Παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής γραμματέα

Η αξία της στοχευμένης συνοδευτικής επιστολής γραμματέα

Μία από τις βασικές αρμοδιότητες κάθε γραμματέα, είτε πρόκειται για personal assistant του CEO μιας πολυεθνικής είτε για γραμματέα σε ιατρείο, δικηγορικό γραφείο, φροντιστήριο ή αντιπροσωπεία αυτοκινήτων, είναι η διαχείριση της αλληλογραφίας. 

Ως εκ τούτου, είναι τουλάχιστον επιθυμητή -αν όχι απαραίτητη- η ικανότητα σύνταξης επιστολών, από επιστολές σε τράπεζες ή υπενθυμίσεις για τα ανοιχτά υπόλοιπα πελατών έως απαντήσεις σε παράπονα ή επαγγελματικές προτάσεις και διαπραγματεύσεις με προμηθευτές.

Για εσάς, λοιπόν, που θέλετε να διεκδικήσετε μία θέση γραμματειακής υποστήριξης, η συνοδευτική επιστολή γίνεται ακόμα πιο σημαντική, αν θέλετε να ξεχωρίσετε ανάμεσα στους υπόλοιπους υποψήφιους.

Μια καλογραμμένη επιστολή δεν ενισχύει απλώς το βιογραφικό σας, αλλά δείχνει και κατευθείαν στον πιθανό εργοδότη ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε σε ένα κρίσιμο σκέλος της εργασιακής σας καθημερινότητας. Κι αυτό, με τη σειρά του, μπορεί να σας ανοίξει την πόρτα στο στάδιο της συνέντευξης, για να κερδίσετε τη θέση που επιθυμείτε.

Βασικά στοιχεία συνοδευτικής επιστολής γραμματέα

«Γιατί να επιλέξουμε εσάς για τη γραμματεία μας;». Επιτυχημένη θα είναι η συνοδευτική επιστολή σας εφόσον καταφέρει να απαντήσει αποτελεσματικά σε αυτή την ερώτηση.

Σίγουρα, το πιο σημαντικό κομμάτι κάθε αίτησης εργασίας είναι το βιογραφικό – αν, μάλιστα, ακολουθήσετε τις συμβουλές που δίνουμε στο παράδειγμα βιογραφικού γραμματέα, το οποίο θα βρείτε στην ενότητα με τα παραδείγματα βιογραφικού μας, θα έχετε ήδη ένα προβάδισμα έναντι άλλων υποψηφίων.

Ωστόσο, οι θέσεις γραμματειακής υποστήριξης είναι δημοφιλείς και πολλοί είναι οι υποψήφιοι με τα ίδια ή παραπλήσια τυπικά προσόντα, ειδικά στις περιπτώσεις που ως απαραίτητα τίθενται μόνο η γνώση MS Office και αγγλικών.

Ο τρόπος σας, λοιπόν, για να διαφοροποιηθείτε από τον ανταγωνισμό είναι μέσω μιας συνοδευτικής επιστολής που θα αναδεικνύει την προσωπικότητα και τη μοναδικότητά σας και θα πείθει ότι είστε ο κατάλληλος άνθρωπος για τη θέση.

Το πρώτο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δείτε ποιο είναι το προφίλ του ιδανικού υποψήφιου για τη θέση γραμματέα που σας ενδιαφέρει – η περιγραφή στην αγγελία εργασίας, αλλά και το είδος της επιχείρησης θα σας βοηθήσουν επ’ αυτού, καθώς άλλες ανάγκες γραμματειακής υποστήριξης έχει ένα δικηγορικό γραφείο κι άλλες μια κατασκευαστική εταιρεία.

Αφού αποκτήσετε μία καλή εικόνα τού τι ζητάνε, θα χτίσετε τη συνοδευτική επιστολή σας, παρουσιάζοντας:

• Την πιο σχετική επαγγελματική εμπειρία σας. Αν δεν έχετε προϋπηρεσία ως γραμματέας, μιλήστε για αρμοδιότητες που είχατε σε άλλες θέσεις σας, οι οποίες έχουν συνάφεια με τον ρόλο, όπως π.χ. η εξυπηρέτηση πελατών, η οργάνωση εκδηλώσεων, το data entry κ.λπ.
• Τις τεχνικές και κοινωνικές δεξιότητές σας, όπως τη γνώση εφαρμογών γραφείου και ξένων γλωσσών, την προσοχή στη λεπτομέρεια, την καλή διαχείριση χρόνου, την ικανότητα multitasking, την ευχέρεια λόγου, την εχεμύθεια, την προσαρμοστικότητα και την αξιοπιστία.
• Τους λόγους για τους οποίους ενδιαφέρεστε για τη θέση και πώς μπορείτε να διαπρέψετε σε αυτή.

