Παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής για εξυπηρέτηση πελατών

Η αξία της συνοδευτικής επιστολής για εξυπηρέτηση πελατών

Το επάγγελμα του εκπροσώπου ή συμβούλου εξυπηρέτησης πελατών είναι εξόχως ανθρωποκεντρικό. Η ικανότητα να ψυχολογείτε τον συνομιλητή σας και να ανταποκρίνεστε στις ανάγκες του με τρόπο σαφή και κατανοητό είναι σημαντική παράμετρος της αποδοτικότητας και της αποτελεσματικότητάς σας.

Ενώ στο βιογραφικό μπορείτε να παρουσιάσετε την πορεία σας και να καταγράψετε τα πιο δυνατά σας χαρακτηριστικά, η τυποποιημένη μορφή του δεν ευνοεί την ανάδειξη της προσωπικότητάς σας. Και για ένα τέτοιο ανθρωποκεντρικό επάγγελμα, η προσωπικότητα παίζει μεγάλο ρόλο.

Αυτό το κενό καλύπτει η συνοδευτική επιστολή, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να συστηθείτε με πιο προσωπικό τρόπο στον πιθανό εργοδότη, να τονίσετε τις ποιότητες του χαρακτήρα και τις δεξιότητές σας που κάνουν τη διαφορά και να αυξήσετε τις πιθανότητες να σας καλέσει σε συνέντευξη, για να κερδίσετε τη θέση.

Φυσικά, αυτό δεν σημαίνει ότι πρέπει να αγνοήσετε το βιογραφικό ή να μη φροντίσετε να είναι όσο πιο καλογραμμένο γίνεται. Δείτε το παράδειγμα βιογραφικού για εξυπηρέτηση πελατών, διαθέσιμο στην ενότητα με τα παραδείγματα βιογραφικού μας, για να πάρετε ιδέες, γιατί όσο πιο δυνατό είναι το πακέτο βιογραφικού-συνοδευτικής επιστολής τόσο μεγαλύτερες οι πιθανότητες επιτυχίας σας!

Βασικά στοιχεία συνοδευτικής επιστολής για εξυπηρέτηση πελατών

Πάμε να δούμε, λοιπόν, τι πρέπει να περιλαμβάνει η συνοδευτική επιστολή του βιογραφικού σας αν επιθυμείτε να αιτηθείτε για θέσεις συμβούλου ή εκπροσώπου εξυπηρέτησης πελατών.

Καταρχάς, όπως σε κάθε επίσημη ή επαγγελματική επιστολή, χρειάζεται να γράψετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας, τα στοιχεία της εταιρείας στην οποία στέλνετε την επιστολή σας, τον τόπο και την ημερομηνία σύνταξής της, καθώς και το θέμα της. Όλα αυτά τοποθετούνται στην αρχή του εγγράφου.

Βέβαια, το ζουμί είναι στο κυρίως μέρος της, εκεί όπου θα:

• Περιγράψετε την πιο συναφή επαγγελματική εμπειρία σας, με τρόπο που να δείχνει πόσο καλοί/καλές είστε στην εξυπηρέτηση πελατών.
• Τονίσετε τις ποιότητες του χαρακτήρα σας και τις επικοινωνιακές-διαπροσωπικές ικανότητές σας, δείχνοντας τη μοναδικότητά σας. Αν η θέση εξυπηρέτησης πελατών για την οποία αιτείστε έχει τεχνικό χαρακτήρα ή απαιτεί γνώση τεχνολογικών εφαρμογών, π.χ., συστήματος ERP, ή ξένων γλωσσών, μην αμελήσετε να αναφέρετε και τις σχετικές τεχνικές ή γλωσσικές δεξιότητές σας.
• Συνδέσετε το προφίλ σας με αυτό της εταιρείας όπου αιτείστε για εργασία, κάνοντας τη συνοδευτική επιστολή σας ακόμα πιο στοχευμένη.

