Come strutturare la lettera di presentazione: guida completa
La lettera di presentazione, o cover letter, è un complemento indispensabile del curriculum vitae, perché descrive in modo più specifico e personale il tuo profilo ed evidenzia il tuo valore aggiunto. Per raggiungere questo scopo, però, deve avere una struttura precisa: in questo articolo, ti spieghiamo punto per punto come strutturare la lettera di presentazione così che il testo scorra in modo logico e lineare, per attrarre l’attenzione di recruiter e datori di lavoro. E avanzare nel processo di selezione.
La struttura della lettera di presentazione è la base per scrivere un testo efficace
Per molti candidati, la parte più difficoltosa del processo di candidatura è scrivere una lettera di presentazione efficace: online i consigli non mancano, ma a volte sono contraddittori o superficiali, e il risultato è che non si sa da che parte cominciare (1).
Per risolvere il problema, l’approccio migliore è affidarsi alla struttura, vedere da quali parti è composta e costruire tutto a partire da questa base. Perché ogni testo è come un edificio: se le fondamenta sono solide, e cioè se la struttura tiene, il resto viene da sé.
Prima di tutto, layout e formattazione
La lettera di presentazione è un breve testo scritto, idealmente composto da 15-20 righe, e non deve occupare più di una pagina.
Prima di pensare ai contenuti, è buona norma occuparsi dell’impaginazione, e cioè di formattazione e layout, perché è da questi elementi che dipende la struttura della lettera.
Se usi un programma di scrittura (Word, Google Docs, Pages), dovrai scegliere il formato della pagina, impostare i margini, decidere il tipo di font. In genere, è consigliabile optare per l’A4, che è il formato standard, lasciare 2 cm di margine sui lati destro e sinistro, 1,8 o 2 cm su quelli superiore e inferiore, e usare caratteri ad alta leggibilità come Arial, Times New Roman o Calibri con una dimensione compresa tra 10-12 punti.
Siccome la lettera sarà suddivisa in paragrafi, dovrai anche regolare distribuzione del testo, rientri e spaziature. Senza dimenticare che tutte le scelte fatte per la lettera di presentazione devono essere coerenti con quelle che caratterizzano il CV.
Non si tratta di pedanteria, ma di presentare un documento facile da leggere e dall’aspetto professionale: imperativo se si vuole essere presi sul serio. Il modo più veloce per risolvere la questione è servirsi di template pre-impostati. Guarda, per esempio, i nostri modelli di lettera di presentazione (abbinati ai relativi modelli di curriculum vitae): consentono di tenere sotto controllo tutti gli aspetti formali in modo semplice e immediato, agevolando molto la gestione della struttura.
CONSIGLI DELL'ESPERTO
Dai dati del mittente ai ringraziamenti finali, le sezioni che compongono la lettera di presentazione seguono una struttura logica e lineare, per rendere la lettura scorrevole e i contenuti facilmente assimilabili.
Le sezioni principali della lettera di presentazione
Dopo aver sistemato layout e formattazione, bisogna comporre il testo disponendo adeguatamente i diversi paragrafi, così che la struttura della lettera di presentazione risulti chiara e ordinata.
Per non essere dispersivi e avere la certezza di inserire tutte le informazioni necessarie, in modo logico e coerente, è molto utile seguire una scaletta: quella che ti proponiamo qui di seguito, composta dalle sezioni principali della lettera.
Intestazione
È costituita dai tuoi dati di contatto (quelli fondamentali, ovvero nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono) e da quelli del destinatario (se ne disponi nome e cognome di recruiter / datore di lavoro, dopodiché ragione sociale dell’azienda e indirizzo).
Oggetto
È facoltativo ma ha una sua utilità perché, in una sola riga, evidenzia in modo inequivocabile il motivo per cui stai scrivendo, indicando il tipo di posizione aperta e il riferimento dell’annuncio di lavoro o altri dettagli relativi al ruolo. Per esempio:
Oggetto: Candidatura per Front-End Developer Senior, rif. ann. F-E.D02
Formule di cortesia iniziali
Corrispondono alla prima riga del testo vero e proprio e variano a seconda dei dati che hai a disposizione.
Se conosci nome e cognome del destinatario, puoi iniziare così:
“Gent. / Gent.mo/a [Nome o titolo: Dott./Dott.ssa, Ing., Avv.] e [Cognome]”
Se invece conosci solo il nome dell’azienda, opta per questa formula:
“Alla cortese attenzione dell’Ufficio del Personale / delle Risorse Umane di [nome azienda]”
Introduzione
Qui occorre inserire in estrema sintesi le informazioni indispensabili per i recruiter: qual è il tuo ruolo/professione, il motivo per cui stai scrivendo (a meno che non sia già esplicitato nell’oggetto) e che cosa hai da offrire, ovvero il punto di forza che ti caratterizza come professionista.
