Πώς φτιάχνω συνοδευτική επιστολή στα αγγλικά;

Η λογική της δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής είναι ίδια είτε τη συντάσσουμε στα ελληνικά είτε στα αγγλικά. Το σημαντικό είναι να γνωρίζουμε πώς πρέπει να είναι δομημένη κι έπειτα, φυσικά, να βρούμε τον κατάλληλο τρόπο για να εκφράσουμε όλα εκείνα τα στοιχεία που θα κάνουν τον/τη recruiter να μας προσέξει και να μας καλέσει για συνέντευξη.

Διαβάστε ποια είναι αυτά τα στοιχεία, πώς μπορείτε να τα εκφράσετε έτσι ώστε να διακριθείτε και γιατί η σωστή μορφοποίηση της συνοδευτικής επιστολής είναι παράγοντας της επιτυχίας της.

Πότε χρειάζεται μια συνοδευτική επιστολή στα αγγλικά

Είναι προφανές ότι, αν αναζητείτε εργασία σε αγγλόφωνη χώρα, θα πρέπει να φτιάξετε βιογραφικό στα αγγλικά και αντίστοιχα σε αυτή τη γλώσσα να συντάξετε και τη συνοδευτική επιστολή του.

Ωστόσο, αυτή δεν είναι η μόνη περίπτωση. Πολλές ελληνικές εταιρείας δημοσιεύουν τις αγγελίες εργασίας τους στα αγγλικά, ιδίως αν η γνώση αυτής της ξένης γλώσσας συγκαταλέγεται στα απαιτούμενα προσόντα των υποψηφίων. Σε μια τέτοια περίπτωση, η αίτησή σας χρειάζεται να γίνει στην ίδια γλώσσα με αυτή της δημοσίευσης. 

Επίσης, μπορεί να αναζητείτε εργασία σε μη αγγλόφωνες χώρες, π.χ. στη Γερμανία ή στην Ισπανία, διεκδικώντας θέσεις για τις οποίες αρχικά αρκεί η γνώση αγγλικών. Είναι εύλογο ότι και σε αυτή την περίπτωση θα ετοιμάσετε το βιογραφικό και τη συνοδευτική σας επιστολή στα αγγλικά.

Αν η αγγελία εργασίας στην οποία απαντάτε είναι δημοσιευμένη στα αγγλικά, ενδείκνυται να στείλετε το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή σας επίσης στα αγγλικά.

Μελέτη και προσαρμογή: Δύο λέξεις-κλειδιά της επιτυχίας

Ένα βασικό «μυστικό» επιτυχίας της συνοδευτικής επιστολής είναι ότι αυτή, όπως και το βιογραφικό μας, θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη στη θέση εργασίας που διεκδικούμε. Δεν ισχύει, δηλαδή, το one-size-fits-all, αντιθέτως χρειάζεται να την επεξεργαζόμαστε κάθε φορά ώστε να δημιουργούμε για τον εαυτό μας την εικόνα του ιδανικού υποψήφιου.

Για να το κάνουμε αυτό, πρέπει πρώτα να μελετήσουμε καλά την αγγελία εργασίας στην οποία απαντάμε. Από αυτή θα πάρουμε ιδέες για τα χαρακτηριστικά που χρειάζεται να τονίσουμε, ώστε να προβληθούμε ως κατάλληλη επιλογή για τη θέση. 

Η αγγελία εργασίας είναι ουσιαστικά μια χρήσιμη πηγή λέξεων-κλειδιών, τις οποίες καταγράφουμε πριν περάσουμε στη σύνταξη της επιστολής. Είναι, δε, ακόμα πιο χρήσιμη αν η συνοδευτική επιστολή πρόκειται να είναι στα αγγλικά, γιατί μας προσφέρει πολύτιμο λεξιλόγιο που μπορούμε να αξιοποιήσουμε.

