Hoja de vida de auxiliar de archivo: ejemplo

El mundo laboral cambia constantemente y la industria de la gestión de la información demanda trabajadores actualizados, competentes y con sólidas habilidades blandas para llenar la vacante deseada. Los ATS y RR. HH. seleccionan los perfiles más acordes al rol para la entrevista. Hacer una hoja de vida de auxiliar de archivo basada en las experiencias, habilidades y certificaciones exigidas por el cargo resulta muy efectivo.

Secciones claves de una hoja de vida de auxiliar de archivo exitosa

Tu hoja de vida debe incluir secciones básicas enfocadas en presentar competencias y conocimientos esenciales para el rol, pero es posible agregar otras adicionales si resultan pertinentes. Todos pensamos en las secciones de experiencia, educación y habilidades, pero un encabezado y un perfil de auxiliar de archivo claro y persuasivo cautiva desde el principio de la hoja de vida.

Comencemos por revisar las secciones fundamentales de una hoja de vida profesional.

Encabezado

El encabezado es optativo, pero se usa cada vez más porque visibiliza información importante. Ubicada en la parte de arriba de tu hoja de vida de auxiliar de archivo, esta sección lleva una tipografía diferente o de mayor tamaño, bloques de colores o íconos para captar la atención del responsable de contratación.

Los componentes básicos de un encabezado son:

• Nombre y apellido
• Teléfono
• Correo electrónico
• Domicilio

Generalmente, suma valor añadir un enlace hacia tu cuenta de LinkedIn para que el reclutador pueda tener una visión más amplia de tu recorrido profesional o académico, y, según los requisitos de la vacante, la URL de un portfolio o de una página web profesional.

En Colombia y otros países hispanohablantes se acostumbra agregar una foto profesional en el encabezado. Para pasar los ATS y llamar la atención del reclutador, algunos candidatos también mencionan su profesión o el puesto al que se postulan, incluso en forma de título impactante; a continuación, te mostramos cómo presentar un encabezado:

Perfil

El perfil es ideal para exponer de entrada que tienes las habilidades, la experiencia y la formación para la vacante. Este breve párrafo, a veces llamado "Resumen", potencia la visibilidad de tu hoja de vida. Al adelantar tus competencias y logros más significativos para el puesto de auxiliar de archivo, tu perfil prepara al responsable de contratación para lo que sigue en la hoja de vida. No habla de metas como sí lo haría el objetivo profesional, pero puedes redactar una versión que las integre si la compatibilidad entre las oportunidades del cargo y tu proyección a futuro es alta.

Entre tres y seis líneas bastan para evidenciar cómo tus formaciones, experiencias en empleos previos, competencias y logros te han preparado para el rol. Un perfil fuerte es conciso.

Los ingredientes de un perfil impactante y apto para ATS son: palabras claves de la convocatoria para auxiliar de archivo, habilidades acordes a tu trayectoria en la industria de la gestión de la información, y, siempre que sea posible, logros profesionales o educativos. Debajo encontrarás un ejemplo de perfil para una hoja de vida en el que puedes confiar como fuente de inspiración para escribir tu propia versión.

Sin logros, proyectos relevantes o habilidades valoradas, el perfil resulta poco atractivo y predispone negativamente al reclutador a leer tu hoja de vida de auxiliar de archivo.

Experiencia laboral

La experiencia laboral en la hoja de vida presenta los trabajos u otras actividades extralaborales (voluntariados, iniciativas extracurriculares) que resultan relevantes para el puesto solicitado a raíz de las responsabilidades, las aptitudes, las competencias o los logros implicados.

El objetivo es demostrar que estás preparado para cumplir con tareas inherentes a tu rol de auxiliar de archivo porque ya las has desempeñado anteriormente o porque diversas experiencias te han permitido desarrollar habilidades útiles y necesarias. Para que la experiencia de tu hoja de vida sobresalga por su orden y claridad, sigue estos consejos:

• Poner el foco en tu desarrollo al ordenar los empleos de forma cronológica inversa.
• Seleccionar los trabajos más significativos para el puesto de auxiliar de archivo.
• Incluir tu cargo, la empresa o institución, la ciudad y la duración del empleo.
• Detallar entre tres y cinco tareas relevantes por cada rol mediante viñetas.
• Resaltar resultados cuantificables y habilidades puestas en práctica.
• Aumentar la fuerza de cada enunciado mediante palabras clave de la oferta laboral y verbos de acción.