Non è semplice concentrare tutto in poche righe: per saperne di più, leggi il nostro articolo su come iniziare la lettera di presentazione in modo efficace.
Corpo centrale
È il “cuore” della lettera di presentazione, per articolare bene i requisiti e la motivazione che ti rendono il candidato o la candidata ideale. Occupa due o tre paragrafi e deve essere funzionale al ruolo, concreto, autentico.
Attenzione a non replicare i contenuti del curriculum ma a integrarli e approfondirli.
Paragrafo finale
La conclusione è riservata in genere alla call-to-action finale, per invitare l’interlocutore a proseguire il discorso con un colloquio. Naturalmente con estremo garbo. Per esempio:
“Rimango a disposizione per qualsiasi ulteriore informazione e per un colloquio conoscitivo, sia da remoto che in presenza."
Saluti e ringraziamenti
Le formule canoniche funzionano sempre (“Ringrazio e porgo cordiali saluti”), ma non costa niente elaborarle un po’ per renderle meno fredde (“Ringrazio molto per l’attenzione e l’opportunità. Un cordiale saluto”). Non dimenticare di chiudere con la tua firma e la data.
Tieni inoltre presente che le righe conclusive della lettera rappresentano l’ultima opportunità che hai per lasciare un segno: è bene affinarle a dovere (spieghiamo tutto qui: Come concludere la lettera di presentazione in modo efficace).
Elementi aggiuntivi
Se non usi un modello o template pre-impostato che la inserisce di default, ricorda di includere l’autorizzazione al trattamento dei dati personali (per approfondire l’argomento, leggi il nostro articolo su GDPR e CV).
"Ogni testo è come un edificio: se le fondamenta sono solide, e cioè se la struttura tiene, il resto viene da sé."
Ulteriori consigli per scrivere una lettera di presentazione ben strutturata
Se hai sistemato l’impaginazione e composto una scaletta con le sezioni sopra indicate, la struttura della lettera di presentazione è a posto: non ti rimane che scriverne i contenuti, che a loro volta dovranno essere chiari e strutturati. Ecco alcuni ulteriori preziosi consigli.
Linguaggio semplice e chiaro
La prima regola per centrare l’obiettivo può sembrare ovvia ma vale la pena ribadirla: l’italiano deve essere perfetto. Il che non significa usare una sintassi complessa o un lessico ricercato. Al contrario. È di gran lunga preferibile un linguaggio semplice ma limpido, in grado di andare dritto al punto senza giri di parole (e, imperativo, senza errori né refusi).
Paragrafi brevi e centrati
Per non perdere il filo del discorso, meglio affidarsi a paragrafi brevi. Se suddividi il testo nelle sezioni che ti abbiamo indicato, metà del lavoro è fatto. L’unica parte della lettera che richiede particolare accortezza, in termini di struttura, è il corpo centrale: suddividilo in due o tre paragrafi, affidando a ciascuno un messaggio ben preciso. Per esempio: 1. competenze di rilievo per il ruolo, 2. motivazione personale, 3. obiettivi futuri.
Equilibrio tra lettera di presentazione e CV
Come abbiamo già detto, la lettera di presentazione non deve replicare pedissequamente i contenuti del curriculum, bensì integrarli per mettere bene in evidenza punti di forza e valore aggiunto. Per questo motivo CV e lettera devono essere in perfetto equilibrio: l’uno è il complemento dell’altra e l’ideale è scrivere i due documenti in parallelo.
Se hai dei dubbi su contenuti e struttura del curriculum, guarda i nostri articoli per un CV professionale (troverai suggerimenti su ogni aspetto della compilazione, dalla differenza tra CV e resume agli errori da evitare).
Esempi da cui prendere ispirazione
Vuoi qualche esempio concreto di come appare una lettera di presentazione ben strutturata? Guarda i nostri esempi di lettera di presentazione. Riguardano candidati e posizioni molto diversi tra loro, ma sono tutti impostati sulla base dei consigli qui esposti, sia dal punto di vista della forma che dal punto di vista dei contenuti.
Struttura organizzata, contenuti coerenti
Una lettera di presentazione efficace è, prima di tutto, un testo ben strutturato: caratterizzato da layout e formattazione professionali, suddiviso in sezioni disposte in un certo ordine, composte a loro volta da paragrafi concisi e mirati, scritti in modo semplice e chiaro.
Se la struttura della lettera di presentazione è così organizzata, i contenuti risulteranno coerenti e coesi, agevolando la lettura ai recruiter e mettendo in evidenza gli elementi del tuo profilo che meritano attenzione.
A questo punto, se non lo hai ancora fatto, è ora di rompere il ghiaccio: scrivi la tua lettera di presentazione (e il tuo CV) con gli strumenti di Jobseeker, i più immediati e intuitivi per procedere a passo spedito con la certezza di avere sempre un risultato professionale.
Fonti:
(1) Harvard Business Review, 23 dicembre 2020: How to write a cover letter