Για κάποιες θέσεις εξυπηρέτησης πελατών, η προϋπηρεσία τίθεται ως απαραίτητη προϋπόθεση και ως εκ τούτου δεν γίνεται να λείπει από τη συνοδευτική επιστολή σας. Υπάρχουν, όμως, και πολλές σχετικές θέσεις που απευθύνονται σε ανθρώπους που μπορεί να μην έχουν πρότερη εμπειρία, έχουν όμως το κατάλληλο attitude.

Γι’ αυτό, το πιο σημαντικό για μια συνοδευτική επιστολή για εξυπηρέτηση πελατών είναι να αποπνέει δυναμισμό, όρεξη για δουλειά και μια προσήλωση στην επίτευξη αποτελεσμάτων, ιδίως όσον αφορά την αύξηση της ικανοποίησης των πελατών χάρη στην αποτελεσματική ανταπόκριση στις ανάγκες τους.

Μορφή συνοδευτικής επιστολής

Το σύνολο της επιστολής σας, από τα προσωπικά στοιχεία σας στην αρχή έως την υπογραφή σας στο τέλος, δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα.

Στόχος είναι να τραβήξετε την προσοχή του παραλήπτη και να δημιουργήσετε μία θετική εικόνα για το πρόσωπό σας, όχι να τον κουράσετε με μια μακροσκελή επιστολή που θα μπορούσε να λειτουργήσει εντέλει εναντίον σας. 

Έτσι, υπολογίστε:

• Μία παράγραφο ως εισαγωγή, για να συστηθείτε και να εκφράσετε το ενδιαφέρον σας για τη θέση.
• Δύο-τρεις κεντρικές παραγράφους, στις οποίες θα επιχειρηματολογήσετε υπέρ της υποψηφιότητάς σας, περιγράφοντας γιατί είστε όχι μόνο κατάλληλοι αλλά και ιδανικοί για τη συγκεκριμένη θέση. 
• Μια μικρή παράγραφο στο τέλος, στην οποία με ευγενικό τρόπο θα παρακινήσετε τον πιθανό εργοδότη να σας καλέσει σε συνέντευξη.

Φροντίστε η συνοδευτική επιστολή σας να είναι ευανάγνωστη και να έχει επαγγελματική όψη. Για να το επιτύχετε, χρησιμοποιήστε μια απλή serif ή sans serif γραμματοσειρά, κρατήστε παντού το ίδιο διάστιχο, ορίστε αριστερή στοίχιση για τις παραγράφους σας και αφήστε από ένα κενό ανάμεσά τους, ώστε το κείμενο να αναπνέει. 

Για μια ακόμα πιο εντυπωσιακή επαγγελματική εικόνα, μπορείτε να ταιριάξετε τη συνοδευτική επιστολή σας με κάποιο από τα σύγχρονα πρότυπα βιογραφικών μας.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής για εξυπηρέτηση πελατών

Ηλίας Αβραμίδης
Ολυμπιάδος 13
11633, Παγκράτι
T: 6944111222
E: g.avramidis@gmail.com 

Athena Car Rental
Υπ’ όψιν κ. Μάρκου Σταυρίδη
Λεωφ. Συγγρού 112
11741, Αθήνα 

Παγκράτι, 15 Δεκεμβρίου 2023
Θέμα: Αίτηση για θέση Εκπροσώπου Εξυπηρέτησης Πελατών 

Αξιότιμε κ. Σταυρίδη,

Ως επαγγελματίας με πάθος για την άριστη εξυπηρέτηση πελατών, θα ήθελα με την παρούσα επιστολή να σας εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη θέση Εκπροσώπου Εξυπηρέτησης Πελατών στην εταιρεία Athena Car Rental, για την οποία ενημερώθηκα από την online αγγελία σας. Με την άριστη γνώση αγγλικών και γερμανικών μου και την ικανότητά μου στην επίλυση προβλημάτων, πιστεύω ότι μπορώ να γίνω πολύτιμο μέλος της ομάδας σας.

