Hoja de vida de secretaria: ejemplo

Obtener un empleo en la industria de los servicios administrativos puede resultar bastante difícil dado lo cambiante del mercado laboral. La clave está en crear una candidatura que demuestre tu idoneidad para adaptarte a las dinámicas actuales. Los ATS y RR. HH. seleccionan los perfiles más acordes al rol para la entrevista. Hacer una hoja de vida de secretaria basada en las experiencias, habilidades y certificaciones exigidas por el cargo resulta muy efectivo.

Secciones claves de una hoja de vida de secretaria exitosa

En una hoja de vida hay secciones obligatorias o básicas para demostrar que se cumple con los requisitos del cargo, y hay otras optativas que suman sólo si se relacionan con el puesto. Además de adaptar tu experiencia, formación y habilidades al rol de secretario deseado, el encabezado y el perfil son cada vez más importantes para hacer que tu hoja de vida destaque.

Primero, vamos a repasar cuáles son las diferentes secciones de una hoja de vida sólida.

Encabezado

El encabezado de una hoja de vida es una sección opcional, pero sumamente eficaz para llamar la atención de RR. HH. Siempre aparece en la parte superior de tu hoja de vida de secretaria, realzado mediante el uso de íconos, recuadros, detalles de color o simplemente fuentes de mayor tamaño o en negrita.

Un encabezado simple se compone de:

• Nombre y apellido
• Teléfono
• Correo electrónico
• Domicilio

Agregar un enlace hacia tu cuenta de LinkedIn, un portafolio o un sitio web profesional relevante potencia tu aplicación. Otros datos adicionales abarcan la licencia de conducción o un permiso de trabajo/residencia (para extranjeros).

En Colombia, Ecuador y otros países donde se habla español, es común sumar una foto profesional. Para hacerlo más amigable con los ATS y persuasivo, te conviene agregar un título corto que mencione tu profesión o la vacante de tu interés; aquí te mostramos cómo crear un encabezado correctamente:

Perfil

Este pequeño texto, que va al comienzo de una hoja de vida, se llama perfil profesional (a veces también aparece como "Resumen" o "Extracto") y tiene la función de destacar las mayores fortalezas para el puesto. Al concentrar tus cualificaciones más sólidas y logros destacados para el rol de secretario o secretaria, el perfil genera gran interés en quien lo lee. No es lo mismo que un objetivo profesional, el cual alinea tu rumbo laboral con el empleo, pero puedes crear una versión híbrida que conecte lo mejor de tus antecedentes y capacidades con el alcance del cargo.

Un perfil competitivo para tu hoja de vida debe tener de 3 a 6 líneas, y mencionar habilidades, títulos profesionales, certificaciones o logros cuantificables relevantes que demuestren tu idoneidad.

Un perfil de secretario sólo resulta convincente para ATS y RR. HH. si contiene palabras clave del anuncio laboral. Destacar resultados o logros en la industria de los servicios administrativos que te enorgullecen también te beneficia. Debajo te presentamos un ejemplo de un perfil relevante para una hoja de vida que puedes usar como guía.

Sin logros, proyectos relevantes o habilidades valoradas, el perfil resulta poco atractivo y predispone negativamente al reclutador a leer tu hoja de vida de secretaria.

Experiencia laboral

Los empleos, los logros y las funciones clave para el cargo de secretario conforman la experiencia laboral de una hoja de vida. Los candidatos inexpertos pueden incluir voluntariados y actividades extracurriculares en esta sección.

Adaptar tu historial laboral a las exigencias de la vacante es indispensable para dejar en claro que puedes cubrirla óptimamente, ya sea porque tu experiencia te respalda o porque has desarrollado las competencias y habilidades necesarias. Para que la experiencia de tu hoja de vida sobresalga por su orden y claridad, sigue estos consejos:

• Resaltar tu recorrido laboral mediante un formato cronológico inverso.
• Especificar el título de cada puesto, la localidad, la empresa y el lapso de tiempo.
• Concentrarte en empleos, responsabilidades y resultados que aportan valor al rol de secretario.
• Emplear viñetas para presentar claramente de tres a cinco funciones clave.
• Agregar valor mencionando logros y habilidades importantes.
• Utilizar verbos de acción y palabras clave de la vacante para resultar más convincente.

