Παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής για πρακτική άσκηση

Η αξία της συνοδευτικής επιστολής για πρακτική άσκηση

Πέρα από τα τυπικά προσόντα που ζητούνται από επιχειρήσεις, ιδρύματα και οργανισμούς στις αγγελίες που δημοσιεύουν για πρακτική άσκηση, κάτι που όλοι οι φορείς υποδοχής θέλουν να δουν στους υποψήφιους είναι ουσιαστικό ενδιαφέρον, θέληση για μάθηση, ενέργεια και ενθουσιασμό. 

Η συνοπτική -και εν πολλοίς τυπική- καταγραφή των γνώσεων, των δεξιοτήτων και μιας ενδεχόμενης εργασιακής εμπειρίας στο βιογραφικό σας δυστυχώς δεν αφήνει περιθώρια στην προσωπικότητά σας να λάμψει. 

Αυτό το κενό, λοιπόν, καλύπτει η συνοδευτική επιστολή, προσωποποιώντας την αίτησή σας και δίνοντάς σας την ευκαιρία να δείξετε ποιος/ποια είστε και τι μπορείτε να κάνετε πίσω και πέρα από τα τυπικά προσόντα που πιθανώς μοιράζεστε με διάφορους άλλους υποψήφιους.

Επίσης, με την πιθανότητα η εργασιακή σας εμπειρία, όντας φοιτητές και νέοι απόφοιτοι, να είναι μηδαμινή ή και ανύπαρκτη, χάρη στη συνοδευτική επιστολή μπορείτε να τονίσετε άλλα χαρακτηριστικά που είναι ικανά να πείσουν τον αποδέκτη της αίτησής σας ότι ξεχωρίζετε και αξίζει να σας δοθεί η θέση.

Βασικά στοιχεία συνοδευτικής επιστολής για πρακτική άσκηση

Πώς χρειάζεται, λοιπόν, να είναι η επιστολή που θα συνοδεύει το φοιτητικό βιογραφικό σας ή ένα βιογραφικό στοχευμένο για αίτηση πρακτικής άσκησης, οδηγίες για τη δημιουργία του οποίου θα βρείτε στα παραδείγματα βιογραφικού μας;

1. Σύντομη και σαφής: Όταν λέμε σύντομη, εννοούμε να μην ξεπερνά τη μία σελίδα. Όσον αφορά τη σαφήνεια, το ζητούμενο είναι να συντάξετε ένα καλογραμμένο κείμενο στο οποίο προβάλλονται μόνο εκείνα τα στοιχεία που υποστηρίζουν την υποψηφιότητά σας. Η συνοδευτική επιστολή δεν είναι έκθεση ιδεών, αλλά ένα μέσο για να πετύχετε τον στόχο σας και ως τέτοιο πρέπει να την αντιμετωπίσετε.
2. Προσαρμοσμένη στην εκάστοτε θέση: Είτε για λόγους χρόνου είτε λόγω άγχους, μπορεί να φλερτάρετε με την ιδέα να γράψετε μία συνοδευτική επιστολή που θα τη στείλετε όπως είναι σε όλους τους πιθανούς φορείς υποδοχής μαζί με το βιογραφικό σας. Ο στόχος, όμως, είπαμε ότι είναι να ξεχωρίσετε, δείχνοντας τον δυναμισμό σας και την όρεξή σας για δουλειά και μάθηση. Πώς θα το επιτύχετε αυτό αν δώσετε την εντύπωση ενός ανθρώπου που προτιμά τις εύκολες λύσεις, στέλνοντας μια επιστολή στην οποία είναι εμφανές ότι έχετε βάλει το μίνιμουμ της προσπάθειας; (Μην ανησυχείτε, θα σας δώσουμε tips για το πώς να στοχεύετε κατάλληλα κάθε φορά την επιστολή σας!)
3. Ενισχυτική του βιογραφικού, όχι αντιγραφή του: Μην μπείτε στον πειρασμό να πείτε τα ίδια που αναφέρετε στο βιογραφικό σας απλώς με άλλα λόγια. Φυσικά θα αναφέρετε κάποια τυπικά προσόντα που σας επιτρέπουν να αιτηθείτε για τη συγκεκριμένη θέση πρακτικής άσκησης, αλλά ο πυρήνας της επιστολής σας είναι άλλος: η επιχειρηματολογία υπέρ της υποψηφιότητάς σας.