Διαθέτω εμπειρία στην εξυπηρέτηση πελατών, αλλά και στις πωλήσεις, εργαζόμενος αρχικά στο service εστιατορίου και σε κατάστημα ανδρικής ένδυσης. Αυτές οι εμπειρίες με βοήθησαν να αναπτύξω εξαιρετικές δεξιότητες στην επικοινωνία, αλλά και στην κατανόηση και την εκπλήρωση των αναγκών του πελάτη. Ως αποτέλεσμα, στην τελευταία μου θέση ως εκπρόσωπος τηλεφωνικής εξυπηρέτησης πελατών για την εταιρεία κινητής τηλεφωνίας Blue, το ποσοστό των πελατών που ικανοποιήθηκε από την εξυπηρέτησή μου άγγιξε το 85%. Σε αυτό συνέβαλε η γρήγορη αντίληψη του προβλήματος που αντιμετώπιζαν, η ευγενική μου απόκριση, οι σαφείς οδηγίες μου, αλλά και η έγκαιρη παραπομπή τους στο τεχνικό τμήμα, εάν το πρόβλημα ήταν τεχνικής φύσης.

Η θέση Εκπροσώπου Εξυπηρέτησης Πελατών στην εταιρεία Athena Car Rental θα μου δώσει τη δυνατότητα να συνδυάσω την εμπειρία μου στην εξυπηρέτηση πελατών με την αγάπη μου για τον χώρο του αυτοκινήτου και την ικανότητά μου για αποτελεσματική επικοινωνία σε τρεις γλώσσες. Χάρη σε αυτόν ακριβώς τον συνδυασμό, μπορώ να εξασφαλίσω εξίσου υψηλά ποσοστά ικανοποίησης μεταξύ των πελατών σας και να συμβάλω στην καλή φήμη της εταιρείας σας, ώστε να αυξηθούν περαιτέρω οι ενοικιάσεις αυτοκινήτων της.

Θα ήταν χαρά μου να συζητήσουμε από κοντά την προοπτική της ένταξής μου στην ομάδα εξυπηρέτησης πελατών σας. Για να κανονίσουμε μία προσωπική συνάντηση, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου τηλεφωνικά στο 6944111222.

 Ευχαριστώ για την προσοχή σας και ευελπιστώ σε επικοινωνία σας. 

Με εκτίμηση,
Ηλίας Αβραμίδης

Dos and Don’ts

Ακολουθούν κάποιες καλές πρακτικές, που θα κάνουν τη συνοδευτική επιστολή σας ακόμα πιο αποτελεσματική, αλλά και κάποιες κακές πρακτικές, που καλό είναι να αποφύγετε.

Προσωπική προσφώνηση

Το «Αξιότιμε κύριε Παπαδόπουλε», στην αρχή της επιστολής σας, τραβάει πολύ περισσότερο την προσοχή από το «Αγαπητέ κύριε/κυρία» ή το «Προς κάθε ενδιαφερόμενο». Της δίνει επίσης πιο προσωπικό τόνο.

Αν δεν αναφέρεται το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων στην αγγελία, αναζητήστε το στον ιστότοπο της εταιρείας ή τηλεφωνώντας στη γραμματεία της. 

Μελέτη και προσαρμογή

Διαβάστε προσεκτικά την αγγελία στην οποία απαντάτε. Ποια προσόντα προκρίνει ως πιο σημαντικά; Για μια θέση εξυπηρέτησης πελατών μπορεί να έχουν μεγαλύτερη σημασία η άνεση με την τεχνολογία, η υπομονή και η ευστροφία και για άλλη η καλή γνώση αγγλικών, η ευγένεια και το ομαδικό πνεύμα.

Προσαρμόστε κάθε φορά την επιστολή σας ώστε να αναδεικνύει εκείνα τα προσόντα σας που έχουν μεγαλύτερη αξία για τη συγκεκριμένη θέση.

Ξεχάστε τον αρνητισμό

Η θετική διάθεση είναι κομμάτι του attitude που λέγαμε νωρίτερα. Μη μιλήσετε αρνητικά για προηγούμενους εργοδότες ή πελάτες στην επιστολή σας, καθώς αυτό θα κάνει πολύ κακή εντύπωση.