Μορφή συνοδευτικής επιστολής

Οι εργοδότες και οι υπεύθυνοι προσωπικού αφιερώνουν μόλις λίγα λεπτά στην αξιολόγηση κάθε αίτησης εργασίας. Γι’ αυτό συστήνεται η επιστολή σας να μην υπερβαίνει τη μία σελίδα.

Ξεκινήστε με το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας (διεύθυνση, τηλέφωνο, email). Αφήστε ένα κενό και γράψτε τα στοιχεία του παραλήπτη (όνομα, εταιρεία, διεύθυνση).

Συνεχίστε με τον τόπο και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής και έπειτα με το θέμα της, αφήνοντας πάντα ένα κενό.

Αφού ολοκληρώσετε με τα τυπικά στοιχεία, είστε έτοιμοι να προχωρήσετε στο κυρίως μέρος, το οποίο απαρτίζεται από:

• Προσφώνηση του παραλήπτη («Αξιότιμε/η κ. Τάδε»).
• Εισαγωγική παράγραφο, στην οποία συστήνεστε και εκδηλώνετε το ενδιαφέρον σας για τη θέση. 
• Επιχειρηματολογία: σε 2-3 παραγράφους, περιγράψτε τη σχετική επαγγελματική εμπειρία σας, τονίστε τις πιο πολύτιμες δεξιότητές σας και αναλύστε πώς αυτές σας κάνουν ιδανικό/ή για τη θέση που διεκδικείτε.
• Μια τελευταία παράγραφο, στην οποία τους παρακινείτε ευγενικά να σας καλέσουν σε συνέντευξη.
• Επίσημο χαιρετισμό («Με εκτίμηση») και υπογραφή με το ονοματεπώνυμό σας.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής για γραμματέα

Γεωργία Αθανασίου
Αθηνάς 12
18346, Μοσχάτο
Τ: 6977999888
Ε: g.athanasiou@gmail.com 

ATP Architects & Engineers A.E.
Υπ’ όψιν κ. Ελευθερίας Βασιλείου
Αλεξανδρουπόλεως 8
11527, Αμπελόκηποι 

Μοσχάτο, 14 Δεκεμβρίου 2024
Θέμα: Αίτηση για θέση γραμματέα 

Αξιότιμη κ. Βασιλείου,

Με μεγάλη χαρά είδα την online αγγελία σας, μέσω της οποίας αναζητάτε ένα υπεύθυνο άτομο για να αναλάβει τη γραμματειακή υποστήριξη του γραφείου σας στην Αθήνα. Η υπευθυνότητα είναι ένα από τα κύρια χαρακτηριστικά που με διακρίνουν. Όντας, ταυτόχρονα, απόφοιτη της Σχολής Οικονομίας & Διοίκησης του ΙΕΚ Όμηρος και διαθέτοντας προϋπηρεσία ως γραμματέας, θα ήθελα να σας εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη θέση και να σας παρουσιάσω κάποιους από τους λόγους για τους οποίους πιστεύω πως είμαι ιδανική για την κάλυψή της. 

Στα δύο χρόνια που εργαζόμουν στη γραμματεία της εταιρείας ΑΒΓ, καλλιέργησα την ικανότητά μου στο multitasking, καθώς, μεταξύ άλλων, απαντούσα καθημερινά σε πάνω από 50 εισερχόμενες κλήσεις και emails, συνέτασσα τουλάχιστον πέντε εμπορικές επιστολές καθ’ υπόδειξη του γενικού διευθυντή, κρατούσα τα πρακτικά συναντήσεων και φρόντιζα για την έγκαιρη παραγγελία προϊόντων καθαρισμού και αναλώσιμων γραφείου. Στις αρμοδιότητές μου περιλαμβάνονταν, επίσης, οι κρατήσεις εισιτηρίων και η οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών τριών στελεχών της επιχείρησης.