Για να επιχειρηματολογήσετε, θα πρέπει να πείτε γιατί οι επιλεγμένες γνώσεις, δεξιότητες, ικανότητες και ποιότητές σας σάς καθιστούν κατάλληλους και, ακόμα περισσότερο, ιδανικούς για τη θέση. Με λίγα λόγια, η επιστολή σας χρειάζεται να απαντάει στο «γιατί να επιλέξουμε εσάς;».

Μορφή συνοδευτικής επιστολής

Η ενδεδειγμένη δομή θα σας βοηθήσει να βάλετε τα πράγματα σε σειρά και θα σας απαλλάξει από τον προβληματισμό για το πώς πρέπει να συντάξετε την επιστολή σας. Αυτή είναι:

• Τυπικά στοιχεία: Πρόκειται για το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας (τηλέφωνο και email), τα στοιχεία του φορέα (επωνυμία, διεύθυνση, παραλήπτης), την ημερομηνία και τον τόπο σύνταξης της επιστολής, καθώς και το θέμα της. Αυτά τοποθετούνται κατά τη σειρά που αναφέραμε στην αρχή του εγγράφου, αφήνοντας ένα κενό ανάμεσα σε κάθε ομάδα στοιχείων.
• Εισαγωγή: Αφού προσφωνήσετε τον παραλήπτη, με την πρώτη παράγραφό σας συστήνεστε και εκδηλώνετε το ενδιαφέρον σας για πρακτική άσκηση, καλύπτοντας τη διαθέσιμη θέση που προσφέρει η εταιρεία ή ο οργανισμός. 
• Επιχειρηματολογία: Το κεντρικό μέρος της επιστολής σας αποτελείται από 1-2 παραγράφους. Εδώ τονίζετε εκείνα τα προσόντα σας που σας καθιστούν ιδανικούς για την κάλυψη της θέσης, αντλώντας από την εμπειρία σας ως φοιτητές ή και από την εργασιακή εμπειρία σας, αν διαθέτετε. Εστιάστε σε δεξιότητες που σας ξεχωρίζουν και σε τυχόν επιτεύγματά σας.
• Κίνητρο: Σε μία παράγραφο, εξηγήστε γιατί σας ενδιαφέρει η θέση πρακτικής άσκησης στον συγκεκριμένο φορέα υποδοχής και πείτε πώς μπορείτε να προσφέρετε αν σας δώσουν την ευκαιρία.
• Κλείσιμο: Εκδηλώστε εκ νέου το ενδιαφέρον σας, παρακινώντας τους να σας καλέσουν για συνέντευξη.
• Χαιρετισμός: Γράφετε «Με εκτίμηση» και υπογράφετε με το ονοματεπώνυμό σας.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής για πρακτική άσκηση

Γιάννης Ιωάννου
T: 6944555555
Ε: g.ioannou@example.com

Island Hopping Ltd
Υπ’ όψιν κ. Παναγιώτας Παναγιώτου
Αριστείδου 19
10431, Αθήνα 

Περιστέρι, 5 Οκτωβρίου 2024
Θέμα: Αίτηση για θέση πρακτικής άσκησης

Αξιότιμη κ. Παναγιώτου,

Ως τριτοετής φοιτητής Τουριστικών Σπουδών του Πανεπιστημίου Πειραιώς, με πάθος για την εξυπηρέτηση πελατών, επιθυμώ να αξιοποιήσω τη δυνατότητα που μου δίνει το τμήμα μου για πραγματοποίηση πρακτικής άσκησης, ώστε να εξοικειωθώ σε πραγματικές συνθήκες με σύγχρονα λογισμικά συστήματα και να αποκτήσω πρόσθετες δεξιότητες. Επισκεπτόμενος τον ιστότοπο της Island Hopping Ltd, είδα ότι αναζητάτε φοιτητές που θα πραγματοποιήσουν την πρακτική τους άσκηση στο τμήμα κρατήσεων/εξυπηρέτησης πελατών σας, με ημερομηνία έναρξης την 1η Απριλίου 2024. Θα ήταν μεγάλη μου χαρά αν ήμουν ένας εξ αυτών. 