Al reclutador le interesa conocer tu impacto como auxiliar de archivo, reflejado mediante tareas concretas y sus logros numéricos correspondientes. Usa como guía este ejemplo de experiencia profesional, respaldado por logros cuantificables y responsabilidades precisas:

Limitarse a describir tareas sin mencionar el impacto es un camino seguro hacia el fracaso de tu postulación, ya que la experiencia es una de las secciones que más peso tienen en tu hoja de vida de auxiliar de archivo.

Formación académica

Toda hoja de vida requiere una sección de formación académica para presentar los estudios más relevantes para el rol o el máximo título obtenido. Ten en cuenta que la educación no sólo refleja tus conocimientos como auxiliar de archivo, sino tu curiosidad, compromiso con el aprendizaje continuo y disciplina para cursar y finalizar programas formativos.

Para desempeñar un cargo de auxiliar de archivo necesitas un título que te avale académica, profesional y legalmente, por ejemplo, Licenciatura en Archivística y Gestión Documental. Por supuesto, las acreditaciones, como "Certificado en Archivo y Documentación", o los programas de perfeccionamiento de habilidades blandas o duras también enriquecen tu hoja de vida.

Selecciona de uno a tres programas de formación relevantes para el puesto de auxiliar de archivo y dispónlos de manera cronológica inversa para evidenciar tu recorrido académico. No olvides mencionar el título obtenido, la institución, la ciudad (o especificar si fue bajo modalidad virtual) y el año de finalización. Si tienes muchos cursos o certificaciones dentro de la industria de la gestión de la información, escoge aquellos que más se relacionan con la vacante. Cuanto más avanzada y actualizada sea tu formación, más competitivo lucirás.

Habilidades

Las habilidades valoradas en un auxiliar de archivo abarcan desde cualidades personales hasta avanzadas destrezas técnicas. De hecho, esta sección se compone de habilidades duras, como gestión documental o manejo de bases digitales, y blandas, por ejemplo, atención al detalle o gestión eficiente del tiempo, siendo ambos tipos cruciales para el rendimiento laboral. Dado que las habilidades duras y blandas se presentan juntas, la sección no debería contener más de 10 para mantener la solidez y claridad.

Habilidades duras

Destrezas como conocimiento de clasificación ISAD(G) o uso de software SIARQNET son habilidades duras propias de un auxiliar de archivo. Se adquieren y desarrollan por medio del estudio o la práctica continua para cumplir con funciones típicas dentro de la industria de la gestión de la información. Emplear viñetas o barras de nivel en la sección de habilidades aporta atractivo visual. En tu perfil o en las funciones de la experiencia también puedes resaltar dos o tres habilidades duras relevantes. Debes precisar tu nivel de cada habilidad dura, desde básico hasta experto. Cuando no tienes certificaciones que lo definan, puedes medirlo mediante pruebas técnicas o incluso en línea.

Las mejores habilidades duras para tu hoja de vida de auxiliar de archivo son las que se ajustan a los requisitos excluyentes o deseables para el puesto. Además, el grado de dominio debe ser alto para candidatos con larga trayectoria y de básico a intermedio para candidatos junior o mid-level.

Observa aquí debajo cómo incluir tus habilidades duras de auxiliar de archivo y conseguir empleo en la industria de la gestión de la información:

Habilidades blandas

Las habilidades blandas reflejan tu forma de ser y comportarte, así como tus valores, y se desarrollan a lo largo de tu vida en diversas vivencias que exceden lo laboral o académico. Resultan cruciales en los procesos de contratación de hoy porque condicionan tu capacidad de relacionarte con tu equipo de trabajo, sortear desafíos y lograr óptimos resultados en tu rol de auxiliar de archivo. Algunos ejemplos son gestión eficiente del tiempo o comunicación efectiva con usuarios. Las aptitudes personales relevantes para el rol resultan indispensables para cualquier postulación, teniendo que seleccionarlas y ajustarlas según la trayectoria.

Elige las habilidades blandas que tienen mayor importancia para el cargo de auxiliar de archivo o que son valoradas en el sector. Si las has mejorado mediante talleres, mentorías o aplicándolas en diversas tareas, destácalo. Escoge entre tres y cinco habilidades blandas para tu hoja de vida de auxiliar de archivo y, siempre que puedas, haz referencia a ellas mediante verbos de acción en la experiencia laboral.