Χάρη στη θετική μου διάθεση και στη φυσική μου ευγένεια, ανέπτυξα άριστες σχέσεις τόσο με τους εσωτερικούς όσο και τους εξωτερικούς συνεργάτες, ενώ η προσοχή μου στη λεπτομέρεια είχε ως αποτέλεσμα την επίλυση προβλημάτων πριν καν δημιουργηθούν, εντοπίζοντας και διορθώνοντας λάθη σε οικονομικά στοιχεία συμφωνιών πριν από την αποστολή τους και γλιτώνοντας την εταιρεία από απώλειες χιλιάδων ευρώ.

Η ανθρωποκεντρική φιλοσοφία της ATP Architects & Engineers A.E. και η πολιτική προστασίας που εφαρμόζετε στον χώρο εργασίας είναι από τους λόγους για τους οποίους επιθυμώ να γίνω μέλος της ομάδας σας, αναλαμβάνοντας την κομβική θέση της γραμματείας και την άριστη εξυπηρέτηση των πελατών και των συνεργατών σας. Για να συζητήσουμε αναλυτικότερα αυτή την προοπτική στο πλαίσιο μίας συνέντευξης, μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο τηλέφωνο 6977999888 ή, μέσω email, στο g.athanasiou@gmail.com.

Σας ευχαριστώ για την προσοχή και ευελπιστώ σε επικοινωνία σας.

Με εκτίμηση,
Γεωργία Αθανασίου

Dos and Don’ts

Για να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας της αίτησής σας για θέση γραμματέα, ιδού τι να κάνετε, αλλά και τι να μην κάνετε όσον αφορά τη συνοδευτική επιστολή σας.

Σωστή στόχευση και προσαρμογή

Αναφέρετε μόνο τα πιο σχετικά προσόντα για τη θέση γραμματέα που κάθε φορά αιτείστε. Για παράδειγμα, η γνώση ηλεκτρονικής συνταγογράφησης είναι σημαντική για γραμματείς ιατρών, αλλά απολύτως αδιάφορη αν διεκδικείτε θέση γραμματέα σε εμπορική εταιρεία. Μην αφιερώσετε χώρο σε πληροφορίες που δεν υποστηρίζουν την εκάστοτε αίτησή σας.

Μην επαναλάβετε το βιογραφικό σας

Τονίστε συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που σας διακρίνουν ως επαγγελματία και ως άνθρωπο, τα οποία θα τραβήξουν την προσοχή του πιθανού εργοδότη και θα τον κάνουν να σκεφτεί ότι είστε ο άνθρωπος που ψάχνει. Δώστε παραδείγματα από την εμπειρία σας που δείχνουν την αποτελεσματικότητά σας και συμπεριλάβετε τυχόν επιτεύγματά σας. 

Δώστε προσοχή στη λεπτομέρεια

Ελέγξτε μήπως έχετε κάνει κάποιο λάθος στα στοιχεία επικοινωνίας, π.χ. κάποιον αναγραμματισμό. Διαβάστε δύο και τρεις φορές την επιστολή πριν τη στείλετε, για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν λάθη ορθογραφίας, στίξης, διπλά κενά μεταξύ των λέξεων κ.λπ. Μια συνοδευτική επιστολή που δίνει την εντύπωση της απροσεξίας ή της επιπολαιότητας πιο πιθανό είναι να χαντακώσει την αίτησή σας παρά να την ενδυναμώσει.

Μην παραμελήσετε την εικόνα

Το ουσιαστικό, σαφές και καλογραμμένο περιεχόμενο είναι το ήμισυ της επιτυχίας της επιστολής σας. Το άλλο ήμισυ είναι η επαγγελματική όψη – η ευανάγνωστη γραμματοσειρά, τα λευκά περιθώρια γύρω-γύρω, τα κενά μεταξύ των παραγράφων, η ομοιόμορφη στοίχιση στα αριστερά, το ίδιο διάστιχο παντού. Αν, μάλιστα, θέλετε να εντυπωσιάσετε με την εικόνα της αίτησής σας, μπορείτε να ταιριάξετε τη συνοδευτική επιστολή σας με ένα από τα σύγχρονα πρότυπα βιογραφικών μας.