Διαθέτοντας έφεση στην επικοινωνία και μιλώντας άπταιστα αγγλικά και γερμανικά, έχω αποκτήσει εμπειρία στην εξυπηρέτηση πελατών, εργαζόμενος πέρυσι για δύο μήνες σε γραφείο ενοικίασης αυτοκινήτων στην Κρήτη. Με ευγένεια και συνέπεια, ανταποκρίθηκα επιτυχώς στην ανάγκη επίλυσης προβλημάτων. Ενδεικτική ως προς αυτό είναι η ονομαστική αναφορά στο πρόσωπό μου από το 40% των θετικών κριτικών που έγιναν την εν λόγω περίοδο στον λογαριασμό Google My Business της επιχείρησης.

Στο πλαίσιο της φοίτησής μου στο τμήμα Τουριστικών Σπουδών, δεν έχω αποκτήσει μόνο πολύτιμες γνώσεις πάνω στην αξιολόγηση και ερμηνεία στατιστικών δεδομένων ή στη χρήση μοντέλων βελτίωσης της ποιότητας υπηρεσιών. Έχω επίσης λειτουργήσει αποτελεσματικά ως μέλος ομάδων εργασίας, χάρη στην οργανωτικότητά μου, στη θετική μου διάθεση και στο ισχυρό μου πνεύμα συνεργασίας.

Η δυνατότητα που παρέχετε στους ασκούμενους στην εταιρεία σας να μάθουν να χρησιμοποιούν το σύστημα κρατήσεων Open Seas και το λογισμικό helpdesk είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους ενθουσιάζομαι με την προοπτική να είμαι ένας εξ αυτών. Εξίσου σημαντικός λόγος, όμως, είναι το ότι έχετε δημιουργήσει ένα δυναμικό περιβάλλον, στο οποίο ενθαρρύνετε τη δημιουργική σκέψη και την ομαδικότητα. Σε ένα τέτοιο περιβάλλον, μπορώ όχι μόνο να θέσω τις γνώσεις μου σε εφαρμογή, αλλά και να αποτελέσω αποδοτικό μέλος της ομάδας σας.

Επιθυμώντας να πραγματοποιήσω την πρακτική άσκησή μου στην Island Hopping Ltd, ευελπιστώ σε επικοινωνία σας, προκειμένου να συζητήσουμε από κοντά τις ανάγκες της θέσης και τους τρόπους μου τους οποίους μπορώ να ανταποκριθώ σε αυτές. Για να προγραμματίσουμε μία συνέντευξη, μπορείτε να με καλέσετε στο 6944555555 ή να επικοινωνήσετε μαζί μου μέσω email στο g.ioannou@example.com.

Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας και αναμένω επικοινωνία σας.

Με εκτίμηση,
Γιάννης Ιωάννου

Dos and Don’ts

• Να είστε φυσικοί και ειλικρινείς. Δεν χρειάζεται να ανησυχείτε που δεν έχετε καθόλου εμπειρία ή έχετε ελάχιστη. Γι’ αυτό άλλωστε υπάρχει ο θεσμός της πρακτικής άσκησης, για να μπορέσετε να αποκτήσετε. Μην καταφύγετε, λοιπόν, σε ψέματα ή υπερβολές. Δείξτε τους ποιοι είστε και τι αξίζετε!
• Ο χαρακτήρας της συνοδευτικής επιστολής είναι από τη φύση του επίσημος και άρα χρειάζεται να διαπνέεται από μια αίσθηση επαγγελματισμού. Για μια αίτηση για πρακτική σε τράπεζα, μπορεί να απαιτείται μεγαλύτερος βαθμός τυπικότητας απ’ ό,τι σε μια νεανική εταιρεία Digital Marketing, αλλά και στις δύο περιπτώσεις να θυμάστε ότι ούτε ο ξύλινος λόγος ούτε ο πολύ φιλικός, σαν να πίνατε μαζί ποτά το προηγούμενο βράδυ, ενδείκνυται.
• Αφήστε λευκά περιθώρια γύρω-γύρω στο έγγραφο και χωρίστε τις παραγράφους με ένα κενό. Χρησιμοποιήστε μία ευανάγνωστη γραμματοσειρά serif ή sans serif και όχι κάποια εξεζητημένη. Αυτά τα στοιχεία βοηθούν το κείμενο να είναι ευκολοδιάβαστο και να αναπνέει.
• Μη στείλετε την επιστολή σας πριν τη διαβάσετε καλά δύο-τρεις φορές, ώστε να βεβαιωθείτε ότι δεν σας έχουν ξεφύγει ορθογραφικά ή άλλα λάθη που δείχνουν απροσεξία και επιπολαιότητα. Αν δεν είστε σίγουροι, ζητήστε από κάποιο/κάποια φίλο/φίλη σας να την τσεκάρει.

