobowych jest sformatowana prawidłowo i czytelna dla programów ATS? |
Wszystko odhaczone? Świetnie! Właściwe podejście do prezentacji personaliów to fundament, na którym zbudujesz resztę życiorysu, a także uprościsz zadanie rekrutera od strony administracyjnej.
Wskazówka eksperta
Odnośnie ostatniego punktu, biznesowa etykieta i nienaganna estetyka powinny dotyczyć całego Twojego pakietu aplikacyjnego. Jeśli chcesz mieć pewność, że zachowujesz spójny i ekspercki styl, sprawdź nasze oficjalne wzory listów motywacyjnych, które możesz łatwo dopasować do wyglądu swojego CV.
Kluczowe wnioski co do podawania danych osobowych w CV
Twoje dane osobowe w CV pełnią rolę profesjonalnej wizytówki – mają umożliwić szybki kontakt, a nie zdradzać szczegóły z Twojego życia prywatnego. W związku z tym ogranicz wylewność do absolutnego minimum: imienia i nazwiska, numeru telefonu, adresu e-mail oraz miasta i pomiń przy tym wrażliwe informacje.
Same dane osobowe to oczywiście dopiero początek. Kolejnym zadaniem będzie sporządzenie konkretnego, dopasowanego CV i porządnego listu motywacyjnego. Wszelkie narzędzia do ułatwienia sobie obu tych zadań znajdziesz na Jobseeker. Nasz zestaw przydatnych funkcji opracowanych w konsultacji ze specjalistami HR da Ci sprawdzone rozwiązanie i pewność siebie podczas każdej rekrutacji.
Najczęstsze pytania dotyczące danych osobowych w CV
Czy w sekcji danych osobowych warto używać ikon?
Z perspektywy systemów ATS stosowanie ikon (np. grafiki słuchawki przy telefonie czy koperty przy e-mailu) bywa ryzykowne, gdyż starsze czytniki mogą błędnie interpretować takie elementy jako błędy. Jeśli jednak Twoje poczucie estetyki nie odpuszcza i chcesz koniecznie umieścić takie ikony w dokumencie, zawsze zaopatrz właściwe fragmenty w wyraźny tekst (np. Tel: +48...), aby rozwiać wszelkie wątpliwości i umożliwić ATS-om bezproblemowy odczyt Twoich danych kontaktowych.
Posługuję się preferowanym imieniem innym niż to formalne. Czy mogę umieścić je w swoim CV?
Tak, jest to w pełni dopuszczalne i nie powinno stanowić problemu dla oprogramowania rekrutacyjnego ani dla samego zespołu zatrudniającego. Najlepiej będzie jednak podać Twoje oficjalne imię zgodnie z dokumentem tożsamości i uzupełnić taki zapis, podając preferowane imię w nawiasie (przykładowo: „Katarzyna (Kasia) Nowak”). Umożliwia to poprawną weryfikację formalną, a jednocześnie daje rekruterowi jasny sygnał, jak ma się do Ciebie zwracać w bezpośredniej komunikacji.
Czy w CV dane osobowe muszą obejmować płeć?
To zależy, gdzie aplikujesz o pracę. W gruncie rzeczy taki obowiązek nie istnieje w zasadzie nigdzie. Jeśli chodzi o dobrowolność udostępnienia takich informacji, płeć w CV w polskich realiach rekrutacyjnych wciąż należy do rzadkości i nie jest wymagana.
Sprawy mogą mieć się nieco inaczej, gdy aplikujesz do międzynarodowych korporacji o mocno rozwiniętej kulturze inkluzywności lub gdy chcesz brać udział w procesach rekrutacyjnych na zagranicznych rynkach. Tam sytuacja może być zgoła inna, a niektóre firmy mogą np. poprosić kandydatów o podanie płci lub nawet zaimków w nagłówku. Ma to związek z tym, że w wielojęzycznych środowiskach imiona potrafią być mylne i wcale nie służyć jako podpowiedź co do czyjejś płci. Fakt ten, w połączeniu ze ścisłymi przepisami antydyskryminacyjnymi zabraniającymi uwzględniania zdjęcia w CV, potrafi zaprowadzić do wielu zagwozdek i pozostawić rekrutera bez wiedzy co do płci kandydata, z którym chce nawiązać kontakt.
Co powinno znajdować się na samej górze CV?
Absolutny szczyt dokumentu jest zarezerwowany dla Twojego imienia, nazwiska oraz nagłówka zawodowego (krótkiego tytułu określającego Twoją profesję). Dane kontaktowe powinny znajdować się bezpośrednio pod nimi lub w bocznej kolumnie na tej samej wysokości, aby rekruter nie musiał ich szukać w dole strony. Bezpośrednio pod tymi informacjami należy umieścić sekcję profilu zawodowego.
Czy w CV powinno znaleźć się zdjęcie?
W Polsce dodawanie profesjonalnego zdjęcia biznesowego jest powszechnie akceptowane, choć nie jest to obowiązek prawny. Jeśli jednak aplikujesz do krajów takich jak USA, Wielka Brytania, Irlandia czy Kanada, zdjęcie należy bezwzględnie usunąć ze względu na tamtejsze rygorystyczne przepisy antydyskryminacyjne – obecność fotografii w takich rekrutacjach skutkuje natychmiastowym odrzuceniem pliku przez system ATS.
Jak wspomnieć o gotowości do relokacji w danych osobowych?
Informację o otwartości na przeprowadzkę najlepiej umieścić bezpośrednio przy polu z lokalizacją w nagłówku dokumentu. Zamiast wprowadzać rekrutera w błąd i wpisywać samą obecną miejscowość, zastosuj jasny komunikat tekstowy, na przykład: Warszawa (gotowość do relokacji) lub Gdańsk (w trakcie relokacji do Wrocławia). Dla rekrutera to czytelny komunikat, że odległość geograficzna nie będzie barierą w procesie zatrudnienia.
Źródła:
(1) Urząd Ochrony Danych Osobowych: Poradnik dla pracodawców – rekrutacja.
Zaimponuj pracodawcom swoim CV
Pomoc w tworzeniu profesjonalnego CV krok po kroku.