Εστιάστε στα στοιχεία της προσωπικότητας και της εμπειρίας σας που σας επέτρεψαν να ανταποκριθείτε σε προκλήσεις και όχι στις προκλήσεις αυτές καθαυτές.

«Όχι» στον εγωκεντρισμό

Η εξυπηρέτηση πελατών απαιτεί ενσυναίσθηση, αντίληψη και να δίνεις προτεραιότητα στην ανάγκη του πελάτη, κι εσείς θα πρέπει να δείξετε ότι έχετε αυτή την ικανότητα. 

Αρχικά, αποφύγετε τη χρήση του «Εγώ». Επίσης, μη μείνετε μόνο στο τι σας κάνει καλούς επαγγελματίες, αλλά αναφέρετε και πώς οι ικανότητές σας μπορούν να προσφέρουν αξία στην εταιρεία που θα σας επιλέξει.

Επιπλέον συμβουλές

Για να ενδυναμώσετε κι άλλο τη συνοδευτική επιστολή σας για θέσεις εξυπηρέτησης πελατών, λάβετε υπόψη και τις ακόλουθες συμβουλές:

• Να είστε συγκεκριμένοι: Αναφέρετε παραδείγματα και επιτυχίες σας που τεκμηριώνουν τους ισχυρισμούς σας. Αν μπορείτε να δώσετε κάποια μετρήσιμα στοιχεία της αποδοτικότητάς σας, ακόμα καλύτερα. Για παράδειγμα, «Κατάφερα να αυξήσω το ποσοστό ικανοποίησης πελατών κατά 20% σε έναν χρόνο» ή «Συνέβαλα στην υπέρβαση του μηνιαίου στόχου πωλήσεων κατά 15% για έξι συνεχόμενους μήνες».
• Επαγγελματικό ύφος, αλλά γλώσσα απλή: Αν η θέση είναι στην τεχνική υποστήριξη ή σχετίζεται με τεχνολογικά προϊόντα, μην μπείτε στον πειρασμό να χρησιμοποιήσετε πολύ τεχνική γλώσσα για να δείξετε ότι ξέρετε για τι μιλάτε. Άλλωστε, για να είστε αποτελεσματικοί στην εξυπηρέτηση πελατών, θα πρέπει να έχετε την ικανότητα να εξηγείτε τα πράγματα απλά και κατανοητά, έτσι δεν είναι;
• Προσοχή στη λεπτομέρεια: Βεβαιωθείτε ότι η επιστολή σας δεν έχει λάθη ορθογραφίας, στίξης ή μορφοποίησης. Τα λάθη ορθογραφίας ή απροσεξίας δεν κάνουν ποτέ καλή εντύπωση. Ειδικά, όμως, αν η θέση αφορά εξυπηρέτηση μέσω γραπτής επικοινωνίας, είναι ικανά να σας κοστίσουν την ευκαιρία.

Ξεχωρίστε με τη συνοδευτική επιστολή σας

Αν ενδιαφέρεστε για θέσεις εξυπηρέτησης πελατών, μια καλογραμμένη συνοδευτική επιστολή μπορεί να ενδυναμώσει την αίτησή σας και να σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε από τους υπόλοιπους υποψήφιους, ώστε να αυξήσετε τις πιθανότητες να σας καλέσουν σε συνέντευξη.

Ακολουθώντας τις συμβουλές μας, μπορείτε να στοχεύσετε την επιστολή σας κατάλληλα και να αναδείξετε με τον καλύτερο τρόπο τα προσόντα που σας φωτογραφίζουν ως ιδανικό/ή για τη θέση που διεκδικείτε. 

Αν θέλετε, μάλιστα, να μη χάσετε καθόλου χρόνο με θέματα μορφοποίησης, μπορείτε να αξιοποιήσετε το εργαλείο δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής του Jobseeker, ώστε να έχετε στα χέρια σας μια εντυπωσιακή συνοδευτική επιστολή για εξυπηρέτηση πελατών πιο εύκολα και πιο γρήγορα από ποτέ.