Πώς να συντάξετε τη συνοδευτική σας επιστολή στα αγγλικά

Ξεκινάμε με ένα δεδομένο: η επιστολή σας δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα Α4. Σε αυτή θα καλύψετε όλες τις ενότητες από τις οποίες απαρτίζεται μία σωστή και επαγγελματική συνοδευτική επιστολή βιογραφικού, οι οποίες είναι κατά σειρά:

• Βασικά στοιχεία. Πρόκειται για τα στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη, την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής και την προσφώνηση του παραλήπτη.
• Εισαγωγή. Στην πρώτη παράγραφο της επιστολής σας συστήνεστε και εκφράζετε τον λόγο της επικοινωνίας σας.
• Κυρίως μέρος. Αυτό αποτελείται από δύο έως το πολύ τρεις παραγράφους στις οποίες εκθέτετε τα κίνητρά σας για τη διεκδίκηση της θέσης και επιχειρηματολογείτε υπέρ της υποψηφιότητάς σας.
• Επίλογος. Μία τελική παράγραφος όπου εκφράζετε τη διαθεσιμότητά σας για μία προσωπική συνέντευξη, την οποία ακολουθεί ο χαιρετισμός.

Βασικά στοιχεία

Σε αυτό ακριβώς το σημείο, στην αρχή της επιστολής, εντοπίζουμε δύο διαφορές ανάμεσα σε μια συνοδευτική επιστολή για θέση εργασίας που γράφεται στα ελληνικά σε σχέση με εκείνη που συντάσσεται στα αγγλικά.

Η μία είναι ότι, στην αγγλική συνοδευτική επιστολή, η ημερομηνία μεσολαβεί ανάμεσα στα στοιχεία του αποστολέα και εκείνα του παραλήπτη. Η δεύτερη ότι στις, περισσότερες περιπτώσεις, δεν αναγράφεται επί της επιστολής το θέμα της όπως κάνουμε στα ελληνικά.

Ανεξαρτήτως γλώσσας, είναι σημαντικό να απευθύνετε την επιστολή σας ονομαστικά στον άνθρωπο που θα αξιολογήσει την αίτησή σας, ώστε να κεντρίσετε απευθείας την προσοχή του. Αν το ονοματεπώνυμο του εν λόγω ατόμου δεν δίνεται στην αγγελία εργασίας, αναζητήστε το στον ιστότοπο της εταιρείας, στη σελίδα της στο LinkedIn ή τηλεφωνώντας στη γραμματεία της.

Ιδανικά, αυτή η πρώτη ενότητα της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να έχει την ακόλουθη μορφή:

Marios Papadopoulos
8, Kanari Street
10671, Athens, Greece
+30 6977265492
m.papadopoulos@gmail.com

March 23, 2023

Claire Konstantinidou
Sales Manager
Cosmetic Pharm
45, D. Gounari Street
18531, Piraeus, Greece

Dear Claire Konstantidou,

Όσον αφορά τα δικά σας προσωπικά στοιχεία, τονίζουμε ότι, αν αιτείστε για εργασία σε άλλη χώρα, δεν πρέπει να ξεχάσετε να σημειώσετε τον τηλεφωνικό κωδικό της Ελλάδας (+30) πριν από το νούμερο του τηλεφώνου σας.

Ως προς την προσφώνηση του παραλήπτη, λάβετε υπόψη και τα ακόλουθα:

• Στην περίπτωση του παραδείγματός μας, θα μπορούσατε εναλλακτικά να γράψετε «Dear Ms Konstantinidou» (όχι «Miss», ούτε «Mrs», αφού η οικογενειακή κατάσταση της παραλήπτριας δεν έχει θέση σε επαγγελματική επιστολή). Αν ο παραλήπτης ήταν ο John Smith, θα μπορούσατε αντίστοιχα να γράψετε «Dear Mr Smith», αντί να αναφέρετε ολόκληρο το ονοματεπώνυμό του.

• Αν δεν έχει καταστεί εφικτό να βρείτε το ονοματεπώνυμο του ατόμου που θα αξιολογήσει την αίτησή σας, τότε απευθύνετε την επιστολή σας στον Hiring Manager, γράφοντας «Dear Hiring Manager». Ξεχάστε, πάντως, τα αόριστα και παλιομοδίτικα «Dear Sir/Madam» ή «Το whom it may concern».