Destacar resultados cuantificables y las acciones realizadas para alcanzarlos te posiciona como un fuerte candidato para el rol de secretario. Inspírate con el ejemplo de experiencia laboral basada en logros y responsabilidades que te mostramos a continuación:

Escribir una experiencia genérica y no adaptada a la vacante es un error frecuente, quitándole mucha fuerza a tu hoja de vida de secretaria por la ausencia de funciones y logros clave.

Habilidades

Hoy en día las habilidades en la hoja de vida tienen tanto peso como la formación o la experiencia. Los reclutadores dan mucha importancia a las cualidades personales para saber qué tan productivo y afín a la organización resulta un candidato, así como a las competencias técnicas de un secretaria. Gestión de agendas electrónicas o comunicación asertiva con clientes son ejemplos de habilidades que potencian tu hoja de vida. Te recomendamos que entre las habilidades blandas y las duras no sumen más de 10 para que la sección no pierda fuerza ni efectividad.

Habilidades duras

Las destrezas que un secretaria adquiere y desarrolla, sea mediante una formación o la práctica laboral, y que son específicas para la industria de los servicios administrativos se denominan habilidades duras. Algunos ejemplos son manejo de software contable y/o coordinación de reuniones virtuales. Destaca tus principales habilidades duras mediante viñetas o gráficos de niveles en su propia sección. No dudes en resaltar dos o tres competencias claves para el rol en el perfil y la experiencia profesional. Debes precisar tu nivel de cada habilidad dura, desde básico hasta experto. Cuando no tienes certificaciones que lo definan, puedes medirlo mediante pruebas técnicas o incluso en línea.

Las mejores habilidades duras para tu hoja de vida de secretaria son las que se ajustan a los requisitos excluyentes o deseables para el puesto. Además, el grado de dominio debe ser alto para candidatos con larga trayectoria y de básico a intermedio para candidatos junior o mid-level.

Observa cómo presentar tus habilidades duras de secretario y potenciar tus candidaturas en la industria de los servicios administrativos:

Habilidades blandas

Las habilidades blandas reflejan tu forma de ser y comportarte, así como tus valores, y se desarrollan a lo largo de tu vida en diversas vivencias que exceden lo laboral o académico. Resultan cruciales en los procesos de contratación de hoy porque condicionan tu capacidad de relacionarte con tu equipo de trabajo, sortear desafíos y lograr óptimos resultados en tu rol de secretario. Algunos ejemplos son comunicación asertiva con clientes o adaptabilidad ante cambios constantes. Las aptitudes personales relevantes para el rol resultan indispensables para cualquier postulación, teniendo que seleccionarlas y ajustarlas según la trayectoria.

Responde a las exigencias de la vacante de secretario incluyendo las habilidades blandas solicitadas, especialmente las que manejas con soltura o que has empleado en proyectos o actividades importantes. Incluye hasta cinco habilidades blandas en tu hoja de vida de secretaria para mantener su impacto. En la experiencia puedes evocar este tipo de cualidades usando verbos de acción.

Entre las habilidades blandas más demandadas para un secretaria se encuentran:

Formación académica

Tu educación más relevante o más avanzada se incluye en la formación académica de tu hoja de vida. Abarca estudios completos e incompletos y logros educativos pertinentes para el rol de secretario o secretaria. Esta sección es básica y comunica aspectos positivos como curiosidad intelectual y responsabilidad.

No es indispensable tener un título profesional para ser secretario. Ahora bien, los cursos de actualización en, por ejemplo, "Certificación en Microsoft Office Specialist (MOS)", y las certificaciones pertinentes para el cargo, como "Diploma en Mecanografía Profesional", reflejan tu compromiso con el desarrollo profesional.