Επιπλέον συμβουλές

Η δυναμική προσωπικότητα είναι ατού για όσους διεκδικούν θέσεις γραμματειακής υποστήριξης, δεδομένου ότι ο ρόλος δεν αφορά μόνο την οργάνωση του γραφείου αλλά και τη διαχείριση ανθρώπων – συχνά ταυτόχρονα, εξ ου και η ανάγκη για multitasking.

Εκδηλώστε, λοιπόν, τη δυναμική σας προσωπικότητα μέσω της επιστολής σας. Λαμβάνοντας υπόψη ότι το ύφος σας θα πρέπει πάντα να διακρίνεται από ευγένεια και επαγγελματισμό και ότι χρειάζεται μια ισορροπία για να μη φανείτε εγωκεντρικοί ή υπερόπτες, ιδού δύο συμβουλές για να αποκτήσει πιο δυναμικό χαρακτήρα η συνοδευτική επιστολή σας:

1. Χρησιμοποιήστε στις περιγραφές σας ενεργητικά ρήματα που εμπεριέχουν δράση και αποτελεσματικότητα. Τέτοια ρήματα, που ταιριάζουν στις αρμοδιότητες ενός γραμματέα, είναι τα: συντονίζω, συντάσσω, εκτελώ, βελτιώνω, προετοιμάζω, παρακολουθώ, επικοινωνώ, διαχειρίζομαι, ελέγχω, υποστηρίζω, καταφέρνω, πετυχαίνω.
2. Αν είναι εφικτό, δώστε αριθμητικά ή στατιστικά στοιχεία που δείχνουν πόσο αποτελεσματικοί είστε στον ρόλο του γραμματέα.

Κάποια ενδεικτικά παραδείγματα, για να πάρετε μια ιδέα:

• Ενημέρωνα και διαχειριζόμουν μία βάση δεδομένων 1.000+ πελατών.
• Διοργάνωσα και συντόνισα 15 εταιρικές εκδηλώσεις με τη συμμετοχή 20-80 ατόμων.
• Οργάνωνα τα ημερολόγια 5 στελεχών, συντονίζοντας πάνω από 100 ραντεβού και συναντήσεις τον μήνα.
• Πέτυχα την ετήσια μείωση δαπάνης για γραφική ύλη της εταιρείας κατά 20%, χάρη στην ενδελεχή έρευνα αγοράς μου.

Ξεχωρίστε με τη συνοδευτική επιστολή σας

Για να αυξήσετε τις πιθανότητες να γίνει δική σας η θέση γραμματέα που επιθυμείτε, θα πρέπει να ξεχωρίσετε ήδη από το στάδιο των αιτήσεων. Ενισχύοντας το βιογραφικό σας, η συνοδευτική επιστολή μπορεί να σας βοηθήσει να κερδίσετε τις εντυπώσεις με το καλημέρα.

Για να επιτύχει, βέβαια, τον στόχο της, θα πρέπει να είναι ορθά στοχευμένη, καλογραμμένη, προσεγμένη σε κάθε της λεπτομέρεια και να αναδεικνύει εκείνα τα στοιχεία της εμπειρίας και της προσωπικότητάς σας που σας κάνουν όχι απλώς κατάλληλο/η, αλλά ιδανικό/ή για τη θέση γραμματειακής υποστήριξης που διεκδικείτε.

Μπορείτε να συντάξετε μια τέτοια συνοδευτική επιστολή, ακολουθώντας τις συμβουλές που σας δώσαμε στο άρθρο μας. Για να τη φτιάξετε, δε, πιο εύκολα και πιο γρήγορα από ποτέ, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το σχετικό εργαλείο του Jobseeker.

Όχι μόνο θα σας καθοδηγήσει βήμα-βήμα στη δημιουργία της, αλλά εξασφαλίζει και την άψογη εμφάνισή της, αναλαμβάνοντας τη μορφοποίησή της. Έτσι, με το πάτημα ενός κουμπιού, εσείς θα έχετε στα χέρια σας μια εντυπωσιακή συνοδευτική επιστολή που θα σας φέρει πιο κοντά στη θέση που επιθυμείτε!