Σημείωση: Τα προσωπικά ή άλλα στοιχεία που χρησιμοποιούμε στα παραδείγματά μας είναι επινοημένα και όχι στοιχεία υπαρκτών προσώπων ή εταιρειών.

Εισαγωγή

Ποιοι είστε και ποιος ο λόγος της αποστολής της επιστολής σας; Σε αυτές τις δύο ερωτήσεις πρέπει να απαντάει η εισαγωγική σας παράγραφος. Ουσιαστικά, με αυτή δηλώνετε τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε, πώς πληροφορηθήκατε για αυτή και κάνετε μία πρώτη σύνδεση του επαγγελματικού σας προφίλ (ή των δυνατοτήτων σας, αν δεν έχετε επαγγελματική εμπειρία) με τη θέση που διεκδικείτε.

Παράδειγμα 1
I am contacting you in response to the ad you posted on LinkedIn, in which you are looking for a Sales Executive. Through this letter, I would like to express my interest and explain the reasons why I am an ideal candidate for the position.

Παράδειγμα 2
I was excited to come across your LinkedIn post seeking a Sales Executive, as I have been looking for an opportunity to use my skills and experience in a dynamic and challenging role. With over five years of experience in sales and a proven track record of exceeding targets, I believe I have the qualifications you are seeking. In this letter, I will explain why I am the ideal candidate for the position and how my skills and experience align with your requirements.

Αν και τα δύο παραδείγματα που σας δίνουμε είναι σωστά και θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν ως εισαγωγική παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής, το δεύτερο είναι εμφανώς πιο δυνατό από το πρώτο. Κι αυτό διότι είναι πιο εξατομικευμένο, άρα και πιο πρωτότυπο, και εκφράζει περισσότερο ενθουσιασμό - δύο χαρακτηριστικά που βοηθούν ώστε να τραβήξετε την προσοχή και να δώσετε μία πολύ καλή πρώτη εντύπωση.

Κυρίως μέρος

Στις επόμενες δύο παραγράφους καλείστε να απαντήσετε σε ερωτήσεις που ξεκινούν με «γιατί». Γιατί διεκδικείτε αυτή τη θέση; Γιατί θέλετε να εργαστείτε σε αυτή την εταιρεία; Γιατί να επιλέξουν εσάς έναντι των άλλων υποψηφίων;

Είναι ο πυρήνας της συνοδευτικής επιστολής σας, το μέρος όπου επιχειρηματολογείτε πλέον για την υποψηφιότητά σας, εκφράζοντας τα κίνητρά σας και συνδέοντας την εμπειρία σας και τις δεξιότητές σας με τη θέση που διεκδικείτε. Στόχος σας είναι να δείξετε αφενός ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε στις αρμοδιότητές της και αφετέρου ότι έχετε τις ικανότητες να συμβάλετε στην εξέλιξη της εταιρείας.

Προσπαθήστε να επιχειρηματολογήσετε τονίζοντας επιτεύγματα από τη μέχρι τώρα πορεία σας, τα οποία έχουν συνάφεια με τη θέση που διεκδικείτε, και προβάλλοντας εκείνες τις τεχνικές και κοινωνικές δεξιότητές σας που σας ξεχωρίζουν.

Παράδειγμα
In my current role as a Sales Manager at Pharmaland Co., I have consistently exceeded my sales targets, achieving an average of 120% of my quota over the past three years. I have also been responsible for training and mentoring junior sales reps, helping them to improve their sales skills and meet their targets. I am confident that the skills I have developed in this role, including sales strategy development, pipeline management, and customer relationship building, would be transferable to the Sales Executive role at your company.

I was particularly drawn to Cosmetic Pharm’s reputation for innovation and commitment to customer satisfaction, and I am excited about the opportunity to contribute to your growth and success. I believe my track record of achieving and exceeding sales targets, combined with my strong work ethic, communication skills, and customer-focused approach, make me the ideal candidate for this position.