Entre uno y tres títulos o cursos, exigidos o valorados para el cargo de secretario, componen la sección de formación. Además de disponerlos de modo cronológico inverso, especifica el nombre, la institución, la fecha de graduación y el lugar (o capacitación virtual). Si tienes muchos cursos o certificaciones dentro de la industria de los servicios administrativos, escoge aquellos que más se relacionan con la vacante. Cuanto más avanzada y actualizada sea tu formación, más competitivo lucirás.

Cursos, certificaciones y licencias

Destaca tu actualización como secretario o secretaria en saberes y prácticas valorados en la industria de los servicios administrativos, sin recargar la sección principal de educación, creando una categoría con "certificaciones y cursos". Una sección fuerte de certificaciones, cursos y licencias se ordena en sentido cronológico inverso y contiene de uno a tres elementos para preservar la relevancia para el rol de secretario. Tienes que especificar la denominación, fecha e institución expedidora de cada uno.

Las certificaciones actualizadas y significativas para la vacante aportan mucho valor a tu hoja de vida de secretaria. Observa cómo presentar correctamente credenciales y licencias para la industria de los servicios administrativos:

Idiomas

Los idiomas siempre suman valor a la hoja de vida porque dan cuenta de habilidades comunicativas e interculturales. Por supuesto, si la vacante es en el extranjero o en una multinacional, o se trata de una empresa o institución con relaciones internacionales, los idiomas son aún más importantes para un secretaria. Es costumbre crear una sección específica de idiomas. Cuando constituyen una exigencia para el cargo de secretario, los debes mencionar en el perfil o título, y luego reiterarlos en la experiencia o formación vinculados con proyectos o actividades concretas.

A los reclutadores les interesa conocer tu nivel de manejo, que debe aparecer junto a cada idioma en tu hoja de vida de secretaria.

Así debería quedar esta sección:

• Español: Nativo
• Inglés: Avanzado
• Italiano: Intermedio
• Portugués: Básico

Te recomendamos usar la clasificación del Marco Común Europeo de Referencia (MCER) para darle mayor precisión y validez a los idiomas de tu hoja de vida. El nivel A (A1 y A2) es básico, el B (B1 y B2) es intermedio e intermedio-avanzado, y el C (C1 y C2), avanzado o nativo.

Secciones adicionales

No siempre se cuenta con suficiente espacio en la hoja de vida de secretaria como para añadir una sección optativa, pero si tienes la posibilidad, puedes indagar en nuestro Centro de Carreras sobre "intereses personales", "voluntariados", "logros y premios" y otras, para descubrir la más conveniente para ti. El valor de estas informaciones complementarias radica en comunicar competencias transversales, logros cuantificables y cualidades afines con la organización y el puesto de secretario.

Intereses y hobbies

Tus intereses y pasatiempos pueden convertirse en una fortaleza e impulsar tu hoja de vida de secretaria si:

• Eres estudiante o te has graduado recientemente
• Tu experiencia laboral es escasa o nula
• Tus hobbies o intereses son compatibles con el cargo o la organización

Recuerda priorizar los hobbies que más relación tengan con el cargo de secretario o secretaria y/o con proyectos de la organización. Aléjate de los intereses y hobbies cuestionables, pasivos o trillados, y selecciona de uno a tres que resalten aspectos positivos.

Trabajos voluntarios

Un secretaria puede marcar una diferencia a su favor gracias a los voluntariados, ya sea en una fase inicial de su carrera o teniendo experiencia consolidada. Su relevancia está en las habilidades blandas implicadas. Lista uno o dos trabajos voluntarios en su propia sección en tu hoja de vida de secretaria, siguiendo un orden cronológico inverso. Escoge los más relevantes y recientes, especifica la institución, la fecha, tu rol y, si es posible, funciones o logros clave.