Aquí te presentamos algunas de las habilidades blandas más valoradas en un auxiliar de archivo:

Idiomas

Poner idiomas en tu hoja de vida demuestra tu adaptabilidad a contextos internacionales (por ejemplo, una compañía global), pero también tus habilidades de adaptación, comunicación y diversidad cultural en general. Un auxiliar de archivo debe incluir toda lengua relevante para el rol, sea extranjera o nativa. Es costumbre crear una sección específica de idiomas. Cuando constituyen una exigencia para el cargo de auxiliar de archivo, los debes mencionar en el perfil o título, y luego reiterarlos en la experiencia o formación vinculados con proyectos o actividades concretas.

Para cada idioma incluido en tu hoja de vida de auxiliar de archivo, define tu nivel de fluidez, que puede ser básico, intermedio, avanzado o nativo.

Tu sección de idiomas podría lucir así:

• Español: Nativo
• Inglés: Avanzado
• Portugués: Intermedio
• Chino mandarín: Básico

Para postulaciones internacionales o para acreditar de manera oficial y prestigiosa tu nivel de idiomas, te aconsejamos usar la escala del MCER (Marco Común Europeo de Referencia), que abarca un grado básico-elemental A (A1 y A2), uno intermedio B (B1 y B2) y uno avanzado-nativo (C1 y C2).

Cursos, certificaciones y licencias

Formaciones adicionales para tu rol de auxiliar de archivo y reconocidas en la industria de la gestión de la información se incluyen en la parte de "certificaciones y cursos". Además de ser llamativa, esta breve sección evita que la de educación principal se alargue demasiado. Los cursos, certificaciones y licencias van ordenados desde el presente hacia el pasado, cada uno acompañado por su denominación, el organismo expedidor y la fecha. No deberían ser más de tres, siempre pertinentes para el cargo de auxiliar de archivo.

Tu hoja de vida de auxiliar de archivo tiene más posibilidades de sobresalir al presentar certificaciones y cursos claves para la industria de la gestión de la información de forma clara y profesional:

Secciones adicionales

Según la oferta laboral, tu historial y el espacio disponible en tu hoja de vida de auxiliar de archivo, puede ser una buena idea añadir secciones adicionales. Profundiza sobre "trabajos voluntarios y actividades extracurriculares", "intereses" y más en nuestro Centro de Carreras. Sácale el mayor partido a estas secciones complementarias, agregando aquellas que te permitan demostrar habilidades transferibles o aspectos positivos afines con el rol de auxiliar de archivo y la empresa o institución.

Intereses personales

Es una buena decisión agregar pasatiempos e intereses a tu hoja de vida de auxiliar de archivo en los siguientes casos:

• Estudiantes o recién graduados
• Poca experiencia laboral
• El pasatiempo se alinea con el rol y/o la entidad

Recuerda priorizar los hobbies que más relación tengan con el cargo de auxiliar de archivo y/o con proyectos de la organización. Escoge de uno a tres intereses que favorezcan tu perfil, dejando de lado aquellos polémicos y genéricos.

Logros y premios

Destacar logros y premios en una sección adicional permite proyectar a través de éxitos académicos y laborales del pasado tu valor y potencial como auxiliar de archivo. Abarcan un rendimiento académico notable, becas, premios (por ejemplo, "empleado del mes" o "ganador de olimpiadas de..."), entre otros. Presentar de uno a tres logros en una sección aparte potencia tu hoja de vida de auxiliar de archivo. Elige los más relevantes y ordénalos siguiendo un formato cronológico inverso.

Voluntariados

Los trabajos voluntarios sirven como experiencia para un auxiliar de archivo que busca su primer empleo y también transmiten habilidades blandas apreciadas en cualquier etapa de la carrera. Por eso, esta sección adicional beneficia a postulantes júnior, mid-level y sénior. Selecciona uno o dos trabajos voluntarios para tu hoja de vida de auxiliar de archivo y marca la diferencia frente a los demás postulantes. Coloca cuál fue el papel desempeñado y su alcance, la organización y la fecha (orden cronológico inverso si es más de uno).