Μην ξεχνάτε τη συμβουλή που σας δώσαμε στην αρχή, για την αξιοποίηση λέξεων-κλειδιών από την αγγελία, καθώς αυτή θα σας δώσει έναν μπούσουλα των γνώσεων και των δεξιοτήτων που αξίζει να προβάλετε στην επιστολή σας.

Επίλογος

Στο κλείσιμο της επιστολής σας, αυτό που θέλετε να κάνετε είναι να παρακινήσετε τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας για να σας καλέσει σε συνέντευξη, χωρίς να φανείτε ούτε επιθετικοί αλλά ούτε και απελπισμένοι. Μπορείτε να το επιτύχετε συνοψίζοντας τα δυνατά σας χαρακτηριστικά, εκφράζοντας τον ενθουσιασμό σας για την προοπτική συνεργασίας και δηλώνοντας τη διαθεσιμότητά σας για συνέντευξη.

Παράδειγμα
In closing, I am confident that my skills and experience make me a strong fit for the Sales Executive role at Cosmetic Pharm. I am excited about the prospect of contributing to your team’s success and driving growth through strategic sales initiatives. Thank you for considering my application, and I look forward to the opportunity to discuss my qualifications further with you.

Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή με έναν επίσημο χαιρετισμό -συστήνεται το «Sincerely» ή, ως δεύτερη επιλογή, το «Best regards»- και υπογράφοντας από κάτω με το ονοματεπώνυμό σας.

Προσοχή στη μορφοποίηση

Πέρα από ένα καλό και σωστά δομημένο περιεχόμενο, η συνοδευτική επιστολή είναι μία από τις περιπτώσεις όπου η εικόνα μετράει πραγματικά. Χρειάζεται να φροντίσετε να μην υπάρχουν ορθογραφικά ή γραμματικά λάθη που θα χαλούσαν την όψη ενός, κατά τα άλλα, ενδιαφέροντος περιεχομένου.

Πέρα από αυτό, θα σας κερδίσει πόντους το να είναι η επιστολή σας ευανάγνωστη και σωστά μορφοποιημένη, με χρήση μιας ευκολοδιάβαστης γραμματοσειράς (όπως η Arial ή η Calibri), σε ικανοποιητικό μέγεθος (10-12 στιγμών) και με επίσης ικανοποιητικές αποστάσεις, ώστε το κείμενο να «αναπνέει». Αυτό σημαίνει ένα διάστιχο των 1,15 στιγμών και από ένα κενό ανάμεσα στα επιμέρους σετ στοιχείων και μεταξύ των παραγράφων. 

Κάτι άλλο σημαντικό σε επίπεδο εικόνας είναι ότι το βιογραφικό και η συνοδευτική επιστολή του αποτελούν ένα ενιαίο σύνολο, πράγμα που σημαίνει ότι χρειάζεται να διαθέτουν κοινά στοιχεία design και μορφοποίησης, δηλαδή να είναι φτιαγμένα βάσει του ίδιου προτύπου. 

Στο Jobseeker θα βρείτε κοινά πρότυπα βιογραφικού και πρότυπα συνοδευτικής επιστολής, σε ευρεία γκάμα σχεδίων, από πιο κλασικά έως πιο μοντέρνα, τα οποία είναι διαθέσιμα σε αρκετές γλώσσες, μεταξύ των οποίων, φυσικά, τα αγγλικά. 

Αξιοποιήστε το εργαλείο δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής, που σας καθοδηγεί και σας δίνει ιδέες με τις προδιαμορφωμένες προτάσεις του στα αγγλικά. Έπειτα επιλέξτε το πρότυπο που ταιριάζει στην αισθητική σας και, έτσι, εύκολα και γρήγορα, χωρίς να αφιερώσετε εσείς χρόνο σε θέματα μορφοποίησης και σχεδιασμού, θα έχετε μία σωστή, ευανάγνωστη και όμορφη συνοδευτική επιστολή στα χέρια σας, για να διεκδικήσετε τη θέση των ονείρων σας!