Poderosos verbos de acción para tu hoja de vida de secretaria

Emplear verbos de acción estratégicos en tu hoja de vida sirve para ganar puntos frente a ATS y reclutadores, potenciando tu experiencia laboral y perfil. "Gestionar" y/o "elaborar" son palabras que refuerzan tu desempeño y logros como secretario, ya sea que estén en tercera o primera persona, comunicando esta última más proximidad e iniciativa. En la experiencia laboral, los verbos de acción de alto impacto se pueden usar en presente para un empleo actual, o en pasado para puestos anteriores. Lo importante es seguir la fórmula (verbo) + (acción o actividad) + (resultado) para destacar logros, habilidades implementadas y cualidades personales.

Seguidamente te ofrecemos una lista con los mejores verbos de acción para que tu hoja de vida de secretaria destaque en postulaciones en la industria de los servicios administrativos:

Ejemplo de hoja de vida de secretaria

Observa en el siguiente ejemplo de hoja de vida cómo llevar a la práctica toda la información y los consejos que hemos compartido. El resultado es una hoja de vida profesional, que respeta el formato y la estructura estándar.

Es normal que te cuestiones si resulta efectivo resumir tu trayectoria en tan sólo una hoja, pero puedes consultar nuestros ejemplos de hoja de vida de una página, sumamente claros y llamativos.

Elabora una hoja de vida de secretaria optimizada para ATS

Los softwares ATS (Applicant Tracking System) optimizan los procesos de selección de personal, reduciendo tiempos y facilitando la toma de decisiones más objetivas. Dado que estas herramientas se emplean cada vez más, crear una hoja de vida compatible con ATS es clave para llegar a la entrevista personal. Estas herramientas se encargan de la preselección de hojas de vida para el rol de secretario según criterios (filtros) determinados por RR. HH. relacionados con la experiencia, la educación, las habilidades, los idiomas, etc. También almacenan datos y, si integran IA, hasta pueden priorizar candidatos y "calificarlos".

Para que tu hoja de vida de secretaria sea compatible con ATS, sigue estas recomendaciones prácticas:

• Básate en palabras claves de la oferta laboral para describir tus habilidades duras y blandas, título profesional, certificaciones, y puestos y responsabilidades de tu experiencia.
• Señala con títulos breves y claros cada sección de tu hoja de vida y el encabezado para mejorar la lectura automática.
• Escoge fuentes simples, accesibles para los ATS. Ejemplos son Arial, Georgia, Poppins o Calibri. Las cursivas o las tipografías decorativas dificultan la lectura automatizada y humana.
• Emplea gráficos y color con moderación, sólo para destacar información relevante. Enumerar elementos con viñetas sí es compatible con ATS porque evitan los párrafos extensos y son sencillas.
• Descarga tu hoja de vida de secretaria como PDF o .docx, lista para enviar. Los ATS no pueden leer correctamente archivos .JPG o .PNG.

Confía en las plantillas de hoja de vida de Jobseeker y crea un documento impecable que te lleve a la entrevista. Escoge el diseño que más te guste, selecciona tus mayores fortalezas para el cargo de secretario y completa los campos vacíos. Nuestras plantillas se caracterizan por su estructura armónica y alta legibilidad, compatibles con ATS.

Puntos clave sobre tu hoja de vida

Información relevante para el cargo y palabras claves del anuncio laboral son los pilares básicos de una hoja de vida de secretaria capaz de pasar los filtros ATS y cautivar a los reclutadores. Además de garantizar una estructura ordenada y limpia, es fundamental que la experiencia, la educación y las habilidades en tu hoja de vida demuestren tu idoneidad para el rol de secretario. Los resultados concretos, las competencias transversales y el agregado de secciones optativas pertinentes refuerzan tu postulación.

Crea una hoja de vida compatible con ATS y reclutadores estrictos gracias a Jobseeker. Selecciona una plantilla apropiada para la industria de los servicios administrativos, completa los campos con información relevante para el empleo y descarga tu hoja de vida lista para enviar. Rápido, sencillo y con estilo.

Referencias:

1. Pontificia Universidad Javeriana, Guía para realizar la hoja de vida