Επιπλέον συμβουλές

Φυσικά και δεν ξεχάσαμε τις συμβουλές που σας τάξαμε για το πώς μπορείτε να στοχεύσετε κάθε φορά την επιστολή σας!

Πρώτη και κυριότερη: Μελετήστε καλά την αγγελία για τη θέση. Τι προσόντα ζητάει από τους υποψήφιους; Ποια από αυτά διαθέτετε; Αυτά συνιστούν τις λέξεις-κλειδιά που πρέπει να αξιοποιήσετε στη συνοδευτική επιστολή σας, χτίζοντας σε έναν βαθμό πάνω τους την επιχειρηματολογία σας. Έτσι, θα δουν απευθείας ότι ανταποκρίνεστε σε αυτό που επιθυμούν. 

Επίσης, αναζητήστε πληροφορίες για τον φορέα στο website του ή σε έγκυρα δημοσιεύματα. Ποιες είναι οι αξίες που πρεσβεύει; Πώς λειτουργεί; Πού εστιάζει τη δράση του και ποιοι οι στόχοι του;

Ενώ, σαφώς, το βασικό μέλημά σας είναι η ανάδειξη των δικών σας προσόντων για να κερδίσετε τη θέση, το να δείξετε ότι έχετε κάνει έρευνα και γνωρίζετε γιατί θέλετε να κάνετε την πρακτική σας στον συγκεκριμένο φορέα, θα λειτουργήσει υπέρ σας, αφού αποτελεί ένδειξη προσπάθειας και ενθουσιασμού. 

Τέλος, προσπαθήστε να μάθετε ποιος είναι υπεύθυνος για την αξιολόγηση των αιτήσεων για πρακτική άσκηση (μπορείτε να πάρετε τηλέφωνο στη γραμματεία του φορέα που έχει αναρτήσει την αγγελία και να τους ρωτήσετε).

Αν έχετε αυτή την πληροφορία, προσφωνήστε ονομαστικά τον παραλήπτη στην αρχή της επιστολής σας. Το «Αξιότιμη κ. Παναγιώτου» τραβάει περισσότερο την προσοχή και δίνει πιο προσωπικό χαρακτήρα στην αίτησή σας από το «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» ή το «Αξιότιμε κύριε/κυρία», έτσι δεν είναι;

Ξεχωρίστε με τη συνοδευτική επιστολή σας!

Θέλετε να διεκδικήσετε, ως νέοι απόφοιτοι, τη θέση πρακτικής άσκησης που βρήκατε στο διαδίκτυο ή, ως φοιτητές, καλείστε να βρείτε μόνοι σας φορέα υποδοχής; 

Αξιοποιώντας σύγχρονα πρότυπα βιογραφικών, μπορείτε να φτιάξετε το βασικό έγγραφο της αίτησής σας με εντυπωσιακό τρόπο.

Για να αυξήσετε, όμως, τις πιθανότητες η θέση να γίνει δική σας, χρειάζεστε και μία συνοδευτική επιστολή, μέσω της οποίας θα τους πείσετε ότι είστε ο/η υποψήφιος/α που ψάχνουν, τονίζοντας τα πιο δυνατά χαρακτηριστικά σας. 

Με το εργαλείο δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής του Jobseeker, η σύνταξή της γίνεται πιο εύκολη από ποτέ, χάρη στις διαθέσιμες προδιατυπωμένες προτάσεις, ενώ και τα θέματα μορφοποίησης κειμένου δεν θα σας απασχολήσουν καθόλου, γιατί η επιστολή σας αποκτά την υπέροχη εμφάνιση που της αξίζει μόλις με το πάτημα ενός κουμπιού!