Poderosos verbos de acción para tu hoja de vida de auxiliar de archivo

Emplear verbos de acción estratégicos en tu hoja de vida sirve para ganar puntos frente a ATS y reclutadores, potenciando tu experiencia laboral y perfil. "Clasificar" y/o "analizar" son palabras que refuerzan tu desempeño y logros como auxiliar de archivo, ya sea que estén en tercera o primera persona, comunicando esta última más proximidad e iniciativa. Para aumentar el impacto, combina un verbo de acción con proyectos o actividades concretas y sus resultados correspondientes, siguiendo la estructura (verbo de acción) + (tarea o actividad) + (logro o alcance). Se admite el uso del presente para un puesto actual y del pasado para empleos previos.

A continuación encontrarás una lista con 10 verbos de acción para tu hoja de vida de auxiliar de archivo, propios de la industria de la gestión de la información:

Ejemplo de hoja de vida de auxiliar de archivo

Aplicamos los consejos que te hemos dado para hacer y organizar el ejemplo de hoja de vida que aparece más abajo. Esta hoja de vida cumple con los estándares actuales de formato y estructura, sin perder atractivo ni claridad.

¿Una sola hoja te parece poco para reflejar tu trayectoria y habilidades? Consulta nuestros ejemplos de hoja de vida de una página, donde la información relevante se presenta de forma organizada y llamativa.

Haz una hoja de vida de auxiliar de archivo apta para sistemas ATS

Los procesos de contratación están mediados por ATS (Sistemas de Seguimiento de Candidatos) para optimizar tiempos y resultados. Por eso, una hoja de vida compatible con ATS te posiciona un paso más cerca de la ansiada entrevista. Estos sistemas son configurados por el responsable de contratación para filtrar hojas de vida según ciertas palabras claves vinculadas con los años de experiencia, puestos ocupados, habilidades, etc. de un auxiliar de archivo. Además de encargarse de la preselección, los ATS con IA también califican y clasifican a los postulantes.

Pon en práctica los consejos que te dejamos debajo para que tu hoja de vida de auxiliar de archivo pase los ATS:

• Emplea palabras claves del anuncio laboral, por ejemplo, habilidades, títulos y experiencia, exigidos o valorados. Al adaptar tu hoja de vida, podrás superar los filtros.
• Usa títulos concisos y directos, tanto en el encabezado de tu hoja de vida como en las diferentes secciones de la misma. Esto facilita el escaneo de los sistemas de seguimiento de candidatos.
• Escoge fuentes simples, accesibles para los ATS. Ejemplos son Arial, Georgia, Poppins o Calibri. Las cursivas o las tipografías decorativas dificultan la lectura automatizada y humana.
• Sé cauteloso al usar color y elementos decorativos. Con excepción de las viñetas que aumentan la legibilidad, los ATS no logran procesar bien las hojas de vida repletas de gráficos.
• Almacena y envía tu hoja de vida de auxiliar de archivo como PDF o .docx, amigables con los ATS. Evita los formatos .JPG, .PNG o PDF como imagen.

Si ya de por sí crear una postulación adaptada al rol deseado de auxiliar de archivo tiene sus desafíos, optimizarla para ATS parece casi imposible. Sin embargo, Jobseeker simplifica enormemente esta tarea gracias a sus plantillas de hoja de vida compatibles con ATS. Solo tienes que completar los campos en blanco porque el formato y la estructura ya son 100 % accesibles para softwares de reclutamiento.

Puntos clave sobre tu hoja de vida

Para que tu hoja de vida de auxiliar de archivo esté alineada con los criterios de softwares ATS y reclutadores exigentes, es crucial que contenga palabras clave de la oferta laboral y que toda la información incluida sea relevante para la vacante y la organización. Potenciar las secciones de experiencia y formación académica con logros cuantificables y habilidades adquiridas es una gran estrategia para no pasar inadvertido. Tu postulación de auxiliar de archivo también se puede fortalecer sumando secciones optativas, como un perfil fuerte, una selección destacada de premios o publicaciones, o un voluntariado importante.

Crea una hoja de vida compatible con ATS y reclutadores estrictos gracias a Jobseeker. Selecciona una plantilla apropiada para la industria de la gestión de la información, completa los campos con información relevante para el empleo y descarga tu hoja de vida lista para enviar. Rápido, sencillo y con estilo.

Referencias:

1. SENA (Servicio Nacional de Aprendizaje), Tips hoja de vida